Hóa đơn điện tử xăng dầu và những đặc thù của ngành xăng dầu

Xăng dầu là một trong những lĩnh vực cần phải triển khai sử dụng hóa đơn điện tử sớm theo quy định của pháp luật. Hóa đơn điện tử xăng dầu mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như: Tiết kiệm chi phí, rút ngọn thủ tục hành chính, giải phóng nguồn nhân lực…

Bên cạnh đó, việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử đối với ngành bán lẻ xăng dầu là vô cùng cần thiết, giúp tháo gỡ khó khăn trong công tác quản lý, làm việc của các cơ quan, cán bộ, nhân viên ngành bán lẻ xăng dầu; mang lại nhiều lợi ích thiết thực đối với doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu; đồng thời, hóa đơn điện tử giúp chống thất thu thuế, đáp ứng nhu cầu phát triển của văn minh thương mại thế giới.

1. Những đặc thù của ngành bán lẻ xăng dầu

“Xăng dầu” là mặt hàng có ảnh hưởng rất lớn đến phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng. Xăng dầu là mặt hàng được Nhà nước quản lý nguồn nhập khẩu, điều phối giá và dự trữ chiến lược. Ngoài các cửa hàng trực thuộc các doanh nghiệp đầu mối nhập khẩu xăng dầu, còn có hàng ngàn cửa hàng bán lẻ xăng dầu thuộc các thành phần kinh tế khác.

Bán lẻ xăng dầu là một hoạt động thương mại, nhưng có những đặc điểm khác biệt so với các hoạt động thương mại khác như: Dễ cháy nổ; là mặt hàng kinh doanh có điều kiện; tuyến đường và mật độ xe lưu thông; mật độ cửa hàng, công nghệ bán hàng, quy mô diện tích của các cửa hàng xăng dầu trên mỗi địa bàn cung ứng có ảnh hưởng lớn đến chất lượng phục vụ khách hàng (mức độ thuận tiện, nhanh chóng)…

1.1 Đặc thù của ngành bán lẻ xăng dầu hiện nay

– Mỗi cửa hàng xăng dầu thường có từ 6 đến 8 cột bơm dùng để bán xăng RON 95, E5 RON 92, dầu DO 0,05S; DO 0,001S , dầu hỏa.

– Thông tin về xăng, dầu được bơm cho phương tiện giao thông của mỗi khách hàng được thể hiện trên cột bơm (Số lượng, đơn giá, thành tiền). Mỗi lần bơm xăng dầu, các thông tin đó đều được chuyển về số 0 để khách hàng có thể kiểm tra.

– Giá xăng dầu thường xuyên thay đổi (tăng hoặc giảm) theo chu kỳ 15 ngày/ lần. Giá bán lẻ xăng dầu khác nhau giữa khu vực I (19 tỉnh, thành phố) và khu vực II (44 tỉnh) .

– Mặc dù có thể truy cập mạng internet để xem thông tin về hóa đơn nhưng khách hàng mua xăng dầu không thể thực hiện tại cửa hàng vi lý do phòng chống cháy nổ.

Ngoài ra có thể thấy quy trình lấy hóa đơn ở địa điểm mua bán xăng dầu hiện nay rất phức tạp và thủ công. Vì vậy, đã xảy ra tình trạng ai cần hóa đơn thì viết, không thì thôi. Đây chính là sự gian lận trong việc hợp thức hóa hóa đơn lĩnh vực xăng dầu. Theo đó, nhiều cửa hàng xăng dầu có thể gom số lượng xăng, dầu bán ra của những người mua mà không cần hóa đơn để bán lại cho những người cần hóa đơn dù họ không thực hiện giao dịch mua bán.

Với khách hàng của các cửa hàng bán lẻ xăng dầu, đại đa số khách hàng sử dụng xe máy, mỗi lần mua xăng hết 40.000-50.000 đồng mà phải chờ đợi nhân viên bán xăng viết hóa đơn mất rất nhiều thời gian. Hơn nữa, việc sử dụng hóa đơn giấy sẽ làm tăng chi phí nhân công của doanh nghiệp, tăng giá bán lẻ xăng dầu. Chính vì vậy, giải pháp cho ngành bán lẻ xăng dầu hiện nay chính là hóa đơn điện tử.

Nhà Nước đã có những quy định rất cụ thể về việc hóa đơn điện tử đối với hoạt động bán lẻ xăng dầu, tạo hành lang pháp lý vững chắc, giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng áp dụng triển khai thực hiện.

Doanh nghiệp có thể xem thêm: Hóa đơn điện tử – Giải pháp tối ưu và cấp thiết cho các đơn vị bệnh viện

2. Quy định về hóa đơn điện tử đối với hoạt động bán lẻ xăng dầu

Cũng như mọi hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khác, việc bán buôn, bán lẻ xăng dầu cũng phải thực hiện quy định về sử dụng hóa đơn. Trước đây, khi sử dụng hóa đơn giấy, nhiều cửa hàng xăng dầu có thể gom số lượng xăng, dầu của những người mua không cần hóa đơn để bán, cấp lại hóa đơn cho những người cần, dù họ không thực hiện giao dịch mua bán với cửa hàng.

Một hai năm trở lại đây, một số doanh nghiệp xăng dầu đã áp dụng hóa đơn điện tử cho các cửa hàng của mình trên toàn quốc: Tổng công ty Dầu Việt Nam (PV Oil), Tập đoàn xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) … Thời điểm đó, quy định về hóa đơn điện tử chưa thật rõ ràng, cụ thể nên các doanh nghiệp cũng khá vất vả khi áp dụng.

Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã được chi tiết cho cả hình thức bán lẻ xăng dầu. Hóa đơn điện tử dành cho trường hợp bán lẻ xăng dầu được tối giản các chỉ tiêu để thuận lợi cho việc kinh doanh do đặc điểm: Hầu hết hoạt động bán hàng diễn ra thường xuyên, liên tục, với lượng hàng hóa và giá trị hàng hóa không lớn. Nhu cầu lấy hóa đơn của khách hàng là người tiêu dùng cuối cùng hầu như không có.

“Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh theo quy định và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.” (Điểm c, Khoản 3, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC).

Với quy định này, mỗi lần bơm xăng dầu cho khách hàng là một lần hóa đơn điện tử được lập. Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử mua xăng dầu của mình qua các thiết bị điện tử (máy tính PC, điện thoại, ipad…) hoặc xem trên cổng thông tin điện tử của doanh nghiệp xăng dầu liên quan.

Mặc dù số lượng hóa đơn điện tử của các cửa hàng bán lẻ xăng dầu (nhất là ở thành thị, ở các đầu mối giao thông) là rất lớn nhưng việc kết chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế lại được thực hiện định kỳ theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng.

Đối với trường hợp bán xăng dầu đến người tiêu dùng là cá nhân không kinh doanh thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán hàng cho người tiêu dùng là cá nhân không kinh doanh trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.

3. Lợi ích to lớn khi triển khai áp dụng hóa đơn điện tử trong lĩnh vực bán lẻ xăng dầu

Hóa đơn điện tử là giải pháp hiệu quả để quản lý hoạt động kinh doanh của ngành xăng dầu. Hạn chế tình trạng mua bán xăng dầu lậu, xăng dầu giả, kém chất lượng và ngăn chặn hiệu quả việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Hóa đơn điện tử trong bán lẻ xăng dầu sẽ góp phần minh bạch hóa hoạt động kinh doanh, từ đó chống thất thu thuế cho Nhà nước.

Thực tiễn áp dụng hóa đơn điện tử trong ngành xăng dầu của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam Petrolimex cho thấy, hóa đơn điện tử đã mang đến những thuận lợi, lợi ích to lớn, khắc phục được những khó khăn, nhược điểm của hóa đơn giấy.

Áp dụng triển khai hóa đơn điện tử trong lĩnh vực bán lẻ xăng dầu giúp doanh nghiệp: tiết giảm chi phí in ấn hóa đơn, đảm bảo an toàn lưu trữ thông tin, khắc phục tình trạng mất hóa đơn trong quá trình vận chuyển, lưu trữ, giảm chi phí lao động…

Bên cạnh đó, khi áp dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp cho việc kiểm tra – lưu trữ hóa đơn trở nên đơn giản hơn rất nhiều, chỉ cần vài thao tác cơ bản là có thể kiểm tra ngay trên website.

Khi triển khai HĐĐT, cả cơ quan quản lý thuế, DN đều có thể truy cập nhanh chóng vào Cổng thông tin xăng dầu của DN để tra cứu tất cả thông tin mua vào, bán ra, giúp cả hai phía thuận tiện trong việc kiểm soát, đối chiếu số liệu.

Hóa đơn điện tử cũng góp phần minh bạch hóa hoạt động kinh doanh, ngăn chặn tình trạng buôn bán xăng dầu lậu, không rõ nguồn gốc trên thị trường, từ đó chống thất thu thuế cho Nhà nước.

Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn thực sự cần thiết đối với các hoạt động kinh doanh của siêu thị, bạn đọc có thể tìm hiểu rõ hơn trong bài viết: Hóa đơn điện tử – Công cụ thiết yếu trong hoạt động kinh doanh của siêu thị

4. Giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill đối với bán lẻ xăng dầu

CyberBill là phần mềm hóa đơn điện tử được đầu tư phát triển bởi Công ty Cổ phần CyberLotus, một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp công nghệ số & dịch vụ công trực tuyến cho các tổ chức, doanh nghiệp. Hiểu được những đặc thù trong lĩnh vực bán lẻ xăng dầu, CyberBill đã phát triển phần mềm hóa đơn điện tử với những tính năng thích hợp với mảng ngành này.

Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill sẽ được gắn với từng cột bơm xăng dầu và đảm bảo mỗi lần bơm xăng dầu là một lần lập hóa đơn. Phần mềm tự động tổng hợp số liệu từng mặt hàng xăng dầu đã bán trong ngày để kê khai trong bảng tổng hợp dữ liệu.

Dữ liệu bán xăng dầu được truyền thẳng về cơ quan thuế để quản lý, giám sát (coi mỗi cột bán xăng dầu là một máy tính tiền có kết chuyển dữ liệu với cơ quan thuế). Cá nhân không kinh doanh có thể lấy được thông tin về hóa đơn khi thực hiện mua bán xăng dầu (nhưng không thể thực hiện tại các cột bơm xăng dầu).  Đồng thời, dữ liệu bán xăng dầu được chuyển về cơ quan thuế để quản lý, giám sát.

CyberBill có thể xuất một lượng lớn hóa đơn điện tử trong thời gian ngắn, chính xác, hệ thống hoạt động ổn định đáp ứng nhu cầu công việc thực tiễn tại các cửa hàng bán lẻ xăng dầu hiện nay.

Bên cạnh đó, CyberBill tích hợp sẵn với hệ thống chữ ký số tập trung CyberHSM, cho phép nhiều người sử dụng chung 1 hoặc nhiều chứng thư số của doanh nghiệp để ký số HĐĐT. Không cần dùng USB token, có thể ký trên thiết bị di động.

Đặc biệt, với sự hỗ trợ của đội ngũ chuyên viên tư vấn có trình độ chuyên môn cao, am hiểu về đặc thù của ngành bán lẻ xăng dầu. Chúng tôi tự tin mang đến cho quý khách hàng sản phẩm phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill thuận tiện, dễ dùng, an toàn và bảo mật.

Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill

• VPGD: Tầng 4, tòa nhà T608B, Tôn Quang Phiệt, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội
• Hotline: 1900 2038
• Website: https://cyberbill.vn/
• Email: kinhdoanh@cyberlotus.com