Cập nhật quy định mới nhất về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

Ngày 19/10/2020 vừa qua, Chính phủ đã ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Bên cạnh tập hợp và thống nhất một số văn bản pháp luật về hóa đơn, chứng từ trước đó (NĐ 51, NĐ 04, NĐ 119, TT 68, TT 32, TT 39), Nghị định 123 cũng sửa đổi và bổ sung chi tiết một số nội dung. Tiêu biểu là quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ. Thực hiện bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ theo đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP như thế nào? 

1. Phân biệt các khái niệm hóa đơn, chứng từ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Nghị định 123/2020/NĐ-CP giải thích rõ ràng khái niệm hóa đơn, chứng từ tại các khoản trong điều 3 Nghị định này. Theo đó:

1.1 Khái niệm hóa đơn và các hình thức hóa đơn

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. Cụ thể:

  • Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế (bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế).
  • Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 23 Nghị định này để sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Quy định mới nhất về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

1.2 Chứng từ là gì?

Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in. Cụ thể:

  • Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.
  • Chứng từ đặt in, tự in bao gồm các loại chứng từ, biên lai thể hiện ở dạng giấy do cơ quan thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí đặt in theo mẫu để sử dụng hoặc tự in trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị khác khi khấu trừ thuế, khi thu thuế, phí, lệ phí theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.

>> Cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo Nghị định 123 mới nhất

2. Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ 

Dựa vào hai hình thức của hóa đơn, chứng từ là dạng giấy và dạng điện tử, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định cụ thể điều kiện cũng như cách bảo quản và lưu trữ như sau (căn cứ điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP):

2.1 Điều kiện lưu trữ hóa đơn, chứng từ

Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ cần đảm bảo:

  • Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ
  • Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

2.2 Lưu trữ hóa đơn, chứng từ điện tử

Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. 

Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

2.3 Bảo quản và lưu trữ hóa đơn, chứng từ bản giấy

Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với những yêu cầu:

  • Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
  • Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
  • Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

Những quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP mới đây sẽ được áp dụng khi Nghị định này có hiệu lực thi hành. Cụ thể, thời điểm Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành là kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022. Doanh nghiệp, bao gồm cả trường hợp sử dụng song song hay chỉ sử dụng một hình thức hóa đơn, chứng từ cần đặc biệt lưu ý và cập nhật kịp thời quy định này.