Hóa đơn điện tử được lập bằng phần mềm, khi cơ quan có thẩm quyền thực hiện thanh tra, kiểm tra thì xuất trình tài liệu bằng cách nào ?

Hỏi: Hóa đơn điện tử được lập bằng phần mềm, khi cơ quan có thẩm quyền thực hiện thanh tra, kiểm tra thì xuất trình tài liệu bằng cách nào  ?

Khoản 2, Điều 13 (Kiểm tra việc khởi tạo, lập, phát hành, quản lý, sử dụng hoá đơn điện tử), Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn:

“2. Tổ chức sử dụng hoá đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chịu sự thanh tra, kiểm tra và có trách nhiệm cung cấp đầy đủ dữ liệu của hóa đơn điện tử, các phương tiện lưu trữ hóa đơn điện tử cùng các tài liệu khác cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.”

Khoản 1, Điều 11 (Lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử), Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn:

“1. Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.”

Như vậy, doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn dưới dạng tệp điện tử (file XML đã được ký điện tử) để cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi thanh tra, kiểm tra.