Do nhu cầu chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa lưu thông trên thị trường, doanh nghiệp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Làm thế nào để phân biệt hóa đơn giấy (tự in, đặt in) với hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử ?

Khoản 1, Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 hướng dẫn: “Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.”  

Khoản 2, Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 hướng dẫn:

“4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”

Như vậy, phân biệt giữa hóa đơn giấy và hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử cần dựa vào các thông tin sau:

• Ký hiệu Mẫu:  Hóa đơn điện tử được quy định là không có liên  (0), nên trong ký hiệu mẫu hóa đơn, số liên sẽ là số 0. Ví dụ: 01GTKT0/001. trong khi đó đối với hóa đơn giấy số liên sẽ là số trong khoảng từ 2 đến 9. Ví dụ: 01GTKT3/001.
• Ký hiệu hóa đơn: Ký hiệu của hóa đơn điện tử được quy định là E. Ví dụ: AB/19E. Đối với  hóa đơn giấy đặt in thì ký hiệu là P ; với hóa đơn tự in thì ký hiệu T.
• Hóa đơn điện tử có chỉ tiêu “Người in chuyển đổi, ngày – giờ in chuyển đổi”. Hóa đơn giấy không có chỉ tiêu này.