Hóa đơn giấy do Cơ quan Thuế đặt in và những điều cần biết

Ngày 19/10/2020, chính phủ đã ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Trong nghị định này đã nêu rõ các đối tượng dùng hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in cũng như hướng dẫn xử lý những trường hợp phát sinh trong quá trình sử dụng. Theo đó, bài viết sau đây sẽ chỉ ra một số quy định về quản lý, sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in theo nghị định 123/2020/NĐ-CP mới nhất hiện nay mà kế toán cần hết sức lưu ý.

1. Các đối tượng sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in

Theo điều 23, nghị định 123/2020/NĐ-CP: Cơ quan thuế sẽ đặt in hóa đơn giấy và bán cho các đối tượng sau đây:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sau đây trong trường hợp không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế:
  • Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hội, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn (thực hiện theo Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư ban hành kèm theo Nghị định 118/2015/NĐ-CP ngày 12/11/2015 và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế nếu có).
  • Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW gửi bộ Tài Chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.

Lưu ý: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng, đồng thời cơ quan thuế có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử. Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (nếu đủ điều kiện) theo quy định.

• Trong thời gian hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cấp mã hóa đơn điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố; theo quy định tại nghị định 123/2020/NĐ-CP: cơ quan thuế có giải pháp bán hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh liên quan.

2. Xử lý các sai sót liên quan đến hóa đơn giấy do Cơ quan thuế đặt in

Theo điều 26, nghị định 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp sai sót liên quan đến hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in sẽ xử lý theo từng trường hợp như sau:

• Hóa đơn đã lập có sai sót nhưng chưa giao cho người mua: Trường hợp này bên bán tiến hành gạch chéo liên và lưu giữ số hóa đơn đã lập có sai sót.

• Hóa đơn đã lập nhưng chỉ sai về họ tên, địa chỉ người mua, các thông tin khác như mã số thuế, hàng hóa.v.v.. không sai: bên bán và bên mua lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

• Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc đã lập và giao cho người mua nhưng cả hai bên đều chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện ra sai sót phải hủy bỏ, hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai, thể hiện rõ lý do thu hồi hóa đơn. Bên bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập hóa đơn mới theo quy định.

• Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ, các bên liên quan đã kê khai thuế: Nếu có sai sót thì bên bán tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh. Trên hóa đơn phải ghi rõ điều chỉnh (tăng/giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

>> Thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất

Trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc hai bên lập biên bản ghi rõ sai sót trước khi bên bán lập hóa đơn điều chỉnh thì các bên liên quan tiến hành lập biên bản ghi rõ sai sót sau đó bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

3. Xử lý hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in trong trường hợp không tiếp tục sử dụng

Theo điều 25 nghị định 123/2020/NĐ-CP, xử lý hóa đơn mua của cơ quan thuế trong trường hợp không sử dụng nữa như sau:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp nhận ngưng sử dụng Mã số thuế phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn chưa sử dụng.

• Cơ quan thuế quản lý trực tiếp có thông báo việc hết giá trị sử dụng của các hóa đơn chưa lập mà doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không còn kinh doanh tại địa điểm đã đăng ký hoặc tự ý ngừng kinh doanh đang sử dụng.

• Đối với trường hợp là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì phải tiến hành tiêu hủy hóa đơn giấy đã mua từ cơ quan thuế trước khi  sử dụng hóa đơn điện tử.

>> Nghị định 123 năm 2020 về hoá đơn điện tử, những thay đổi so với NĐ 119

4. Có được tiêu hủy hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in?

Theo điều 27 nghị định 123/2020/NĐ-CP: Trong trường hợp hóa doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế thì phải thực hiện việc tiêu hủy hóa đơn. Thời hạn tiêu hủy chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế):  doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải tiến hành tiêu hủy hóa đơn. Thời hạn tiêu hủy chậm nhất là 10 ngày kể từ cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng. 

Như vậy, hoàn toàn có thể tiêu hủy hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in. Tuy nhiên trong trường hợp các hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không được tiêu hủy mà phải xử lý theo quy định của Pháp Luật.

5. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ

Trong điều 29, nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng đã quy định rõ ràng về việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như sau:

• Hàng quý, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải có dùng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, phải có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được nộp theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn theo mẫu số BC26/HĐG phụ lục IA ban hành theo nghị định 123/2020/NĐ-CP

Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn phải ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0), không cần phải lập bảng kê sử dụng trong kỳ.

Còn nếu kỳ trước đã sử dụng hết hóa đơn, đã báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước với số tồn bằng không (=0), trong kỳ không mua hóa đơn, không sử dụng hóa đơn thì sẽ không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.

• Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác với địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ với cơ quan thuế nơi chuyển đi.

Trên đây là những quy định về về quản lý, sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in theo nghị định 123/2020/NĐ-CP mới nhất hiện nay. Có thể thấy nghị định này không chỉ xác định rõ ràng đối tượng sử dụng hóa đơn mà còn hướng dẫn chi tiết cách xử lý các trường hợp phát sinh trong quá trình dùng hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in. Vì vậy, kế toán cần hết sức lưu ý các điều trên để có thể vận dụng trong tương lai.