Các lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Liên hợp quốc, chỉ số phát triển Chính phủ điện tử được đánh giá dựa trên 3 tiêu chí: Dịch vụ công trực tuyến; hạ tầng viễn thông và nguồn nhân lực. Những năm qua, việc phát triển ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam luôn được Chính phủ coi trọng. Năm 2019, chỉ số về Chính phủ điện tử đã được Chính phủ khẳng định sẽ nâng cao hơn nữa đối với cả 3 tiêu chí đó và xây dựng Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số, nền kinh tế số và xã hội số.

Kết thúc năm 2017, hệ thống khai thuế điện tử đã được ngành Thuế triển khai tại 63/63 tỉnh, thành phố và 100% các Chi cục Thuế trực thuộc; với 635.475 doanh nghiệp tham gia sử dụng dịch vụ khai thuế điện tử, đạt 99,94% trên tổng số doanh nghiệp đang hoạt động trên cả nước; số lượng hồ sơ khai thuế điện tử đã tiếp nhận là trên 45,7 triệu hồ sơ. Số doanh nghiệp tham gia sử dụng dịch vụ nộp thuế điện tử với cơ quan thuế là 624.799 doanh nghiệp, đạt tỷ lệ 98,26%. Tới nay, cả nước đã có hơn 3.000 doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) và tới hết quý 3 năm 2010 thì cả nước sẽ chuyển sang dùng  HĐĐT vì những lợi ích lớn mà nó mang lại.

>> Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì trước khi sử dụng HĐĐT?

>> Thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử

Tiết kiệm chi phí in ấn hóa đơn cho doanh nghiệp

Với hóa đơn giấy, các doanh nghiệp thường phải mất khá nhiều thời gian, chi phí, nhân lực cho việc đặt in hóa đơn, vận chuyển, lưu kho. Nếu sử dụng HĐĐT, các doanh nghiệp lớn chỉ tốn một khoản chi phí để mua phần mềm lập HĐĐT. Với các khách hàng nhỏ hơn thì có thể chủ động mua các “gói” hóa đơn, nhiều hay ít hóa đơn là tùy thuộc nhu cầu của doanh nghiệp.

Hạn chế sai sót, không còn nỗi lo thất lạc hóa đơn

Việc xuất hóa đơn giấy một cách thủ công tốn khá nhiều công sức của kế toán và cũng rất dễ sai sót khi viết các thông tin của quá nhiều khách hàng trong ngày. Việc gửi hóa đơn cho khách hàng cũng tốn nhiều thời gian, dễ thất lạc do phải gửi qua đường bưu điện. Nếu dùng HĐĐT, kế toán lập hóa đơn trên máy tính nên có thể kiểm tra, chỉnh sửa thông tin trên hóa đơn (điều không thể làm nếu dùng hóa đơn giấy) và khách hàng sẽ lập tức nhận được HĐĐT do được gửi theo phương thức điện tử.

Thuận tiện tra cứu, chống làm giả hóa đơn

Việc sử dụng HĐĐT và HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế góp phần hạn chế các hành vi gian lận về hoá đơn. HĐĐT giúp bên mua thuận tiện trong thanh toán, khi bên mua có thể truy cập vào Website của bên bán để xem và tải hóa đơn khi cần. Do đó, bên mua không phải lưu trữ, bảo quản hóa đơn, tránh rủi ro mất hóa đơn và tiết kiệm được chi phí do không phải in ra giấy.

HĐĐT và HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế có tính bảo mật cao vì sử dụng chữ ký số của bên bán, khắc phục được tình trạng làm giả hóa đơn vốn gây nhiều rắc rối cho các doanh nghiệp.

Giảm tối đa thủ tục hành chính về hóa đơn

Sử dụng HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế, doanh nghiệp giảm tối đã thời gian đăng ký sử dụng hóa đơn (chỉ còn trong khoảng thời gian 01 ngày), doanh nghiệp không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như đối với hóa đơn giấy. Dữ liệu từ HĐĐT được kết nối tự động với phần mềm khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) nên doanh nghiệp không mất thời gian lập Tờ khai thuế GTGT.

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về HĐĐT, mặc dù vẫn tồn tại song song hai hình thức hóa đơn là hóa đơn giấy và HĐĐT trong thời gian chuyển tiếp đến trước ngày 01/11/2020, nhưng các trường hợp sử dụng hóa đơn giấy sẽ được hạn chế tối đa.

Các hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo kê khai cũng sẽ sử dụng HĐĐT theo lộ trình, trường hợp nộp thuế khoán hoặc sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh thì sử dụng HĐĐT do cơ quan thuế cấp lẻ. Như vậy, thay cho chủ trương khuyến khích thì bây giờ là quy định bắt buộc phải sử dụng HĐĐT.

Điều kiện để sử dụng HĐĐT hết sức đơn giản, doanh nghiệp chỉ cần có chữ ký số và hệ thống công nghệ thông tin có thể truy cập internet để kết nối với cơ quan Thuế và khách hàng. Tùy theo mức độ tin cậy về thuế mà doanh nghiệp có thể sử dụng HĐĐT theo một trong hai hình thức: HĐĐT có mã xác thực của cơ quan Thuế do cơ quan Thuế cung cấp hoặc thông qua các tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT (áp dụng đối với những doanh nghiệp mới thành lập, hộ kinh doanh nộp thuế khoán, các doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế …); HĐĐT không có mã xác thực của cơ quan Thuế do doanh nghiệp tự khởi tạo từ hệ thống phần mềm lập HĐĐT hoặc thông qua các tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT.

Thời gian áp dụng đại trà HĐĐT được Chính phủ cho lùi đến gần cuối năm 2020, nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp chuẩn bị cơ sở vật chất cần thiết. Nhưng riêng với các doanh nghiệp, hộ kinh doanh ở thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh và các thành phố lớn thì Nghị quyết 01/NĐ-CP của Chính phủ đã quyết định: “Mở rộng áp dụng hóa đơn điện tử, cơ bản hoàn thành trong năm 2019 ở Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và các thành phố lớn”.

 Với các doanh nghiệp ở các địa phương khác thì áp dụng HĐĐT sớm ngày nào là có lợi ngày đó, bởi toàn bộ các công việc có liên quan tới hóa đơn (lập, giao nhận, lưu trữ, báo cáo về hóa đơn) đều được thực hiện theo phương thức điện tử, rất thuận tiện, rất tiết kiệm cho người nộp thuế cũng như cho cơ quan Thuế.

Các doanh nghiệp, cá nhân, hộ kinh doanh hiện nay chưa sử dụng HĐĐT, việc cần làm ngay bây giờ là đầu tư thiết bị cho việc áp dụng công nghệ thông tin và tự xây dựng hoặc liên hệ với các tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT để có chữ ký số và phần mềm HĐĐT sử dụng khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Đối với các doanh nghiệp cung cấp phần mềm (phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm quản trị) và các tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT cần phải có công nghệ tốt nhất tích hợp được các phần mềm với nhau và với cổng thông tin điện tử của cơ quan Thuế để đáp ứng nhu cầu cao của các doanh nghiệp. Sống trong thời đại điện tử hóa, số hóa này, người tiêu dùng cuối cùng cũng phải làm quen và dần tiến tới thành thạo việc sử dụng, thụ hưởng các thành quả khi giao dịch điện tử trong xã hội đã trở thành bắt buộc.

Bài viết liên quan:

Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill

  • VPGD: Tầng 4, tòa nhà T608B, Tôn Quang Phiệt, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội
  • Hotline: 1900 2038
  • Websitehttps://cyberbill.vn/
  • Email: kinhdoanh@cyberlotus.com