Hotline: 1900.2038
Trong giai đoạn chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, nhiều kế toán rất băn khoăn giữa khái niệm chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy. Chính bởi vậy, trong bài viết này sẽ tập trung giải quyết triệt để các vấn đề:
- Các trường hợp và nguyên tắc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
- Điều kiện để chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
- Ký hiệu riêng trên hóa đơn điện tử
- Phân biệt “hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy” và “hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy
Căn cứ theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính đã quy định cụ thể về nguyên tắc chuyển đổi, điều kiện chuyển đổi, giá trị pháp lý và ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi cụ thể như sau.
Mục lục
1. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011 và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011.
>> Xem thêm: Hướng dẫn điều chỉnh, thay thế, hủy hóa đơn điện tử
2. Điều kiện để chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Chuyển đổi hóa đơn điện tử phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
3. Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi
Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử
Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.
Như vậy, đối với câu hỏi: Hóa đơn điện tử chuyển đổi có cần đóng dấu không? Thì câu trả lời là có: Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký và dấu của người bán.
Xem thêm: Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không?
5. Phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy
“Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy” được quy định cụ thể tại Thông tư 32/2011, còn “hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy” lại được quy định cụ thể tại Nghị định 119/2018. Hiện tại, Thông tư 32/2011 vẫn còn hiệu lực pháp lý và hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều đang triển khai sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32.
Tuy nhiên, kể từ ngày 01/11/2020, Thông tư 32/2011 sẽ chính thức hết hiệu lực pháp luật theo quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC. Chính vì vậy, việc phân biệt giữa việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và chứng từ giấy là điều vô cùng quan trọng để giúp doanh nghiệp nắm vững được sự khác biệt, sẵn sàng thực hiện và chuyển đổi theo quy định.
| Phạm trù so sánh | Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy | Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy |
| Quy định | Khoản 1, Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC | Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP |
| Nguyên tắc sử dụng | Người bán muốn chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. | Để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử |
| Giá trị pháp lý | Có giá trị pháp lý tương đương hoá đơn điện tử (Hóa đơn điện tử chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý khi hóa đơn đó đảm bảo được các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn điện tử gốc). | Chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119. |
| Hiệu lực thi hành | Có hiệu lực thi hành đến hết ngày 31/10/2020 (Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC) | Có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/11/2020 |
6. Mẫu hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử của CyberBill
>> Xem thêm: Mẫu biên bản điều chỉnh, sửa đổi, thu hồi hóa đơn điện tử
📚 Tài liệu tham khảo:
Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill
- VPGD: Tầng 4, tòa nhà T608B, Tôn Quang Phiệt, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội
- Hotline: 1900 2038
- Website: https://cyberbill.vn/
- Email: kinhdoanh@cyberlotus.com