Hotline: 1900.2038
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin trong thời đại 4.0 hiện nay, việc doanh nghiệp ngần ngại chưa chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử là điều đáng lo ngại. Lý do doanh nghiệp chưa sử dụng hóa đơn điện tử có thể là chưa thích nghi được với công nghệ mới hoặc còn nhiều băn khoăn chưa có lời giải về hình thức hóa đơn này. Doanh nghiệp cần chủ động tiếp cận hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt để làm quen dần.
Đồng thời, để giúp doanh nghiệp có thể tự tin hơn trong việc triển khai hóa đơn điện tử, những vấn đề liên quan đến bản thể hiện hóa đơn điện tử sẽ được giải đáp trong bài viết sau.
Mục lục
1. Bản thể hiện hóa đơn điện tử là gì?
Bản thể hiện hóa đơn điện tử có thể hiểu là bản thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng tương đương một tờ hóa đơn thông thường.
Khi doanh nghiệp bán hàng, cung cấp dịch vụ muốn lưu trữ hóa đơn điện tử thì có thể lưu đồng thời cả file định dạng PDF và XML. Trong đó, file XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. Còn file PDF chính là bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, trong một số trường hợp nhằm phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ kế toán, chứng minh xuất xứ nguồn gốc,… bên mua và bên bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy. Khi đó, chứng từ giấy cũng được hiểu là bản thể hiện của hóa đơn điện tử.
2. Yêu cầu đối với nội dung trên bản thể hiện hóa đơn điện tử là gì?
Bản thể hiện hóa đơn điện tử chính là chứng từ phản ánh toàn vẹn nội dung, hình thức của hóa đơn điện tử nên nội dung của bản thể hiện hóa đơn điện tử sẽ chứa toàn bộ thông tin đáp ứng đủ yêu cầu đối với hóa đơn điện tử thông thường.
Cụ thể, nội dung trên bản thể hiện hóa đơn điện tử cần đáp ứng những yêu cầu sau đây:
- Tên và ký hiệu của hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán, bên mua (trường hợp bên mua có mã số thuế);
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng đối với từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng nếu là hóa đơn giá trị gia tăng;
- Tổng số tiền phải thanh toán;
- Chữ ký điện tử của người bán, người mua;
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
- Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì trên bản thể hiện hóa đơn điện tử phải có mã của cơ quan thuế;
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và các nội dung khác liên quan (nếu có).
>> Những quy định quan trọng về chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy
3. Bản thể hiện hóa đơn điện tử có thể thiếu một số nội dung chính trong trường hợp nào?
Trong một số trường hợp, hóa đơn điện tử có thể không cần thể hiện đầy đủ một số chỉ tiêu. Bản thể hiện của các hóa đơn điện tử khi đó mới không đầy đủ chỉ tiêu quy định nhưng vẫn cần phản ánh đầy đủ, toàn vẹn hóa đơn điện tử gốc. Cụ thể:
- Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh;
- Hóa đơn điện tử sử dụng bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh;
- Hóa đơn điện tử là tem, vé thẻ;
- Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho bên mua là cá nhân không có hoạt động kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử;
- Hóa đơn dùng cho hoạt động xây dựng, lắp đặt, hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ trên hợp đồng thì trên hóa đơn có thể không cần chỉ tiêu đơn vị tính, số lượng, đơn giá;
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
4. Khi lập và sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử cần lưu ý gì?
4.1. Hóa đơn điện tử gốc phải là hóa đơn hợp pháp
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử phải có hóa đơn điện tử gốc đáp ứng đúng quy định tại Điều 9, Nghị định 119/2018/NĐ-CP về tính hợp pháp của hóa đơn điện tử.
4.2. Thể hiện toàn vẹn, đầy đủ nội dung và hình thức của hóa đơn điện tử gốc
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử phải đảm bảo toàn vẹn về nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định. Đặc biệt, trong nội dung của bản thể hiện phải có dòng chữ “Bản thể hiện của hóa đơn điện tử” để phân biệt với hóa đơn giấy.
4.3. Không có hiệu lực giao dịch, chỉ có giá trị để lưu
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử dưới dạng chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
4.4. Cần có đóng dấu chữ ký xác nhận của bên bán
Để đảm bảo tính xác minh và chính xác của thông tin giao dịch, bản thể hiện của hóa đơn điện tử cần có chữ ký và đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của đơn vị bán hàng.
>> Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không?
Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill
- VPGD: Tầng 4, tòa nhà T608B, Tôn Quang Phiệt, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội
- Hotline: 1900 2038
- Website: https://cyberbill.vn/
- Email: kinhdoanh@cyberlotus.com