“Chứng thư số” là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của một cơ quan, tổ chức, cá nhân, từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng. Chữ ký số được xem là hợp pháp, an toàn khi được tạo ra và cung cấp trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và có thể kiểm tra được bằng khóa công khai. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách thêm chứng thư số trong USB Token vào phần mềm Cyberbill.

Bước 1: Bạn tiến hành cài đặt phần mềm CyberSign theo hướng dẫn tại đây.

Bước 2: Sau khi cài đặt xong phần mềm CyberSign, bạn nháy đúp vào biểu tượng phần mềm CyberSign trên màn hình Desktop để khởi động ứng dụng. 

Tiếp theo bạn cắm USB Token chứa chứng thư số vào máy tính, đăng nhập Cyberbill tại https://cyberbill.vn/.

Nếu bạn đã cài token từ trước, Biểu tượng của nhà cung cấp cũng như biểu tượng phần mềm CyberSign sẽ xuất hiện dưới thanh Taskbar của máy tính bạn. (nếu bạn chưa cài Token vui lòng liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số của bạn để cài đặt).

Bước 3: Trên Menu Bar, bạn chuyển đến Tab “Cấu hình” và chọn “Thông tin doanh nghiệp”.

Trong trang Thông tin doanh nghiệp, bạn chọn mục “Chứng thư số”.

Bước 4: Trong mục chứng thư số, bạn có thể thêm các chứng thứ số của đơn vị mình bằng cách nhấp chuột vào nút “Thêm mới” màu xanh đậm

Vi bạn đã cắm USB token cũng như đã cài Token, thông tin của chứng thư số sẽ ngay lập tức được phần mềm CyberSign đưa vào hệ thống Cyberbill. Và bạn bạn sẽ thấy một bảng thông báo danh sách chứng thư số trong USB Token hiện ra. 

Bạn nhấp chuột vào “Chọn”, Cửa sổ tiếp theo sẽ trả về thông tin chi tiết chứng thứ số công ty bạn. Bạn kiểm tra lại và nhập chuột vào “Lưu thông tin”.

Lúc này chứng thư số trong USB Token của bạn đã được thêm vào ứng dụng Cyberbill.

Trên đây là hướng dẫn bạn thêm chứng thư số trong USB Token vào ứng dụng Cyberbill, sau khi thêm chứng thư số bạn đã có thể thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn.

Sau khi đăng ký sử dụng dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử Cyberbill của bạn được cơ quan Thuế chấp nhận, bạn sẽ nhận được đường link hợp đồng để ký. Video dưới đây hướng dẫn bạn chi tiết nhất cách ký số hợp đồng sử dụng phần mềm Cyberbill.

Bước 1: Bạn đã cài đặt chữ ký số và việc tiếp theo là tiến hành cài đặt phần mềm CyberSign theo hướng dẫn tại đây.

Bước 2: Sau khi cài đặt xong phần mềm CyberSign, bạn nháy đúp vào biểu tượng phần mềm CyberSign trên màn hình Desktop để khởi động ứng dụng. 

Bước 3: Bạn liên hệ với đại lý cung cấp dịch vụ Cyberbill cho bạn để lấy đường link hợp đồng. Bạn Copy đường link đó và dán vào trình duyệt internet trên máy tính bạn.

Bước 4: Khi hợp đồng đã được mở ra, bạn nhấp chuột vào nút “Ký hợp đồng” màu xanh.

Tiếp theo bạn tiến hành chọn vị trí ký hợp đồng, bạn kéo xuống phía dưới cùng của hợp đồng. Lựa chọn vị trí ký là “Đại diện khách hàng” và nhấp chuột vào khoảng trống phía dưới. 

Một bảng thông báo yêu cầu xác nhận vị trí ký hợp đồng sẽ được hiện ra. Bạn nhấp chuột vào “Đồng ý”.

Bước 5: Bạn nhấp chuột vào để mở bảng Thông tin Ký số của ứng dụng CyberSign đang chạy ẩn.

Khi bảng Thông tin Ký số hiện ra, bạn tiến hành lựa chọn Chứng thư số chính xác và Mẫu chữ ký số của doanh nghiệp/ công ty bạn. Sau đó nhấp chuột vào “Ký số”.

Một bảng thông báo yêu cầu đăng nhập chữ ký số của bạn sẽ hiện ra. Bạn nhập mã Pin Token chữ ký số của bạn và nhấp chuột vào đăng nhập.

Sau khi đăng nhập thành công, bạn đồng thời sẽ ký số luôn hợp đồng sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của Cyberbill. Một thông báo sẽ hiện ra báo bạn đã ký hợp đồng.

Phía nhà cung cấp sẽ nhận được thông tin hợp đồng bên bạn, đồng thời Cyberbill sẽ liên hệ với bạn và thực hiện các hoạt động theo hợp đồng đã ký.

Để thực hiện lập từng hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill, người dùng thực hiện các thao tác như sau:

Bước 1: Người dùng truy cập vào hệ thống Cyberbill qua liên kết: https://cyberbill.vn/; Tại bảng thông tin đăng nhập, bạn vui lòng điền đầy đủ các thông tin: Mã số thuế, tên đăng nhập của bạn, mật khẩu đăng nhập; Điễn mã Captcha và click vào Đăng nhập:

bạn điền đầy đủ các thông tin để đăng nhập hệ thống Cyberbill

Bước 2: Bạn tìm đến tab “Hóa đơn”; chọn phần “Lập mới hóa đơn”.

Bước 3: Bạn tiến hành chọn mẫu hóa đơn cần lập

Chọn nút “Tạo hóa đơn” màu xanh đậm.

Bước 4: Tiến hành khởi tạo hóa đơn.

  • Sẽ có 2 phần thông tin mà bạn cần nhập và thông tin bên mua và thông tin hàng hóa, dịch vụ bên bạn sẽ cung cấp cho bên mua.
  • Sẽ có 2 trường hợp xảy ra là đối tượng khách hàng là cá nhân hay doanh nghiệp, và từ đó sẽ có các trường thông tin bắt buộc khác nhau. Tuy nhiên để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn. Bạn nên điền đầy đủ tất cả các thông tin.
  • Tiếp theo bạn điền thông tin về hàng hóa dịch vụ mà bạn cung cấp, sẽ có 2 cách sau đây:
  • Cách 1: Điền thủ công thông tin từng loại hàng hóa bao gồm tên loại hàng hóa/ dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế xuất…

Nếu như bạn có thêm chương trình khuyến mãi tặng sản phẩm, có thể tích vào ô KM, điền đầy đủ thông tin của loại hàng hóa được khuyến mãi. (Lưu ý, trường hợp này chỉ áp dụng cho các khuyến mãi tặng miễn phí hàng hóa dịch vụ).

Nếu có khuyến mãi tặng miễn phí (giảm giá 100%) thì thực hiện như trên

  • Cách 2: Nếu số lượng hàng hóa quá nhiều, bạn có thể lựa chọn nhập thông tin qua file excel, bằng cách nhấp chuột vào nút “Nhập file”.

Một bảng thông báo “Nhập file” sẽ hiện ra. bạn chọn “Tải file” để tải file mẫu thông tin hàng hóa về máy tính .

 Sau khi tải xong, bản mở file Excel mẫu; điền đầy đủ thông tin cần thiết hàng hóa cần thiết và lưu lại.

Quay lại bảng “Nhập File”, bạn nhấp chuột vào “Chọn File” kéo đường dẫn đến thư mục chứa file Excel bảng thông tin hàng hóa, dịch vụ sẽ bán, cung cấp trong máy tính của bạn.

Bạn chọn File Excel chứa thông tin các hàng hóa, dịch vụ cần bán, chọn “Open” để tải file đó lên hệ thống của Cyberbill.

Sau đó bạn nhấp chuột vào “Lưu thông tin”.

Bạn kiểm tra lại một lần nữa xem thông tin các loại hàng hóa, đơn giá, thuế suất.v.v… đã đúng hay chưa, nếu đã chính xác, bạn nhấp chuột vào nút “Ký” màu vàng. Để lập hóa đơn bán hàng.

Sau khi bạn ký số thành công, hóa đơn của bạn đã được lập và có hiệu lực. Và sẽ có định dạng như sau:

CyberBill là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử đang được các doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn hàng đầu hiện nay. Không chỉ đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo đúng quy định của pháp luật, CyberBill còn sở hữu nhiều tính năng ưu việt, mang đến cho người dùng những trải nghiệm dịch vụ chất lượng cao, sử dụng dễ dàng, thuận tiện. Vậy khi muốn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử CyberBill khách hàng cần thực hiện những bước nào?

1. Thiết lập thông tin doanh nghiệp

Để đăng ký hóa đơn điện tử Cyberbill, quy trình đầu tiên là thiết lập thông tin doanh nghiệp. Bạn có thể thực hiện việc này theo các bước sau.

Bước 1: Người dùng truy cập vào hệ thống Cyberbill qua liên kết: https://cyberbill.vn/; Tại bảng thông tin đăng nhập, bạn vui lòng điền đầy đủ các thông tin: Mã số thuế, tên đăng nhập của bạn, mật khẩu đăng nhập; Điễn mã Captcha và click vào Đăng nhập:

Tại bảng thông tin Doanh nghiệp bạn điền đầy đủ tất cả các thông tin cần thiết và nhấp chuột vào lưu thông tin.

Một bảng thông báo sẽ hiện ra hỏi bạn có chắc chắn về các dữ liệu về công ty đã nhập hay không. Nếu đã chính xác, bạn chọn “Đồng ý”.

Sau khi đã lưu thông tin dữ liệu về công ty của bạn, việc thiết lập thông tin doanh nghiệp đã hoàn thành, để tiếp tục quy trình đăng ký hóa đơn điện tử Cyberbill, bạn cần thiết lập mẫu hóa đơn của công ty bạn. Vì vậy, bạn nhấp chuột vào “tiếp theo” để sang quy trình tiếp theo.

2. Tạo hóa đơn mẫu.

Sau khi đã hoàn thành quy trình thiết lập thông tin doanh nghiệp, để tiếp tục quy trình đăng ký hóa đơn điện tử Cyberbill, bạn cần tiến hành lập hóa đơn mẫu của riêng công ty bạn. Để thực hiện việc này. Bạn nhấp chuột vào nut “+Thêm hóa đơn mẫu” màu xanh đậm.

Bước 1: bạn lựa chọn loại hóa đơn cần thiết lập mẫu.

Hiện nay hệ thống Cyberbill đã có sẵn rất nhiều mẫu hóa đơn tương ứng để bạn có thể lựa chọn. Bạn có thể chọn một mẫu Hóa đơn mà mình cảm thấy phù hợp với công ty. Nhấp chuột vào hóa đơn đó để tiến hành các bước chỉnh sửa chi tiết cho hóa đơn của công ty.

Bước 2: trong bảng chỉnh sửa chi tiết cho hóa đơn của bạn, bạn điền đầy đủ các thông tin cần thiết. Ngoài ra, bạn có thể gắn logo và hình đại diện của công ty mình vào hóa đơn của công ty bằng cách nhấp chuột vào “chọn file” ở 2 mục Logo và Hình nền.


Sau khi đã điều chỉnh xong các thông tin cần thiết, bạn nhấp chuột vào “Lưu Hóa Đơn”  để hoàn thành mẫu hóa đơn đang thiết lập. 

Sau đó bạn có thể tiến hành lập mẫu các loại hóa đơn còn lại theo trình tự như trên. Tiếp đó bạn nhấp chuột vào nút “Tiếp theo” để kết thúc việc lập các loại hóa đơn mẫu.

3. Thông báo phát hành

Sau khi đã thiết lập đầy đủ mẫu cho tất cả các loại hóa đơn, bạn sang công việc tiếp theo là Thông báo phát hành hóa đơn. Bạn sẽ thực hiện việc này theo các bước sau.

Bước 1: Tại bảng thông tin “Thông báo phát hành”, bạn kiểm tra lại toàn bộ các thông tin doanh nghiệp của mình đã đúng hay chưa, sau đó nhấp chuột vào nút “+ thêm mẫu hóa đơn” màu xanh nhạt.

Bước 2: Bạn tiến hành nhập mẫu hóa đơn, số tờ hóa đơn, và ngày sử dụng của hóa đơn sắp phát hành. Trong đó đặc biệt lưu ý, ngày sử dụng phải sau ngày lập hóa đơn tối thiểu là 2 ngày. Sau đó bạn nhấp chuột vào “Lưu thông tin”.

Sau khi bạn lưu thông tin, cơ bản thông báo phát hành hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đã được lập. Biên bản quyết định sẽ có định dạng như sau.

Bạn hoàn toàn có thể tiến hành in ấn trực tiếp hoặc tải Quyết định này định dạng Word để phục vụ công việc.

Bước 3: Nộp hồ sơ thông báo phát hành.

Sau khi hoàn thành các thao tác liên quan đến mẫu hóa đơn. Việc cần làm tiếp theo là thực hiện nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan Thuế. Với công việc này, hệ thống Cyberbill hỗ trợ người dùng 2 cách.

  • Cách 1: Bạn nhấp chuột vào “TBTP TT 32” để xem và tải về máy tính mẫu hóa đơn, quyết định phát hành… in ấn, ký đóng dấu và lập hồ sơ bản cứng gửi trực tiếp cho cơ quan Thuế
  • Cách 2: Bạn hoàn toàn có thể nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn trực tuyến qua internet bằng cách nhấp chuột vào “TBTP TT 26”, bạn kiểm tra thông tin lại một lẫn nữa, nhấn vào “tải XML” để tổng hợp hồ sơ.

Bước 4: Sau khi hoàn thành các công đoạn trên, bạn chuyển sang bước cuối cùng là nhấn vào “Gửi lại thông báo” để thông báo cho nhà cung cấp hóa đơn điện tử duyệt và phản hồi.
Sau đó bạn chọn thiết lập “chứng thư số” và kết thúc quy trình đăng ký hóa đơn điện tử Cyberbill.

Trong một số trường hợp kế toán sẽ cần lập nhiều hóa đơn một lúc, việc lập từng hóa đơn sẽ khiến kế toán phải thực hiện lặp đi, lặp lại rất nhiều thao tác gây mất thời gian, cũng như có thể gây nên sai sót. Vì vậy bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách lập nhiều hóa đơn cùng lúc bằng file Excel trên hệ thống Cyberbill. 

1. Khởi tạo hóa đơn

Bước 1: Người dùng truy cập vào hệ thống Cyberbill qua liên kết: https://cyberbill.vn/; Tại bảng thông tin đăng nhập, bạn vui lòng điền đầy đủ các thông tin: Mã số thuế, tên đăng nhập của bạn, mật khẩu đăng nhập; Điễn mã Captcha và click vào Đăng nhập:

Bước 2: Bạn tìm đến tab “Hóa đơn”; chọn phần “Lập mới hóa đơn”.

Bước 3: Bạn tìm nhấp chuột vào chọn mẫu, và chọn mẫu hóa đơn cần lập.

Sau khi đã chọn được mẫu hóa đơn cần lập, bạn nhấp chuột vào “Tải file mẫu” để tải mẫu Excel các hóa đơn cần lập.

Sau khi bạn chọn vào “Tải file mẫu”, hệ thống Cyberbill sẽ tự động tải về một file Excel chưa nội dung thông tin các hóa đơn hàng hóa hóa, dịch vụ mà bạn dự định cung cấp. 

Bước 4: Bạn mở file Excel mẫu vừa tải về, xóa những thông tin mặc định và điền đầy đủ các thông tin về các hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mà bạn cần cung cấp. Đặc biệt chú ý các thông tin bôi đỏ.

Sau đó, bạn lưu lại file Excel chứa thông tin các hóa đơn hàng hóa, dịch vụ. 

Bước 5: Trở lại trang “Tạo Hóa đơn mới”, bạn đánh dấu tích vào ô “Nhập Excel”, sau đó nhấp chuột vào “Chọn file”

Bạn kéo đường dẫn đến thư mục chứa file Excel các hóa hóa đơn hàng hóa, dịch vụ sẽ bán, cung cấp trong máy tính của bạn. Nhập chuột vào “Open”

Tiếp theo bạn nhấp chuột vào “Tạo hóa đơn”. Các hóa đơn của bạn đã được khởi tạo.

2. Ký hóa đơn.

Sau khi lập xong hóa đơn, việc cuối cùng bạn cần làm là tiến hành ký số các hóa đơn đó. Để tiến hành việc ký hóa đơn. Bạn thực hiện lần lượt các bước sau.

Bước 1: Bạn tìm đến tab “Hóa đơn”; chọn phần “Danh sách hóa đơn”

Bước 2: Bạn nhấp chuột vào “Lưu tạm”. Một danh sách các hóa đơn chưa ký sẽ hiện ra. 

Bạn tìm đến các hóa đơn mình vừa lập, đánh dấu tích

Sau đó bạn nhấp chuột vào nút “Ký” màu vàng. Để ký số hóa đơn bán hàng.

Sau khi bạn ký số thành công, hóa đơn của bạn đã được sẽ chính thức có hiệu lực. Bạn đã có thể gửi hóa đơn cho người mua.

Một trong các phần mềm hỗ trợ đắc lực cho hóa đơn điện tử Cyberbill chính là phần mềm Cybersign. Đây là Phần mềm hỗ trợ ký số hóa đơn điện tử CyberBil vô cùng hữu dụng, không chỉ tốc độ ký số nhanh chóng, ký được trên mọi trình duyệt mà còn Ký được với tất cả chứng thư số của 9 nhà cung cấp trên thị trường. Vậy làm cách nào để cài đặt phần mềm này? Tất cả sẽ có sau đây.

Bước 1: Bạn tải bộ cài phần mềm CyberSign phiên bản mới nhất tại link: https://cyberbill.vn/content/uploads/2020/09/CyberSignClient.exe hoặc tải trên hệ thống Cyberbill bằng cách, đăng nhập tài khoản Cyberbill của bạn. Trong trang quản lý tài khoản, bạn Di chuyển chuột đến tab “Hỗ trợ”, trong menu xổ xuống bạn chọn “Phần mềm”.

Trong “Danh sách phần mềm”, bạn lựa chọn phần mềm CyberSign 3.2 và nhấp chuột vào nút Tải về màu xanh.

Bước 2: Bạn cài đặt phần mềm CyberSign:

  • Bạn tìm đến thư mục chứa bộ cài CyberSign vừa tải về. Nhấp chuột để tiến hành cài đặt.
  • Một bảng thông báo cài đặt sẽ hiện ra, bạn chọn “Tiếp theo”.
  • Tiếp theo bộ cài sẽ yêu cầu bạn chọn thư mục trong máy tính của bạn nơi CyberSign được cài đặt, bạn có thể lựa chọn thư mục sao cho dễ tìm nhất, hoặc lựa chọn thư mục mặc định như hình dưới đây. Sau khi chọn xong thư mục chứa phần mềm CyberSign, bạn nhấp chuột vào “Tiếp theo”. 
  • Tiếp theo một thông báo bạn đã sẵn sàng cài đặt phần mềm CyberSign, Hãy nhấp chuột vào “Cài đặt”.
  • Quá trình cài đặt sẽ diễn ra trong vài phút. Sau khi kết thúc một bảng thông báo sẽ hiện ra, thông báo bạn đã cài đặt thành công phần mềm CyberSign. Bạn nhấp chuột vào “Kết thúc” để hoàn thành.

Bước 3: Sử dụng phần mềm CyberSign.

Sau khi cài đặt xong phần mềm CyberSign, một biểu tượng của phần mềm sẽ xuất hiện trên màn hình Desktop của bạn. Bạn nhấp chuột vào biểu tượng này.

Một icon của CyberSign sẽ xuất hiện trên thanh Taskbar máy tính của bạn báo hiệu, phần mềm CyberSign đã hoạt động.

Trên đây là cách cài đặt phần mềm CyberSign – một trong các phần mềm vô cùng hữu dụng song hành cùng hóa đơn điện tử Cyberbill. Bạn có thể nhanh chóng thực hiện việc cài đặt chỉ trong vòng vài phút để sử dụng.

Thông tin khách hàng là một trong những tiêu thức không thể thiếu trên hóa đơn điện tử. Trong một số trường hợp để tiết kiệm thời gian lập hóa đơn điện tử,  cũng như tạo database khách hàng phục vụ các nghiệp vụ quản lý…,kế toán sẽ cần làm công việc lập danh sách thông tin khách hàng. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn cách thêm mới thông tin khách hàng trên hệ thống Cyberbill.

1. Thêm mới thông tin từng khách hàng cụ thể

Trong trường hợp, chỉ cần thêm thông tin một số lượng không nhiều khách hàng, bạn có thể thực hiện như sau.

Bước 1: Truy cập vào hệ thống Cyberbill qua liên kết: https://cyberbill.vn/; Tại bảng thông tin đăng nhập, bạn vui lòng điền đầy đủ các thông tin: Mã số thuế, tên đăng nhập của bạn, mật khẩu đăng nhập; Điễn mã Captcha và click vào Đăng nhập.

Bước 2: Bạn tìm đến tab “Danh mục”, tại menu xổ xuống, chọn “Danh mục khách hàng”.

Bước 3: Tại bảng quản lý danh mục khách hàng, bạn nhấp chuột vào nút “Thêm mới khách hàng” màu xanh đậm.

Một bảng “thêm mới khách hàng” sẽ hiện ra. Bạn tiến hành lựa chọn đối tượng khách hàng là doanh nghiệp hay cá nhân. Tùy đối tượng khách hàng khác nhau mà các thông tin yêu cầu sẽ khác nhau. Tuy nhiên bạn lưu ý điền đầy đủ các thông tin cần thiết, đặc biệt là các thông tin đánh dấu * màu đỏ.

Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn nhấp chuột vào “Lưu thông tin”; Khách hàng vừa thêm sẽ có trong danh sách quản lý khách hàng của bạn.

2. Thêm mới thông tin của nhiều khách hàng cùng lúc

Trong trường hợp bạn phải nhập, thêm mới của một danh sách lớn các thông tin khách hàng, việc thêm từng người một sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức. Để khắc phục tình huống trên, Cyberbill có tính năng giúp bạn nhập thông tin khách hàng từ một file Excel với biểu mẫu cụ thể.

Bước 1: Bạn cũng tiến hành đăng nhập vào hệ thống Cyberbill, di chuột đến tab “Danh mục” chọn “Danh mục khách hàng”.  Tại bảng quản lý danh sách khách hàng, bạn nhấp chuột vào “Nhập Excel”.

Bước 2: Tại bảng nhập Excel, bạn chọn “Tải file” để tải file mẫu thông tin khách hàng về máy tính . Sau khi tải xong, bản mở file Excel mẫu; điền đầy đủ thông tin cần thiết khách hàng và lưu lại.

Bước 3: Quay lại bảng nhập Excel, bạn nhấp chuột vào “Chọn File” kéo đường dẫn đến thư mục chứa file Excel bảng thông tin Khách hàng trong máy tính của bạn.

Bạn chọn File Excel chứa thông tin các khách hàng cần thêm mới, chọn “Open” để tải file đó lên hệ thống của Cyberbill.

Bước 4: Sau khi đã tải file Excel chứ thông tin sản phẩm cần thêm mới. Bạn nhấp chuột vào “Lưu Thông Tin”. Nên tích “Ghi Đè” để đảm bảo không có sự trùng lặp về khách hàng.

Sau khi lưu thông tin, các khách hàng mới sẽ có trong danh sách khách hàng mà bạn quản lý.

Một trong các tiện ích của Cyberbill là người dùng có thể dễ dàng quản lý các loại hàng hóa, dịch vụ mà mình cung cấp. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn người dùng cách thêm mới thông tin hàng hóa trên Hệ thống Cyerbill.

1. Cách thêm mới thông tin từng loại hàng hóa cụ thể trên hệ thống Cyberbill

Trong trường hợp chỉ cần thêm mới một hoặc số ít hàng hóa, người dùng có thể dùng cách làm sau đây.

Bước 1: Người dùng truy cập vào hệ thống Cyberbill qua liên kết: https://cyberbill.vn/; Tại bảng thông tin đăng nhập, bạn vui lòng điền đầy đủ các thông tin: Mã số thuế, tên đăng nhập của bạn, mật khẩu đăng nhập; Điễn mã Captcha và click vào Đăng nhập.

Bước 2: Bạn tìm đến tab “Danh mục”, tại menu xổ xuống, chọn “Danh mục sản phẩm”.

Bước 3: Tại bảng quản lý danh mục sản phẩm, bạn nhấp chuột vào nút “Thêm sản phẩm mới” màu xanh đậm.

Một bảng thông tin sản phẩm sẽ hiện ra, bạn tiến hành điền đầy đủ các chi tiết về sản phẩm mới cần thêm:  như “Mã sản phẩm”, “Tên sản phẩm”, “Đơn vị tính”, “Giá tiền”. “Thuế suất”, có thể điền một số ghi chú nếu cần thiết. Sau đó bạn click vào “Lưu thông tin”


Sau khi lưu thông tin, sản phẩm mới sẽ có trong danh sách các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và bạn đang quản lý, cung cấp.

2. Cách thêm mới thông tin cho nhiều hàng hóa cùng lúc trên hệ thống Cyberbill

Nếu như ở trên là cách thêm thông tin từng sản phẩm lên hệ thống Cyberbill. Tuy nhiên với cách trên sẽ rất mất thời gian nếu bạn phải thêm mới hàng chục, trăm sản phẩm. Để giải quyết tình trạng trên, bạn có thể thực hiện như sau.

Bước 1: Bạn tiến hành đăng nhập vào hệ thống Cyberbill, di chuột đến tab “Danh mục” chọn “Danh mục sản phẩm”.  Tại bảng quản lý danh mục sản phẩm, bạn nhấp chuột vào “Nhập Excel”.

Bước 2: Tại bảng nhập Excel, nếu bạn chưa có file Excel chứa thông tin sản phẩm, bạn chọn “Tải file” để tải file mẫu thông tin sản phẩm về. Sau khi tải xong, bản mở file Excel mẫu; điền đầy đủ thông tin cần thiết và lưu lại.

Bước 3: Quay lại bảng nhập Excel, bạn nhấp chuột vào “Chọn File” kéo đường dẫn đến thư mục chứa file Excel bảng thông tin sản phẩm trong máy tính của bạn.

Bạn chọn File Excel chứa thông tin sản phẩm cần thêm mới, chọn “Open” để tải file đó lên hệ thống của Cyberbill.

Bước 4: Sau khi đã tải file Excel chứ thông tin sản phẩm cần thêm mới. Bạn nhấp chuột vào “Lưu Thông Tin”. Nên tích “Ghi Đè” để đảm bảo không có sự trùng lặp về sản phẩm. 

Sau khi lưu thông tin, các sản phẩm mới sẽ có trong danh sách  hàng hóa, dịch vụ và bạn đang quản lý, cung cấp.

Khi thực hiện các nghiệp vụ như hủy hóa đơn đơn, thay thế hóa đơn, điều chỉnh hóa đơn điện tử.v.v.. kế toán cần lập các loại văn bản thỏa thuận. Vậy làm cách nào có thể xem hay thay thế các loại văn bản thỏa thuận đó. Tất cả sẽ có trong bài viết sau đây.

Bước 1: Người dùng truy cập vào hệ thống Cyberbill qua liên kết: https://cyberbill.vn/; Tại bảng thông tin đăng nhập, bạn vui lòng điền đầy đủ các thông tin: Mã số thuế, tên đăng nhập của bạn, mật khẩu đăng nhập; Điễn mã Captcha và click vào Đăng nhập.

Bước 2: Bạn tiếp tục di chuột đến tab “Xử lý hóa đơn”, một menu tính năng sẽ được xổ xuống, bạn nhấp chuột vào “Văn bản thỏa thuận” để chọn tính năng quản lý các văn bản thỏa thuận đã được lập trước đó.

Bước 3: Trong trang tinh năng quản lý văn bản thỏa thuận, ở phần “Hành động” sẽ có 3 nút công cụ quan trọng mà bạn cần lưu ý:


Nút công cụ “Đổi file văn bản thỏa thuận” : Sử dụng để thay thế văn bản thỏa thuận.

Nút công cụ “Tải file”: Sử dụng để tải văn bản thỏa thuận về máy tính.

Nút công cụ “Xem”: Sử dụng để xem văn bản thỏa thuận.

Bước 4: Để xem một văn bản thỏa thuận, tại trang quản lý các văn bản thỏa thuận, bạn chỉ cần tìm tới văn bản đó, chọn nút .

Bước 5: Để thay thế một văn bản thỏa thuận, tại trang quản lý các văn bản thỏa thuận, bạn chỉ cần tìm tới văn bản cần thay thế, chọn nút .

Một trang “Thay đổi văn bản thỏa thuận” sẽ hiện ra, bạn có thể lựa chọn tải file thay thế có sẵn  trong máy tính của bạn ở mục “Chọn file” hoặc văn bản mới theo mẫu của Cyberbill ở mục “ + tạo mới”.

  • Nếu bạn chọn lập văn bản thỏa thuận mới theo mẫu của Cyberbill tại mục “+tạo mới”. Bạn tiến hành điền đầy đủ các thông tin theo từng trường hợp cụ thể của văn bản thỏa thuận cần thay thế (trường hợp dưới đây là văn bản thỏa thuận mới thay thế văn bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn)

Sau đó bạn tiến hành ký số để xác nhận văn bản thỏa thuận mới thay thế cho văn bản cũ

Trở lại trang con “Thay đổi văn bản thỏa thuận” bạn nhấp chuột vào “Lưu thông tin”. Một thông báo sẽ yêu cầu xác nhận sẽ hiện ra, bạn nhấp chuột vào “Yes” để hoàn thành việc thay thế văn bản thỏa thuận.

Như vậy, chỉ với 05 thao tác cơ bản trên người dùng đã có thể dễ dàng thực hiện xem và thay thế các văn bản thỏa thuận một cách nhanh chóng, chính xác và thuận tiện trên phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill.

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, có nhiều trường hợp kế toán cần phải làm  công việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Vậy đối với những khách hàng đang sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử do Cyberbill cung cấp, quy trình chuyển đổi này sẽ được thực hiện ra sao? Tất cả sẽ có trong bài viết sau đây.

Cách 1: Chuyển đổi cùng lúc nhiều hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Bước 1: Để thực hiện việc chuyển đổi cùng lúc nhiều hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, đầu tiên Người dùng truy cập vào hệ thống Cyberbill qua liên kết: https://cyberbill.vn/; Tại bảng thông tin đăng nhập, bạn vui lòng điền đầy đủ các thông tin: Mã số thuế, tên đăng nhập của bạn, mật khẩu đăng nhập; Điễn mã Captcha và click vào Đăng nhập.

Bước 2: bạn chọn tab “Hóa đơn”, tại menu xổ xuống, chọn “Chuyển đổi hóa đơn”.

Bước 3: Trong bảng tính năng “Chuyển đổi hóa đơn”, bạn lựa chọn phần “Chưa chuyển đổi”.

Bước 4: Trong danh sách các hóa đơn, bạn chọn đánh dấu tích vào các hóa đơn cần chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, và nhấp chuột vào nút “chuyển đổi” màu vàng.

Một bảng thông báo yêu cầu xác nhận việc chuyển đổi các hóa đơn điện tử đã lựa chọn. Bạn nhấp chuột vào nút “Yes” màu đỏ để hoàn thành công việc chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Cách 2: Chuyển đổi từng hóa đơn điện tử cụ thể sang hóa đơn giấy

Bước 1: Để thực hiện việc chuyển đổi từng hóa đơn cụ thể sang hóa đơn giấy trên hệ thống Cyberbill, tương tự bạn cần tiến hành đăng nhập vào tài khoản của mình. Tại màn hình chính bạn tìm đến tab “Hóa đơn”, chọn “Danh sách hóa đơn”.

Bước 2: Bạn tìm đến hóa đơn điện tử cần chuyển đổi sang hóa đơn giấy, nhấp chuột vào phần “…” trong vùng khoanh đỏ

Bước 3: Sau khi click vào phần “…” sẽ có một menu các tác vụ sẽ xổ xuống và bạn nhấp chuột vào “chuyển đội” để để chuyển hóa đơn điện tử đã chọn sang hóa đơn giấy.

Một bảng thông báo sẽ hienẹ ta yêu cầu xác nhận việc chuyển đổi hóa đơn điện tử đã lựa chọn. Bạn nhấp chuột vào nút “Yes” màu đỏ để hoàn thành công việc chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Sau khi công việc chuyển đổi được hoàn thành, hóa đơn của bạn sẽ có định dạng như sau:

Khối lượng hóa đơn, chứng từ kế toán phải xử lý hàng ngày là vô cùng lớn. Chính vì vậy phần mềm hóa đơn điện tử Cyberbill luôn luôn đưa ra các chức năng giúp các kế toán dễ dàng, thuận tiện nhất khi làm việc. Một trong các chức năng đó là việc ký và in nhiều hóa đơn điện tử cùng lúc.

1. Hướng dẫn ký số nhiều hóa đơn điện tử cùng lúc trên hệ thống Cyberbill

Bước 1: Để tiến hành ký số hóa đơn điện tử, đầu tiên Người dùng truy cập vào hệ thống Cyberbill qua liên kết: https://cyberbill.vn/; Tại bảng thông tin đăng nhập, bạn vui lòng điền đầy đủ các thông tin: Mã số thuế, tên đăng nhập của bạn, mật khẩu đăng nhập; Điễn mã Captcha và nhập chuột vào Đăng nhập.

Bước 2: Bạn chọn tab “Hóa đơn”; chọn phần “Danh sách hóa đơn”.

Bước 3: Bạn chọn phần “Lưu tạm” để mở danh sách các hóa đơn điện tử chưa được ký số.

Bước 4: Bạn đánh dấu tích để lựa chọn các hóa đơn cần ký số. Nhấp chuột vào ô “Ký” màu vàng để hoàn thành việc ký hóa đơn đó.

2. Hướng dẫn in nhiều hóa đơn điện tử cùng lúc.

Trong thực tế, trong nhiều trường hợp kế toán cần in hóa đơn điện tử để thực hiện các nghiệp vụ liên quan. Đôi khi số lượng hóa đơn quá nhiều sẽ rất mất thời gian thao tác lệnh in ấn. Tuy nhiên khi sử dụng hóa đơn điện tử Cyberbill, bạn có thể tiến hành in ấn nhiều hóa đơn cùng lúc theo quy trình sau:

Bước 1: Bạn tiến hành đăng nhập tài khoản Cyberbill của mình. Tại màn hình chính bạn tìm đến tab “Hóa đơn”, chọn “Danh sách hóa đơn”.

Bước 2: Bạn nhấp chuột vào phần “Đã ký” để mở danh sách các hóa đơn điện tử đã được ký số.

Bước 3: Bạn đánh dấu tích để lựa chọn các hóa đơn in ấn. Nhấp chuột vào ô “In” màu vàng để thực hiện lệnh in các hóa đơn đã chọn 

Một trang Pop-up hiện ra, bạn điền các thông số bản in phù hợp và chọn In để in các hóa đơn đã chọn 

Như vậy, trên đây là các bước để thực hiện ký và in nhiều hóa đơn cùng một lúc, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian trong quá trình xử lý các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn. 

Trong quá trình sử dụng, có một số trường hợp người dùng phải tiến hành việc hủy hóa đơn điện tử đã lập. Việc hủy hóa đơn điện tử đã lập sẽ được thực hiện đúng theo quy định của Nghị định, thông tư về hóa đơn điện tử hiện hành. Cụ thể, đối với quý khách hàng đang sử dụng hóa đơn điện tử CyberBill thì sẽ thưc hiện việc hủy hóa đơn điện tử như sau:

Bước 1: Người dùng truy cập vào hệ thống Cyberbill qua liên kết: https://cyberbill.vn/; Tại bảng thông tin đăng nhập, bạn vui lòng điền đầy đủ các thông tin: Mã số thuế, tên đăng nhập của bạn, mật khẩu đăng nhập; Điễn mã Captcha và click vào Đăng nhập.

Bước 2: Bạn chọn  tab “Hóa đơn”; chọn phần “Danh sách hóa đơn” 

Bước 2: Bạn trong danh sách các hóa đơn, bạn tìm đến hóa đơn điện tử cần hủy. Chọn phần “…” trong vùng khoanh đỏ.

Bước 3: Sau khi click vào phần “…” sẽ có một menu các tác vụ sẽ xổ xuống và bạn click vào “Hủy bỏ hóa đơn”.

Bước 4: Lập biên bản hủy hóa đơn điện tử:

Theo quy định để tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập cần có sự đồng ý và xác nhận của bên bán và bên mua. Trên cơ sở đó hai bên lập biên bản hủy hóa đơn điện tử. Vì vậy, ở phần “Tạo mới hóa đơn hủy bỏ” bạn cần điền  đầy đủ các thông tin số biên bản và ngày lập Biên bản hủy hóa đơn. Về mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử có thể upload file có sẵn trong máy tính của bạn ở mục “Chọn file” hoặc biên bản theo mẫu của Cyberbill ở mục “ + tạo mới”.

Nếu bạn chọn lập biên bản hủy hóa đơn điện tử theo mẫu của Cyberbill tại mục “+tạo mới”. Cần điền đầy đủ lý do hủy hóa đơn điện tử. Và tiến hành ký số để xác nhận việc hủy hóa đơn.

Sau khi tiến hành ký số hóa đơn điện tử sẽ bị đóng dấu đã hủy. Việc hủy hóa của bạn đã hoàn thành:

G

1900.2038

Đặt mua