Trang chủ Tin tức Chia sẻ hữu ích Hóa đơn điện tử – Một khó, mười lời cho công tác xử lý hóa đơn tiền nước

Hóa đơn điện tử – Một khó, mười lời cho công tác xử lý hóa đơn tiền nước

30/03/2020

Theo thống kê, mỗi tháng lượng hóa đơn tiền nước sinh hoạt phải xuất ra tương đối lớn, chính vì vậy việc chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử sẽ tháo gỡ những khó khăn cho các xí nghiệp kinh doanh nước sạch.

Triển khai sử dụng hóa đơn điện tử ngành nước sẽ giải quyết dứt điểm các vấn đề liên quan đến lập và chuyển phát hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, giảm tải áp lực công việc cho nhân viên ngành nước.

Một thói quen, trăm điều bất cập khi sử dụng hóa đơn đơn tiền nước

Sử dụng hóa đơn giấy đã trở thành thói quen khó bỏ trong các ngành nghề kinh doanh, đặc biệt là ngành nước. Tuy nhiên, trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng hóa đơn giấy đang khiến ngành nước gặp nhiều vấn đề khó khăn trong công tác xử lý hóa đơn như: lưu thông tin khách hàng, giao phiếu thu tới người dân, lưu trữ lượng hóa đơn hàng tháng,…

Sử dụng nước là một trong những nhu cầu thiết yếu của con người. Do đó, hàng ngày các đơn vị cấp nước phải cung ứng phục vụ nhu cầu nước sinh hoạt của lượng lớn khách hàng. Như vậy, đồng nghĩa với việc mỗi một tháng các đơn vị cung cấp nước phải xử lý một lượng hóa đơn khổng lồ. Công tác viết hóa đơn giấy đã tạo ra một khối lượng công việc với áp lực lớn cho nhân viên ngành nước. Bên cạnh đó, việc thực hiện nhập số nước vào phần mềm quản lý có sẵn của đơn vị và lập ra hóa đơn giấy tốn rất nhiều thời gian và tỷ lệ sai sót cao.

Với lượng hóa đơn giấy khổng lồ mỗi tháng, công tác lưu trữ hóa đơn đã trở thành nỗi ám ảnh vì tỷ lệ rủi ro mất, thất lạc, mối mọt hóa đơn là chuyện thường gặp phải và trở thành nỗi ám ảnh của các doanh nghiệp nước.

Hóa đơn giấy đã trở nên lỗi thời và không đáp ứng được những đòi hỏi, nhu cầu công việc ngày càng cao của ngành nước. Việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu, mang lại những hiệu quả công việc cho các đơn vị kinh doanh ngành nước.

>> Áp dụng HĐĐT đối với Taxi truyền thống – Đáp ứng nhu cầu phát triển thực tiễn của xã hội

Hóa đơn điện tử tiền nước – Giải pháp tối ưu trong công tác xử lý hóa đơn

Hóa đơn điện tử được xem là giải pháp tối ưu trong công tác xử lý hóa đơn của ngành nước. Hóa đơn điện tử giúp giải quyết toàn bộ bất cập khi sử dụng hóa đơn giấy, cơ quan quản lý dễ dàng lưu trữ và tìm kiếm thông tin khách hàng, số liệu nước, hạn chế tối đa việc xảy ra nhầm lẫn thông tin hoặc số liệu.

Hóa đơn điện tử – Một khó, mười lời cho công tác xử lý hóa đơn ngành nước
Hóa đơn điện tử ngành nước

Hiện đại hóa công tác quản lý ngành nước

Triển khai sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp cơ quan quản lý ngành nước dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm thông tin khách hàng, số liệu nước… Tất cả các thông tin đều được hiển thị rõ ràng, rành mạch và khoa học, giúp cho việc tra cứu, quản lý dễ dàng và nhanh chóng. Mọi quy trình đều được xử lý tự động trên máy tính nên sẽ hạn chế tối đa việc xảy ra nhầm lẫn thông tin hoặc dữ liệu. Bên cạnh đó, công tác lưu trữ hóa đơn cũng trở nên đơn giản hơn rất nhiều, tránh tình trạng mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Đối với khách hàng, việc áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử tạo điều kiện thuận lợi trong thanh toán, dễ dàng truy cập để xem, tra cứu và tải hóa đơn khi cần thiết vào mọi lúc, mọi nơi và mọi thời điểm.

Tiết kiệm chi phí – Thời gian

Mỗi tháng, các doanh nghiệp đang quản lý nước phải in ấn một lượng lớn hóa đơn lớn, trong đó bao gồm giấy báo tiền nước, liên hóa đơn 1 giao cho khách hàng, liên 2 phục vụ nhu cầu lưu trữ của doanh nghiệp. Chính vì vậy khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp tiết kiệm được chi phí in ấn, chi phí thuê mặt bằng kho lưu trữ.

>> Hóa đơn điện tử đối với hoạt động kinh doanh vận tải hành khách bằng xe khách

Bên cạnh đó, sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp nước tiết kiệm tối đa thời gian và công sức khi không phải tốn thời gian để đến từng hộ gia đình, kiểm tra thông số trên đồng hồ nước, sau đó nhập chuyên giao thông tin về phía doanh nghiệp quản lý, mang phiếu thu đến từng nhà dân, thu tiền, xuất phiếu thu… Khi sử dụng hóa đơn điện tử, mọi thao tác trên sẽ được hiện đại hóa khi mọi thông tin về số nước, tiền nước có thể gửi trực tiếp qua tin nhắn điện thoại hoặc thư điện tử đến cho khách hàng.

Đối với khách hàng, thay vì phải thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt như trước đây thì giờ đây hoàn toàn có thể lựa chọn hình thức thanh toán online, giúp khách hàng không phải đến tận điểm thu tiền nước để nộp tiền, mọi quá trình thanh toán, nhận hóa đơn đều được xử lý nhanh, gọn qua vài thao tác trên các thiết bị di động có kết nối Internet.

Dùng hóa đơn điện tử cho ngành nước, chọn CyberBill

hoa đơn điện tử ngành nước
CyberBill tích hợp với phần mềm quản lý bán hàng CyberTNM và máy PoS đáp ứng yêu cầu công việc của các doanh nghiệp nước

Với tính chất đặc thù của hóa đơn cho ngành nước, Công ty Cổ phần CyberLotus đã phát triển phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill với nhiều tính năng ưu việt, sẵn sàng đáp ứng những yêu cầu, đòi hỏi đối với hóa đơn ngành nước.

CyberBill tích hợp với phần mềm quản lý bán hàng CyberTNM và máy PoS di động cầm tay cho phép các doanh nghiệp, hợp tác xã nước sạch dễ dàng quản lý tập khách hàng, quản lý bảng giá nước sạch bậc thang; có thể qua xuất hàng loạt hóa đơn cho nhiều hành khách cùng một lúc; hỗ trợ nhân viên thu ngân in phiếu thu bằng máy PoS kết hợp dùng để ghi và chốt số nước sạch; kết xuất các báo cáo thống kê đảm bảo nhanh chóng, chính xác; tra cứu nhanh thông tin, tiết kiệm thời gian.

Giải pháp CyberBill & CyberTNM còn được ứng dụng cho các dịch vụ công ích khác như quản lý và xuất hóa đơn tiền phí vệ sinh môi trường, điện sinh hoạt và điện công cộng.

Tin liên quan