Có hay không quy định riêng về định dạng HĐĐT lưu trữ?

10/12/2019

Vấn đề định dạng hóa đơn điện tử khi lưu trữ đang là vấn để được nhiều doanh nghiệp quan tâm hiện nay. Trong buổi Hội nghị đối thoại doanh nghiệp về chính sách thuế, hải quan năm 2019 diễn ra mới đây, Công ty TNHH Panasonic Việt Nam cũng đưa ra vấn đề này để thảo luận.

Cụ thể,  Công ty TNHH Panasonic Việt Nam hỏi: “hiện nay công ty đang sử dụng HĐĐT từ tháng 9/2016. Gần đây Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế có hướng dẫn định dạng chuẩn dữ liệu của HĐĐT khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, chưa thấy có hướng dẫn việc định dạng HĐĐT khi lưu trữ phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra. Vì thế công ty đang lúng túng, không biết hướng dẫn nhân viên kế toán lưu trữ HĐĐT như thế nào?”

Không có quy định riêng về định dạng HĐĐT lưu trữ

Trả lời câu hỏi này, ông Nguyễn Thế Mạnh – Phó Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế cho biết, theo các quy định của pháp luật về thuế đang có hiệu lực thi hành, thì không có quy định định dạng về HĐĐT lưu giữ phục vụ cho công tác thanh tra. Việc lưu trữ HĐĐT là phục vụ chung cho công tác quản lý thuế nói chung, chứ không phải phục vụ riêng cho công tác thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.

Lãnh đạo Tổng cục Thuế cũng nói thêm, việc lưu trữ HĐĐT hiện nay đang thực hiện theo quy định tại Điều 11, Thông tư số 32/2011/TT-BTC; Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP về HĐĐT của Chính phủ; Điều 5, Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính đã hướng dẫn rất rõ về nội dung này.

Cụ thể, tại Điều 11, Thông tư số 32/2011 quy định:

“…2. Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:

a) Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;

b) Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó;

c) Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.

Điều 11, Nghị định 119/2018 quy định về Bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử như sau:

“1. Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.

3. Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo:

a) Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán;

c) In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

4. Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.”

Điều 5, Thông tư 68/2019 quy định về Định dạng hóa đơn điện tử, cụ thể:

“1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

2. Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

3. Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư này.

4. Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:

a) Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.

b) Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.

c) Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

5. Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.”

>> Liệt kê 3 mốc thời gian quan trọng về sử dụng HĐĐT

>> 2 phiên bản của CyberBill – Đáp ứng nhu cầu của mọi DN

Về thời điểm chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, đã được quy định cụ thể tại Thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán hàng hóa được chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông. Việc chuyển đối HĐĐT sang hóa đơn giấy chỉ được chuyển đổi một lần.

Việc chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy đề chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các yêu cầu theo quy định, phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của người bán và có đóng dấu của người bán.

Tin liên quan