Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không?

08/10/2019

Trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử, doanh nghiệp vẫn còn gặp những vướng mắc trong việc triển khai sử dụng. Một trong những câu hỏi được doanh nghiệp đặt ra nhiều nhất đó là: Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không? Dưới bài viết này, CyberBill sẽ giải đáp một cách đầy đủ nhất, giúp quý doanh nghiệp có thể tháo gỡ vướng mắc, sử dụng hóa đơn điện tử một cách dễ dàng, đúng quy định của pháp luật.

Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không?

Tại Điểm B, Khoản 2, Điều 5, Thông tư 119/2014/TT-BTC đã quy định rõ:

“Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.

Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”

>>Hóa đơn điện tử có kèm theo bảng kê hóa đơn?

>> Thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử

>> Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?

Tại Điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử có quy định:

“1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

… e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. …

2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”.

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như:

  • Hợp đồng kinh tế
  • Phiếu xuất kho
  • Biên bản giao nhận hàng hóa
  • Biên nhận thanh toán
  • Phiếu thu,…

thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Bộ Tài chính giao Cục Thuế xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể và Điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp để hướng dẫn việc miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.”

Theo khoản 3 điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014

“… b) Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều này:

  • Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.
  • Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.
  • Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán…”

Như vậy, nếu doanh nghiệp bán hàng đủ điều kiện tự in hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn không cần chữ ký thì trên hóa đơn điện tử không cần phải đóng dấu của người bán và chữ ký người mua, không nhất thiết phải có chữ ký người mua hàng.

Nếu doanh nghiệp thông báo phát hành hóa đơn mà có chữ ký thì trên hóa đơn điện tử phải có chữ ký điện tử của người bán hàng.

Trường hợp hoá đơn điện tử chuyển đổi sang hoá đơn giấy bắt buộc phải có chữ ký và đóng dấu của người bán.

Quy định về chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

1. Về giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử

Quy định về giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử là nội dung bắt buộc, buộc các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử phải nắm rõ, để đảm bảo việc sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp.

Theo quy định tại Điều 3 và Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính thì hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử và phải đáp ứng nội dung quy định tại Điều 6 của Thông tư này/ Hóa đơn điện tử dưới dạng file PDF chỉ là một trong những hình thức hiện thử hóa đơn điện tử.

Bên cạnh đó, tại khoản 1 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính quy định nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử:

“Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua (nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua; hoặc người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua).…”

Trường hợp khách hàng yêu cầu gửi HĐĐT qua email thì Ngân hàng gửi HĐĐT qua email cho khách hàng. Hóa đơn điện tử của khách hàng khi xuất trình với cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải đảm bảo giá trị pháp lý theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 nêu trên.

Như vậy, giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử đã được pháp luật quy định rất rõ. Vậy việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thực hiện như thế nào? Giá trị pháp lý của hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có gì khác biệt?

2. Chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Khi nào doanh nghiệp cần chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy?

Việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thực hiện trong trường hợp bên mua cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng. Hoặc Bên mua là đơn vị chưa có điều kiện để nhận hóa đơn điện tử bằng Interet, hoăc người mua (và cả người bán) được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế Toán.

Nguyên tắc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy đã được quy định rõ tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính, cụ thể:

2.1 Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2.2 Điều kiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

  •  Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
  •  Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
  •  Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Hóa đơn chuyển đổi

2.3. Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Một trong những câu hỏi được doanh nghiệp đưa ra nhiều nhất chính là giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi. Khi doanh nghiệp chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì liệu hóa đơn được chuyển đổi đó còn giữ nguyên giá trị pháp lý không?

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

2.4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”

Tuy nhiên, Thông tư số 39/2014/TT-BTC cũng quy định một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết cần phải có đầy đủ nội dung bắt buộc, cụ thể: “Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn dịch vụ ngân hàng”

Căn cứ quy định nêu trên, HĐĐT chuyển đổi sang giấy của Ngân hàng phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của Ngân hàng (trừ hóa đơn dịch vụ ngân hàng không nhất thiết phải có dấu của người bán). Đề nghị Ngân hàng thực hiện chuyển đổi chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy theo đúng quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

3. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có nhiều trang

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có nhiều trang cũng là câu hỏi mà các doanh nghiệp cần giải đáp.

Theo Công văn 2806/TCT-CS 2018 vướng mắc về sử dụng hóa đơn điện tử ngày 18 tháng 7 năm 2018 của Tổng Cục Thuế:

Về tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử, Bộ Tài chính đã có công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 gửi Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Căn cứ Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính và Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính, theo đó trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nêu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo  trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

Theo Công văn 8610/CT-TTHT 2018 Hóa đơn điện tử Hà Nội ngày 06 tháng 03 năm 2018 của Tổng Cục Thuế

Căn cứ các quy định trên, Cục Thuế TP Hà Nội trả lời nội dung vướng mắc của đơn vị như sau:

3.1. Về chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử:

Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa công ty với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì công ty lập hóa đơn điện tử theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (trừ trường hợp người mua là đơn vị kế toán yêu cầu phải có chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn).

>> Thế nào là mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp?

>> Hướng dẫn điều chỉnh, hủy, thay thế hóa đơn điện tử

3.2. Về việc lập hóa đơn điện tử có số dòng nhiều hơn một trang:

Để phù hợp với đặc thù của hóa đơn điện tử, trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì công ty thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn theo hướng dẫn tại Khoản 1 Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính nêu trên.

Qua các căn cứ trên, có thể rút ra kết luận: Người mua không phải bắt buộc ký số vào hóa đơn điện tử cũng như không bắt buộc phải có dấu của người bán trên hóa đơn điện tử trừ trường hợp hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy bắt buộc phải có chữ ký và đóng dấu của người bán.

Tin liên quan