Doanh nghiệp có được sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử cùng lúc hay không

Hóa đơn điện tử hiện được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng. Việc doanh nghiệp có được sử dụng nhiều mẫu hóa đơn cùng lúc hay không? Cùng tìm lời giải đáp qua bài viết dưới đây của CyberBill nhé!

Doanh nghiệp được sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử hay không?

Kể từ ngày 01/07/2022, toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC (trừ doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không có hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm kế toán).

Căn cứ vào Điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định: Tổ chức, kinh doanh có thể đồng thời sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau và phải thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Mẫu thông báo phát hành hóa đơn phổ biến nhất là theo Mẫu số 2, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32 với các nội dung như sau:

  • Thông tin đơn vị phát hành: tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ và số điện thoại.
  • Thông tin loại hóa đơn phát hành: Tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số… ), ngày lập thông báo phát hành hóa đơn, tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

Như vậy, theo quy định trên, các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh cũng có thể sử dụng nhiều mẫu hóa đơn cùng lúc, tuy nhiên, mỗi mẫu hóa đơn cần thực hiện quy trình thông báo phát hành hóa đơn theo quy định.

Quy định về việc phát hành hóa đơn điện tử

Việc phát hành hóa đơn điện tử là một trong những bước quan trọng, phải được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục pháp luật quy định.

Chi tiết về hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử

Chi tiết hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử gồm có:

  • Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử
  • Mẫu hóa đơn điện tử.

Chú ý:

  • Hóa đơn mẫu và mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử phải được scan chung vào một bản word.
  • Chuẩn bị một bản thông báo phát hành hóa đơn điện tử dạng .xml
  • Chuẩn bị chữ ký số để ký điện tử

Quy định về ký hiệu mẫu số và hóa đơn

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về ký hiệu, mẫu số, ký hiệu hóa đơn như sau:

Thứ nhất, ký hiệu mẫu số là số tự nhiên từ 1 đến 6, phản ánh loại hóa đơn điện tử.

Mẫu sốLoại hóa đơn
Số 1Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
Số 2Hóa đơn điện tử bán hàng
Số 3Hóa đơn điện tử bán tài sản công
Số 4Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
Số 5Hóa đơn điện tử khác: tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu hoặc các chứng từ điện tử khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Số 6Chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử

Thứ hai, ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số, phản ánh thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử:

  • Ký hiệu đầu tiên (C/K):
    • C: dùng cho hóa đơn điện tử có mã của CQT (cơ quan thuế).
    • K: dùng cho hóa đơn điện tử không có mã.
  • Hai ký tự tiếp theo: gồm hai chữ số Ả Rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử, xác định theo hai số cuối của năm dương lịch.
  • Một ký tự tiếp theo: gồm chữ cái quy định là T, D, L, M, N, B, G, H, thể hiện loại HĐĐT. Chi tiết như sau:
Chữ cáiÁp dụng cho hóa đơn điện tử
Chữ TDoanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với Cơ quan thuế.
Chữ DBán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do doanh nghiệp đăng ký sử dụng.
Chữ LCơ quan thuế cấp từng lần phát sinh.
Chữ MKhởi tạo từ máy tính tiền.
Chữ NPhiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
Chữ BPhiếu xuất kho gửi bán đại lý điện tử
Chữ GTem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn GTGT
Chữ HTem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

Thứ ba, hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý. Trường hợp không có nhu cầu thì để là YY.

Một điều cần lưu ý là trên bản thể hiện hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử cần được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn hoặc ở vị trí nào dễ nhận biết nhất.

Tổng kết: Doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng nhiều mẫu hóa đơn cùng lúc và chỉ cần ký hiệu, mẫu số của hóa đơn đảm bảo đáp ứng đúng theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và phải thông báo phát hành hóa đơn.

Đọc thêm bài viết tại: https://cyberbill.vn/su-dung-mau-hoa-don-dien-tu-nao-cho-hang-hoa-xuat-khau/

Lời kết

Như vậy, CyberBill đã giải đáp câu hỏi doanh nghiệp có được sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử cùng lúc hay không? Hy vọng, qua bài viết, quý bạn có thêm các thông tin hữu ích. Mọi thông tin cần tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ 1900 2038.

Bài viết thuộc chuyên mục: Blog.