Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai mới nhất 2021

Những sai sót trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên xử lý hóa đơn điện tử viết sai như thế nào thì không phải đơn vị, tổ chức nào cũng nắm rõ. Dưới đây là những thông tin cập nhật cho kế toán có thể áp dụng và điều chỉnh đúng quy định.

Trong các hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, quy định “Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót thì: Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh” là hướng dẫn mới nhất của Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Nếu không tính đến thời gian tiến hành thí điểm tại Hà Nội, TP HCM và Đà Nẵng thì hóa đơn điện tử sẽ chính thức được triển khai từ ngày 01/11/2020 theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Tuy nhiên, giữa tháng 10/2020, Chính phủ ban hành tiếp Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, nới dài thời hạn triển khai hóa đơn điện tử trên diện rộng tới ngày 01/7/2022.

Theo đó, hóa đơn giấy (tự in, đặt in) theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP vẫn tiếp tục được sử dụng song song với hóa đơn điện tử tới hết ngày 31/6/2022. Sau thời điểm này, hóa đơn giấy chỉ còn duy nhất loại hóa đơn do cơ quan Thuế in ấn, phát hành theo từng địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương).

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, việc lập hóa đơn, gửi hóa đơn có thể có sai sót từ người bán hoặc người mua. Vì vậy, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC đã đề cập tới những sai sót có thể gặp phải và cách xử lý các sai sót đó.

Mục lục

1. Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử viết sai

Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, phải cấp lại mã của cơ quan Thuế hoặc có sai sót cần điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán có thể thông báo điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo sẽ thực hiện theo hình thức đã xử lý sai sót lần đầu.

– Trường hợp lập hóa đơn thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó phát sinh việc hủy/chấm dứt cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan Thuế.

– Trường hợp hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;

– Nếu nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót: Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai được đề cập tại ghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC

2. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai khi: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế

2.1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua

Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần gửi thông báo cho cơ quan Thuế (mẫu 04/SS-HĐĐT) để hủy hóa đơn có mã bị sai sót, lập hóa đơn mới để thay thế, gửi cơ quan Thuế để được cấp mã. Cơ quan Thuế hủy hóa đơn điện tử có sai sót đã lưu trên hệ thống.

2.2. Hóa đơn điện tử có mã đã gửi cho người mua mới phát hiện sai sót

2.2.1. Hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót: thông báo cho người mua; không phải lập lại hóa đơn. Người bán thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu số 04/SS-HĐĐT).

2.2.2. Hóa đơn đã lập có sai sót về mã số thuế; về số tiền ghi trên hóa đơn, về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa thì có thể lựa chọn một trong hai cách sau:

– Cách 1: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót:

Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (nếu trước đó hai bên có thỏa thuận). Hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

– Cách 2: Người bán lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót:

Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (nếu trước đó hai bên có thỏa thuận). Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện từ đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Tùy từng trường hợp mà kế toán có thể xử lý đúng quy định

3. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai khi: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế:

Do hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế được người bán gửi trực tiếp (hoặc thông qua Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử) cho người mua nên xử lý sai sót hóa đơn điện tử như sau:

3.1. Hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót

Trong trường hợp này, cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai là thông báo cho người mua; không phải lập lại hóa đơn.

Nếu đã gửi dữ liệu hóa đơn có sai sót cho cơ quan Thuế thì người bán thông báo với cơ quan Thuế về hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu số 04/SS-HĐĐT).

3.2. Hóa đơn đã lập có sai sót về mã số thuế; về số tiền ghi trên hóa đơn, về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa thì có thể lựa chọn một trong hai cách sau:

– Cách 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót:

– Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót:

Trên đây là những hướng dẫn xử lý hóa đơn viết sai mà kế toán doanh nghiệp cần nắm rõ để có những điều chỉnh nghiệp vụ kịp thời. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy để lại thông tin hoặc liên hệ hotline 19002038 để được chúng tôi hỗ trợ nhanh nhất.

Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill

VPGD: Tầng 4, tòa nhà T608B, Tôn Quang Phiệt, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội
Hotline: 1900 2038
Website: https://cyberbill.vn/
Email: kinhdoanh@cyberlotus.com

Chia sẻ hữu ích, Tin tức