Trang chủ Tin tức Chia sẻ hữu ích Hóa đơn điện tử cho nhà hàng – Phương thức quản lý thông minh trong thời đại 4.0

Hóa đơn điện tử cho nhà hàng – Phương thức quản lý thông minh trong thời đại 4.0

24/02/2020

Khi nhu cầu tiêu dùng thực phẩm và xu hướng “chuộng” ăn uống bên ngoài của người tiêu dùng ngày một tăng nhanh thì hình thức kinh doanh nhà hàng đang trở thành sự lựa chọn hoàn hảo của nhiều chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu không có phương pháp quản lý đúng cách thì sẽ kéo theo việc thất thoát, quá tải công việc, đặc biệt là trong công tác viết hóa đơn nhà hàng cho khách hàng.

Hiện nay, nhiều nhà hàng đã thay thế hóa đơn giấy bằng hóa đơn điện tử cho nhà hàng để đảm bảo công tác quản lý, chăm sóc khách hàng; đồng thời giảm tải công việc cho kế toán, tiết kiệm chi phí, thời gian và tuân thủ theo quy định mới về sử dụng hóa đơn điện tử của pháp luật.

Cùng tìm hiểu những khó khăn, bất cập khi sử dụng hóa đơn giấy và lợi ích khi doanh nghiệp chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đối với quản lý hóa đơn nhà hàng trong bài viết dưới đây.

Những khó khăn khi sử dụng hóa đơn nhà hàng theo hình thức hóa đơn giấy

Mỗi ngày, một nhà hàng sẽ phải đón tiếp một lượng lớn khách hàng, khi xuất hóa đơn luôn phải có kèm bảng kê chi tiết từng món ăn, giá thành từng món ăn, việc viết hóa đơn giấy truyền thống sẽ gây mất thời gian, khiến khách hàng phải chờ đợi rất lâu. Chưa kể, làm việc theo phương thức thủ công thì vấn đề sai sót là chuyện có thể xảy ra thường xuyên, ảnh hưởng đến chất lượng công việc và uy tín của nhà hàng.

Bên cạnh đó, việc sử dụng hóa đơn giấy cũng gây nhiều khó khăn trong công tác quản lý hóa đơn và doanh thu bán hàng. Người quản lý không phải lúc nào cũng có mặt để có thể quản lý tối đa công việc kinh doanh, hóa đơn và doanh thu của nhà hàng. Đặc biệt đối với những nhà hàng lớn và đối với những chuỗi nhà hàng, việc quản lý lại càng trở nên khó khăn hơn.

Đối với những nhà hàng có nhiều chi nhánh, nếu muốn tổng hợp chi tiết doanh thu của từng chi nhánh, kiểm soát hóa đơn nguyên vật liệu đầu vào, số lượng hóa đơn được xuất ra tại từng chi nhánh,… Nhà hàng phải kiểm kê bằng phương pháp nhập liệu và đếm thủ công. Con số thiếu chính xác và tốn thời gian.

Từ thực tiễn trên sẽ dẫn đến việc tập hợp chi phí và lập báo cáo tài chính khi sử dụng hóa đơn giấy đối với kinh doanh nhà hàng còn rất nhiều khó khăn, bất cập.

Chưa kể, với việc tiêu thụ một lượng lớn hóa đơn giấy mỗi ngày sẽ kéo theo chi phí in ấn hóa đơn cao, lượng rác thải thải ra mỗi trường tương đối lớn, gây lãng phí. Bên cạnh đó, việc lưu trữ lượng lớn hóa đơn giấy đối với các doanh nghiệp kinh doanh nhà hàng cũng là bài toán nan giải khi vừa tốn chi phí lưu trữ hóa đơn vừa phải đảm bảo không bị mối mọt, thất lạc, hỏng hóc hóa đơn.


>> Hóa đơn điện tử đối với hoạt động kinh doanh vận tải hành khách bằng xe khách

Hóa đơn điện tử cho nhà hàng – Tháo gỡ khó khăn trong công tác quản lý

Chính vì những bất cập trên nên việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử đối với kinh doanh nhà hàng là điều vô cùng cần thiết, giúp các doanh nghiệp tháo gỡ khó khăn và giải quyết triệt để những vấn đề tồn đọng.

HĐĐT – Phương thức quản lý thông minh cho nhà hàng
Hóa đơn nhà hàng

Thuận lợi cho việc quản lý chuỗi nhà hàng

Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp cho công tác quản lý hóa đơn trở nên đơn giản, dễ dàng hơn, đặc biệt là đối với những chi nhánh nhà hàng. Chủ nhà hàng có thể dễ dàng thống kê doanh thu của từng chi nhánh, rà soát, theo dõi số lượng hóa đơn phát hành ra của từng chi nhánh trong hệ thống, từ đó đảm bảo công tác quản lý tổng thể chuỗi nhà hàng được tốt hơn, tránh thất thu ngân sách. Tình hình tài chính cũng theo đó mà được kiểm soát chặt chẽ, chính xác với số liệu rõ ràng theo thời gian thực. 

Bên cạnh đó, khi sử dụng hóa đơn điện tử, các nhà hàng sẽ không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bởi mọi thông tin đều được Tổng cục Thuế lưu trữ qua hệ thống điện tử. Như vậy sẽ bớt được công đoạn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vốn rất mất thời gian và nguồn nhân lực để thống kê chi tiết.

>> Hóa đơn điện tử – Yếu tố quan trọng để thực hiện mục tiêu “số hóa vận chuyển đường sắt”

Tạo lập – gửi hóa đơn nhanh chóng, an toàn và bảo mật

Với hóa đơn điện tử, việc tạo lập hóa đơn sẽ trở nên đơn giản, nhanh chóng và thuận tiện hơn nhiều so với việc sử dụng hóa đơn giấy và viết thủ công. Khách hàng hoàn toàn có thể nhận hóa đơn điện tử qua tin nhắn sms, facebook, zalo, email… mà không phải mất nhiều thời gian chờ đợi chờ đợi như hóa đơn giấy. Mọi thông tin của khách hàng đều được bảo mật. Việc rà soát, kiểm tra thông tin khách hàng nếu có sự cố cũng trở nên dễ dàng chỉ qua vài thao tác nhập thông tin đơn giản. Đặc biệt, do dữ liệu hóa đơn được lưu trữ trên phần mềm hóa đơn điện tử nên sẽ giảm thiểu tối đa các sự cố như thất lạc, cháy hỏng hóa đơn, sổ sách.

Tiết kiệm chi phí, tối ưu thời gian

Với số lượng hàng trăm hóa đơn giấy được viết ra mỗi ngày, trung bình, mỗi nhà hàng phải bỏ ra khoản chi phí lớn cho việc in ấn hóa đơn. Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, các chi phí cho việc in ấn và bảo quản hóa đơn sẽ được cắt giảm, giúp các nhà hàng tiết kiệm được một khoản ngân sách đáng kể và đem lại hiệu quả công việc cao.

Đối với kế toán nhà hàng, sử dụng hóa đơn điện tử giúp họ giải phóng sức lao động, nâng cao năng suất làm việc, các công việc nhập xuất hóa đơn trở nên đơn giản hơn, nhanh chóng và chính xác hơn.

CyberBill – Giải quyết khó khăn chỉ bằng vài thao tác chạm màn hình 

Được phát triển để đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp, phù hợp với đặc thù của nhiều ngành nghề kinh doanh, phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill giúp các doanh nghiệp kinh doanh mảng nhà hàng giải quyết mọi vấn đề khó khăn liên quan đến hóa đơn chỉ bằng bằng vài thao tác chạm màn hình. 

Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill được phát triển bởi Công ty Cổ phần CyberLotus – đối tác công nghệ số tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn. CyberBill đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn điện tử, được nhiều doanh nghiệp kinh doanh nhà hàng tin tưởng lựa chọn sử dụng. CyberBill sở hữu nhiều tính năng nổi trội, giúp tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong công tác quản lý nhà hàng như:

– Có thể dễ dàng thống kê doanh thu: Thống kê theo thực đơn của khách hàng, số lượng khách hàng tại từng chi nhánh, số lượng hóa đơn phát hành ra của từng chi nhánh trong hệ thống.

– CyberBill tích hợp sẵn với hệ thống chữ ký số tập trung CyberHSM, cho phép nhiều người sử dụng chung 1 hoặc nhiều chứng thư số của doanh nghiệp để ký số HĐĐT. Không cần dùng USB token, có thể ký trên thiết bị di động, đáp ứng được đặc thù công việc của những nhà hàng có nhiều chi nhánh.

– Tích hợp với phần mềm bán hàng

– Phân cấp quyền sử dụng: Thu ngân được quyền xuất hóa đơn, quản lý có quyền xử lý hóa đơn, lấy báo cáo để gửi về văn phòng.

– Triển khai dễ dàng, linh hoạt: Nhà hàng chỉ cần đăng ký là có thể sử dụng được ngay phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill

– Khách hàng có thể dễ dàng lấy hóa đơn tại các chi nhánh khác nhau của Nhà hàng nhanh chóng thông qua tin nhắn điện thoại, facebook, zalo, email…

Tin liên quan