Hóa đơn điện tử – Công cụ thiết yếu trong hoạt động kinh doanh của siêu thị

13/01/2020

Với đặc thù hoạt động kinh doanh của siêu thị, việc áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử là vô cùng cần thiết, giúp giải quyết việc xử lý lượng giao dịch lớn, đảm bảo tính chính xác, ổn định và tốc độ xử lý nhanh.

Tính thiết yếu của hóa đơn điện tử cho siêu thị

Tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã quy định rõ, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của Cơ quan thuế để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật hiện hành, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Bên cạnh đó, Bộ Tài chính cũng hướng dẫn cụ thể việc thực hiện đối với các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

>> Một số lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử

>> Có hay không quy định riêng về định dạng HĐĐT lưu trữ?

Có thể thấy, đặc thù của ngành siêu thị là số lượng hàng hóa bán trong ngày nhiều, mã hàng rất lớn, số hóa đơn trong một ngày là không giới hạn với nhiều mức giá trị khác nhau, người mua hàng thay đổi liên tục với hình thức thanh toán là các máy trạm POS đặt ở các quầy thu ngân hoặc thanh toán Online. Bên cạnh đó, các chuỗi siêu thị thường có nhiều chi nhánh trên khắp cả nước, do vậy, lượng hàng hóa xuất, nhập, lưu chuyển nội bộ là rất lớn.

Bài toán đặt ra cho các doanh nghiệp kinh doanh siêu thị đó là việc đảm bảo xử lý số lượng giao dịch lớn với yêu cầu về tính chính xác cao, đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh. Thêm vào đó, với tính chất phức tạp, đặc biệt trong mảng xuất hóa đơn, vận chuyển nội bộ, kho vận luôn có yêu cầu cao về độ chính xác và nhanh chóng.

Với những yêu cầu này, việc sử dụng hóa đơn giấy là thử thách không hề nhỏ đối với các doanh nghiệp. Nhưng hóa đơn điện tử sẽ là giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp tháo gỡ được những khó khăn, vướng mắc trên; hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh, buôn bán của siêu thị; giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa, đối chứng chứng từ với cơ quan thuế, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho các doanh nghiệp kinh doanh mảng siêu thị.

Những yêu cầu về phần mềm HĐĐT dành cho siêu thị

Chính bởi những đặc tính phức tạp trong hoạt động kinh doanh, buôn bán của siêu thị, nên phần mềm hóa đơn điện tử dành cho siêu thị cũng cần đáp ứng những yêu cầu cao hơn, đảm bảo tốc độ ổn định, xử lý nhanh, khả năng xuất nhiều hóa đơn trong cùng một thời điểm. 

Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử dành cho siêu thị cần phải đảm bảo tính chính xác cao trong mệnh giá hóa đơn, số hóa đơn đã xuất. 

Có nhiều chi nhánh, nhiều người dùng mỗi chi nhánh thao tác đồng thời phần mềm hóa đơn điện tử. Có thể phân quyền theo vai trò khác nhau (vd: Kế toán viên, Kế toán trưởng, Giám đốc).

Những người dùng có thể xuất hóa đơn và ký số trên cùng một hoặc nhiều mẫu số/ký hiệu hóa đơn.

Bên cạnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử dành cho chuỗi siêu thị cần hỗ trợ khả năng tích hợp cùng phần mềm CRM (Quản trị quan hệ khách hàng , ERP (hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp), vận chuyển,…để đảm bảo tính nhất quán trong hoạt động kinh doanh. 

Do vậy, các doanh nghiệp kinh doanh mảng siêu thị cần phải tìm hiểu và lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng được các yêu cầu trên để đảm bảo hoạt động kinh doanh của siêu thị luôn được tốt nhất.

Lợi ích của HĐĐT dành cho hoạt động kinh doanh siêu thị

Hóa đơn điện tử cho phép tích hợp sâu vào hệ thống CRM (Quản trị quan hệ khách hàng , ERP (hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp) của doanh nghiệp nhằm tự động hóa quá trình xuất hóa đơn, hạn chế sai sót, thất thoát hóa đơn cũng như tiết kiệm tối đa chi phí. Điều này đáp ứng nhu cầu và những đòi hỏi thực tiễn của thị trường, đặc biệt là trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghệ đang bùng nổ như hiện nay.

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử còn gián tiếp giúp các cửa hàng trong chuỗi bán lẻ kết nối với nhà cung ứng. Phần mềm hóa đơn điện tử khi được tích hợp với hệ thống CRM/ERP cho phép cửa hàng bán lẻ tự động hóa bước đối chiếu đơn đặt hàng, danh mục hàng vận chuyển đến kho và hóa đơn của nhà cung ứng gửi sang. Ngay khi nhận được danh sách hàng hóa được và hóa đơn, hệ thống tích hợp sẽ tiến hành đối chiếu 3 luồng để đảm bảo sự đồng nhất thông tin. Nếu không phát hiện sai sót thì cửa hàng sẽ tiến hành thanh toán.

Một trong những lợi ích không thể bỏ qua của hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp kinh doanh mảng siêu thị đó là giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà.

CyberBill – Phần mềm hóa đơn điện tử toàn diện cho siêu thị

CyberBill là phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng những yêu cầu khắt khe của các doanh nghiệp kinh doanh mảng siêu thị. Sở hữu công nghệ phần mềm tiên tiến CyberBill hứa hẹn sẽ hỗ trợ tối ưu cho công việc kinh doanh, quản lý siêu thị một cách chính xác, nhanh chóng và ổn định.

CyberBill có kiến trúc multi-tenant dễ dàng quản trị cây tổ chức của doanh nghiệp (thêm/sửa/xóa chi nhánh, người dùng) bằng webadmin.

CyberBill cung cấp đầy đủ các đầu hàm webservice và có thể tùy biến linh hoạt tích hợp với các phần mềm nghiệp vụ.

Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill cho phép xuất một lương lớn hóa đơn trong cùng 1 thời điểm với nhiều khách hàng khác nhau, sau đó tổng hợp dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác về máy chủ, giúp việc quản lý được dễ dàng, thuận tiện, phát hiện sai sót một cách nhanh chóng, chính xác.

Đặc biệt, CyberBill sở hữu đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, sẵn sàng hỗ trợ 24/7 trong quá trình triển khai, sử dụng hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp.

Tin liên quan