Hóa đơn điện tử – Yếu tố quan trọng để thực hiện mục tiêu “số hóa vận chuyển đường sắt”

Việc chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là yêu cầu tất yếu của một hệ thống thương mại điện tử hiện đại, minh bạch, giúp giải quyết mọi vấn đề bất cập liên quan đến hóa đơn cho các lĩnh vực, trong đó có ngành vận tải đường sắt. Đặc biệt, với quyết tâm “số hóa vận chuyển đường sắt” thì việc áp dụng hóa đơn điện tử đường sắt chính là yếu tố thúc đẩy hoàn thành mục tiêu này của ngành đường sắt.

Đặc thù trong việc sử dụng hóa đơn của ngành vận tải đường sắt

Vận tải đường sắt là một trong những ngành đặc thù khi di chuyển hoàn toàn trên đường ray. Mặc dù vận tải hàng không, đường biển, đường bộ ngày càng phát triển, tuy nhiên vận tải đường sắt vẫn là sự lựa chọn lý tưởng cho vận chuyển hàng hóa, hành khách.

Kinh doanh dựa trên nhu cầu dịch chuyển của con người, chính vì vậy, ngành vận tải đường sắt là một trong những ngành vận tải có số lượng hóa đơn xuất ra rất nhiều, đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh, chính xác.

Đặc thù của ngành vận tải đường sắt chính là bán vé theo một giá cố định cho từng chặng và được chia thành rất nhiều loại như: loại vé ngồi mềm điều hòa, loại vé không điều hòa, vé khoang 4 – 6 người điều hòa, loại vé VIP khoang 4 giường ốp gỗ, loại vé VIP khoang 2 giường… Do vậy một lượng vé khổng lồ sẽ được bán trong một ngày với đa dạng các chặng đi và giá thành khác nhau.

Do có nhiều chặng đi từ một ga xuất phát nên đòi hỏi các nhân viên đường sắt phải làm việc hết công suất, đảm bảo bán đúng vé cho nhu cầu di chuyển, vận chuyển hàng hóa của khách hàng.  Việc tìm đúng loại vé theo phương thức thủ công và bán cho khách hàng, phân loại vé theo chặng, vé theo loại khiến các nhân viên ga tàu thường vô cùng mệt mỏi, áp lực.

>> Hóa đơn điện tử đối với ngành bán lẻ xăng dầu

>> Hóa đơn điện tử – Giải pháp tối ưu và cấp thiết cho các đơn vị bệnh viện

Chính bởi lượng vé nhiều, nên hiện nay, vé tàu đường sắt đã được in ngay tại nhà ga thay vì in tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam như trước đây và hoàn toàn có thể bán trước. Tuy nhiên, vì vé tàu hiện nay vẫn đang mang 2 chức năng vừa là hóa đơn vừa là giấy lên tàu, nên khách hàng mua vé tàu điện tử vận phải ra ga lấy vé. Điều này gây ra rất nhiều điểm hạn chế, bất tiện cho hành khách và chính đơn vị vận tải đường sắt.

Để có thể khắc phục được những hạn chế trên, giải phóng nguồn nhân lực, giảm tải áp lực công việc cho những nhân viên ngành vận tải đường sắt và đồng thời thu hút thêm nhiều khách hàng lựa chọn hình thức vận chuyển này thì đòi hỏi ngành vận tải đường sắt phải thay đổi, phải số hóa. Chính vì vậy, việc áp dụng hóa đơn điện tử cho hoạt động của ngành vận tải đường sắt là điều hết sức cần thiết, đáp ứng xu hướng phát triển tất yếu của thời đại.

Hóa đơn điện tử – Thực hiện mục tiêu “số hóa vận chuyển đường sắt”

Việc triển khai áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử cho ngành đường sắt sẽ giúp giải quyết toàn bộ những bất cập khi sử dụng hóa đơn giấy (vé tàu), giúp các nhân viên đường sắt, cơ quan quản lý có thể dễ dàng lưu trữ hóa đơn, tìm kiếm thông tin khách hàng, số vé, hạn chế tối việc nhầm lẫn thông tin hoặc số liệu.

Bên cạnh đó, so với việc lưu trữ hóa đơn giấy, thì việc lưu trữ hóa đơn điện tử cũng trở nên đơn giản hơn rất nhiều, tránh tình trạng hỏng hóc, cháy, mất, thất lạc hóa đơn. Không những vậy, việc sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy sẽ giúp ngành vận tải đường sắt tiết kiệm đường lượng lớn chi phí cho việc in ấn hóa đơn (vé tàu).

Nếu trước đây, vé tàu phải mang hai chức năng vừa là hóa đơn vừa là giấy lên tàu, thì khi áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử thì khách hàng đặt vé tàu qua mạng và thanh toán xong chỉ mang mã đặt chỗ ra ga là có thể lên tàu.

Đặc biệt, đối với khách hàng đăng ký vé tàu chỉ cần cung cấp họ tên, số chứng minh thư/thẻ căn cước hoặc số điện thoại là đã có thể dễ dàng đặt vé và vé điện tử sẽ được chuyển nhanh chóng đến cho khách hàng thông qua tin nhắn điện thoại, email… Khi khách hàng đến ga tàu cũng chỉ cần khai báo số điện thoại, họ tên hoặc số chứng minh thư/thẻ căn cước để nhân viên ga tàu check xác minh thông tin là đã có thể lên tàu.

Như vậy có thể thấy, việc triển khai áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử cho ngành vận tải đường sắt là điều vô cùng cần thiết, là yếu tố quan trọng để thực hiện mục tiêu “số hóa vận chuyển đường sắt”, mang đến những dịch vụ tốt nhất làm hài lòng khách hàng, đáp ứng những đòi hỏi, nhu cầu thực tiễn của thời đại.

Hiểu được những đặc thù trong việc sử dụng hóa đơn của ngành vận tải đường sắt, cũng như những khó khăn, bất cập mà ngành vận tải đường sắt đang gặp phải, phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill luôn sẵn sàng trở thành đối tác chiến lược, giúp ngành vận tải đường sắt tháo gỡ những khó khăn, bất cập trên. CyberBill là sản phẩm phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty Cổ phần CyberLotus, một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp công nghệ số & dịch vụ công trực tuyến cho các tổ chức, doanh nghiệp.

Với sự hợp tác cùng những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực Giao thông & Vận tải, cùng với đó là nền tảng công nghệ ưu việt đã cho ra đời phiên bản phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill sở hữu những tính năng đáp ứng đòi hỏi, yêu cầu công việc thực tế phát sinh của ngành vận tải đường sắt. Cùng với đó là dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, tận tình, chu đáo, hỗ trợ khách hàng 24/7 mang đến trải nghiệm tốt nhất cho quý khách hàng.

Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill

• VPGD: Tầng 4, tòa nhà T608B, Tôn Quang Phiệt, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội
• Hotline: 1900 2038
• Website: https://cyberbill.vn/
• Email: kinhdoanh@cyberlotus.com