Hóa đơn điện tử tiền điện – “Mắt xích” không thể thiếu trong việc chuyển đổi số của ngành điện

Với cuộc cách mạng chuyển đổi số, trong đó có việc chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đang bùng nổ và diễn ra mạnh mẽ trong các ngành nghề kinh doanh như hiện nay, ngành điện lực cũng không thể đứng ngoài cuộc.

Đặc thù của ngành điện luôn phải xử lý số lượng hóa đơn tiền điện ngành điện khổng lồ, mất nhiều thời gian, công sức trong các khâu có liên quan. Việc gửi hóa đơn – thu tiền cho khách hàng còn nhiều bất cập thì việc ứng dụng hóa đơn điện tử tiền điện vào ngành điện lực chính là xu thế tất yếu.

>> HĐĐT – Phương thức quản lý thông minh cho nhà hàng

1. Hóa đơn điện tử tiền điện và thực trạng của ngành điện lực trước đây

Có thể khẳng định, ngành điện là ngành có công tác viết hóa đơn, giao hóa đơn cho khách hàng phức tạp và mất nhiều thời gian, nguồn nhân lực hơn hẳn các ngành nghề khác. Mỗi tháng, ngành điện lực phải phát hành hàng triệu hóa đơn cho khách hàng. Khi sử dụng hóa đơn giấy đồng nghĩa với việc ngành điện phải gửi chuyển phát hóa đơn hàng tháng cho khách hàng hoặc cử nhân viên đến từng địa chỉ cụ thể của từng khách hàng để đưa hóa đơn và thu tiền trực tiếp.

Như vậy, mỗi tháng, ngành điện lực vừa mất một khoản chi phí lớn cho việc in ấn hóa đơn vừa phải trả một khoản lương cố định cho các nhân viên thu tiền điện tại các tỉnh, thành phố, phường xã…

>> Áp dụng HĐĐT đối với Taxi truyền thống – Đáp ứng nhu cầu phát triển thực tiễn của xã hội

Công tác viết hóa đơn giấy, gửi hóa đơn giấy đến từng khách hàng với số lượng lớn còn gây ra tình trạng thất lạc hóa đơn, hóa đơn không đến được tay khách hàng kéo theo hàng loạt các hệ lụy khác như: đóng tiền điện muộn, bị cắt điện (vì vi phạm thời hạn thanh toán), nếu lỡ thời gian thanh toán thì khách hàng sẽ phải đến trực tiếp đơn vị thu tiền điện để nộp bổ sung.

Chưa kể, vì số lượng hóa đơn tiền điện quá lớn, nên việc viết sai số điện năng đã sử dụng, số tiền vẫn thường xuyên xảy ra, làm mất uy tín của ngành điện lực và gây bức xúc trong nhân dân.

Thêm vào đó, do các khâu thực hiện đều thủ công nên kẻ xấu có thể dễ dàng lợi dụng sơ hở để trục lợi như giả mạo nhân viên thu tiền điện đến tận địa chỉ nhà của từng khách hàng và thu tiền điện của người dân.

Việc thống kê dữ liệu hóa đơn thu tiền điện cũng là bài toán nan giải, khiến ngành điện đau đầu.

Có thể thấy, đã đến lúc ngành điện phải thay đổi phương thức làm việc, chuyển đổi số bằng giải pháp hóa đơn điện tử chính là yếu tố then chốt tháo gỡ những khó khăn và lấp đầy những lỗ hổng còn tồn đọng trong khâu hóa đơn của ngành điện lực.

2. Hóa đơn điện tử tiền điện – Giải pháp thay đổi cách thức, phương thức làm việc của ngành điện

Hóa đơn điện tử tiền điện được xem là “mắt xích” không thể thiếu trong việc chuyển đổi số của ngành điện. Hình thức hóa đơn điện tử giúp ngành điện lực khắc phục được những nhược điểm, hạn chế của hóa đơn giấy như: tốn thời gian, nguồn nhân lực, chi phí in ấn hóa đơn, không kiểm soát được số liệu công nợ chính xác hàng ngày của các bộ phận thu tiền điện.

Hóa đơn ngành điện

Quá trình gửi hóa đơn điện tử đến khách hàng cũng trở nên vô cùng đơn giản, chỉ qua vài thao tác cơ bản trên máy tính. Người nhận hóa đơn cũng có thể dễ dàng nhận hóa đơn thông qua tin nhắn điện thoại, zalo, email,… Phương thức gửi qua đường truyền dữ liệu điện tử này giúp hạn chế tối đa tình trạng thất lạc, mất, cháy, hỏng hóa đơn; đảm bảo quá trình thanh toán tiền điện không bị gián đoạn.

Mỗi khách hàng đều có thể tra cứu, đối chiếu thông tin tiền điện hàng tháng qua cổng thông tin chỉ với vài thao tác đơn giản.

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp công tác quản lý hóa đơn của ngành điện đơn giản, dễ dàng hơn, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý thông tin khách hàng bằng công cụ điện tử. Mọi thao tác quản lý, lưu trữ, tìm kiếm thông tin khách hàng, lịch sử sử dụng, truy xuất số liệu, báo cáo… cũng trở nên đơn giản, hạn chế tối đa các sai sót. Quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử cũng không hề phức tạp và tốn nhiều chi phí như hóa đơn giấy.

3. CyberBill – Đáp ứng các yêu cầu đặc thù của ngành điện

Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill được phát triển bởi Công ty Cổ phần CyberLotus – Tổ chức TVAN là và một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp công nghệ số & dịch vụ công trực tuyến cho các tổ chức, doanh nghiệp.

CyberBill tích hợp với phần mềm quản lý bán hàng CyberTNM và máy PoS di động cầm tay cho phép các doanh nghiệp, hợp tác xã điện lực dễ dàng quản lý tập khách hàng, quản lý bảng giá bán điện bậc thang; có thể qua xuất hàng loạt hóa đơn cho nhiều hành khách cùng một lúc; hỗ trợ nhân viên thu ngân in phiếu thu bằng máy PoS kết hợp dùng để ghi và chốt số công tơ điện; kết xuất các báo cáo thống kê đảm bảo nhanh chóng, chính xác; tra cứu nhanh thông tin, tiết kiệm thời gian, phù hợp với nhu cầu thực tiễn của ngành điện lực.

Giải pháp CyberBill & CyberTNM còn được ứng dụng cho các dịch vụ công ích khác như quản lý và xuất hóa đơn tiền phí vệ sinh môi trường, nước sạch, tiền điện công cộng.