Chuyện nhỏ mà không nhỏ

Để tra cứu, kiểm tra một hóa đơn (giấy hoặc điện tử), ngoài những chỉ tiêu chung như ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn thì số thứ tự của hóa đơn chính là chỉ tiêu quan trọng, tương tự như số định danh cá nhân. Theo quy định, trước khi sử dụng hóa đơn hoặc chuẩn bị dùng tiếp một đợt mới khi sắp hết số hóa đơn cũ thì doanh nghiệp phải lập và gửi cơ quan thuế thông báo phát hành hóa đơn. Thông báo phát hành đó chỉ đăng ký về số lượng hóa đơn mà không đăng ký về thời hạn cuối cùng sử dụng số lượng hóa đơn đó. Cũng có nghĩa là có thể sử dụng số lượng hóa đơn còn lại trong các năm sau mà không phải thông báo phát hành lại.

>> Thí điểm nộp lệ phí trước bạ xe cơ giới trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Tại Thông tư số 68/2019/TT-BTC (hướng dẫn một số điều của Nghị định 89/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử), điểm a.4, Khoản 1, Điều 3 quy định: “Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999”. Quy định này cũng đã được đưa vào dự thảo Nghị định thay thế Nghị định 119/2018 và Thông tư 68/2019. Theo đó, cơ quan Thuế khuyến khích các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới. Rắc rối nằm chính ở đoạn: “bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm”.

Không một doanh nghiệp nào có thể xác định được số hóa đơn sẽ sử dụng trong năm. Đến những ngày cuối năm, tình trạng thừa hoặc thiếu hóa đơn sẽ xảy ra với tất cả các doanh nghiệp. “Gói hóa đơn” của các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì có số lượng nhỏ nhất cũng là 100 số và càng ít hóa đơn thì giá mua càng cao. Thừa thì phải bỏ đi, thiếu thì phải mua thêm, dùng không hết cũng phải bỏ. Mua thêm hay bỏ đi đều là chi phí của các doanh nghiệp. Chẳng những thế, đến ngày cuối năm, trên bình diện toàn quốc còn là một số lượng khổng lồ, tới hàng triệu thao tác mà cả doanh nghiệp và cơ quan thuế phải thực hiện: Hủy số hóa đơn thừa và thông báo phát hành hóa đơn mới.  

>> Nhận xét về một số điểm trong Dự thảo Nghị định quy định về hóa đơn, chứng từ

Có 3 cách để giải quyết vướng mắc này:

Một là: Trong các văn bản pháp quy liên quan phải có quy định, hướng dẫn cụ thể về việc xử lý các hóa đơn còn thừa sau ngày 31/12.

Hai là: Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần xây dựng phần mềm sử dụng hóa đơn điện tử có thể tự động chuyển các hóa đơn còn dư sau ngày 31/12 sang ký hiệu hóa đơn của năm sau với số thứ tự bắt đầu từ số 01.

Ba là: Các doanh nghiệp khi mua phần mềm hóa đơn điện tử cần phải yêu cầu hoặc thỏa thuận với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để xử lý cho được vấn đề dư thừa hóa đơn này. Hoặc là cấp bù một số lượng hóa đơn tương đương với số còn lại. Hoặc là chuyển các hóa đơn còn dư sau ngày 31/12 sang ký hiệu hóa đơn của năm sau với số thứ tự bắt đầu từ số 01.

Với một doanh nghiêp, dư thừa mươi số hóa đơn với vài thao tác hủy, báo cáo hủy và thông báo phát hành thì công việc cũng nhỏ. Nhưng với cả nước, với 800 ngàn doanh nghiệp thì công việc nhỏ này lại trở nên không nhỏ một chút nào.