Hotline: 1900.2038
Trong quá trình sử dụng hoá đơn điện tử, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định, các bước thực hiện về điều chỉnh, thay thế, hủy hóa đơn điện tử, để đảm bảo việc sử dụng hóa đơn điện tử được diễn ra suôn sẻ, đúng theo quy định của pháp luật, không làm ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh của doanh nghiệp.
Để giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng xử lý những tình huống sai sót khi lập hóa đơn điện tử, trong bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục điều chỉnh hóa đơn, hủy hóa đơn, thay thế hóa đơn điện tử.
Mục lục
1. Trường hợp cần điều chỉnh, thay thế, hủy hóa đơn điện tử
Tùy vào từng trường hợp sai sót mà kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh, hủy bỏ, lập lại hóa đơn điện tử đã xuất. Các trường hợp cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa cung ứng dịch vụ, hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, thì sẽ xử lý như sau:
Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của 2 bên: bên bán và bên mua
Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định và gửi cho bên mua
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Người bán và người mua đã kê khai thuế thì bên bán cần xử lý như sau:
Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký điện tử của cả 2 bên ghi rõ sai sót
Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót
Trường hợp 3: Xử lý hóa đơn điện tử viết sai: sai thông tin khách hàng, nhưng đúng mã số thuế người mua, thì các bên lập biên bản điều chỉnh giấy/điện tử không phải lập hóa đơn điện tử.
Trường hợp 4: Sai thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn mà hóa đơn đã lập, gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế thì tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh.
>> Hướng dẫn tra cứu, in hóa đơn điện tử CyberBill
2. Thủ tục điều chỉnh hóa đơn điện tử
Khi gặp các trường hợp trên, kế toán cần thực hiện điều chỉnh hóa đơn, thủ tục điều chỉnh hóa đơn được thực hiện như sau:
- Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký đóng dấu của bên mua và bên bán)
- Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (trên hóa đơn điện tử điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, số tiền, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số … ký hiệu… ngày tháng năm”. Ký điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử điều chỉnh cho bên mua.
- Đối với hoá đơn đã lập, gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn, … thì thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế.
3. Thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế
Trong trường hợp không thể điều chỉnh hóa đơn điện tử, mà cần thực hiện lập hóa đơn điện tử thay thế, kế toán thực hiện những bước sau:
Lập biên bản thỏa thuận về việc lập hóa đơn thay thế (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế và trên hóa đơn điện tử mới phải ghi rõ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…ký hiệu … ngày tháng năm”. Ký điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử mới cho bên mua.
>> Mẫu biên bản điều chỉnh, sửa đổi, thu hồi hóa đơn điện tử
Trường hợp nếu phát hiện hóa đơn sai sót mà khách hàng yêu cầu hủy bỏ – lập lại hóa đơn thì thực hiện thủ tục hủy bỏ – lập lại hóa đơn.
4. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử – lập lại hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Khoản 1 Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì việc hủy bỏ hóa đơn điện tử chỉ diễn ra trong trường hợp: “Chỉ được hủy bỏ hoá đơn điện tử khi có sự đồng ý và xác nhận của cả hai bên tham gia giao dịch”. Việc xóa bỏ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận.
Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số… ký hiệu, gửi ngày tháng năm.
Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành – lập lại hóa đơn được thực hiện như sau:
Bước 1: Lập Biên bản hủy hóa đơn điện tử – lập lại hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
Bước 2: Thực hiện chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập.
Bước 3: Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).
>> Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử thật hay giả
5. Biên bản thu hồi hóa đơn có được áp dụng cho hóa đơn điện tử hay không?
Đối với hóa đơn giấy, trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai Thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
Tuy nhiên, căn cứ theo những quy định trên về việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót không hề thấy có quy định cụ thể về biên bản thu hồi hóa đơn đối với hóa đơn điện tử.
Căn cứ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 39/2014/TT-BTC thì không có mẫu mặc định và tên chính xác cho biên bản thoả thuận của hai bên khi thực hiện việc thu hồi, hủy bỏ hóa đơn. Do vậy, doanh nghiệp căn cứ vào Điều 9, Thông tư 32/2011/TT-BTC để lập biên bản thu hồi/biên bản huỷ hoá đơn có đầy đủ nội dung yêu cầu.
6. Điều chỉnh, hủy, thay thế hóa đơn thuận tiện với phần mềm HĐĐT CyberBill
CyberBill là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử được đông đảo doanh nghiệp sử dụng nhất hiện nay. CyberBill sở hữu nhiều tính năng nổi trội, ưu việt, đảm bảo sự an toàn, bảo mật, thuận tiện, giúp quý khách hàng có thể dễ dàng sử dụng, xử lý điều chỉnh, hủy, thay thế hóa đơn một cách nhanh chóng chỉ qua vài cú click chuột.
Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill
- VPGD: Tầng 4, tòa nhà T608B, Tôn Quang Phiệt, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội
- Hotline: 1900 2038
- Website: https://cyberbill.vn/
- Email: kinhdoanh@cyberlotus.com