Hướng dẫn lập hóa đơn thay thế trên CyberBill

Khi nào cần lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế theo quy định tại Thông tư 78, Nghị định 123?

Theo quy định tại Thông tư 78, đối với hóa đơn điện tử đã xuất, đã gửi Cơ quan Thuế và người mua, không căn cứ vào việc đã kê khai thuế hay chưa, khi phát hiện sai sót, người bán có thể điều chỉnh, lập hóa đơn thay thế.

Theo quy định tại điều 19, nghị định 123, đối với các hóa đơn đã gửi cơ quan Thuế, không phân biệt có mã hay không có mã:

– Nếu sai tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế hay nội dung nào khác: điều chỉnh nội dung sai sót, gửi thông báo cho cơ quan Thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA, nghị định 123, không cần lập lại hóa đơn mới.

– Nếu sai mã số thuế/sai thông tin số tiền/sai về thuế/ thuế suất hoặc sai thông tin về quy cách, chất lượng hàng hóa thì có thể:

  • Lập hóa đơn điều chỉnh
  • Lập hóa đơn thay thế

Sau đó: Nếu sử dụng hóa đơn có mã của CQT thì người bán cần gửi thông báo và hóa đơn mới cho Cơ quan Thuế để Cơ quan Thuế cấp mã mới cho hóa đơn điện tử. Sau đó gửi cho người mua. Nếu sử dụng hóa đơn không có mã của CQT thì gửi thẳng cho người mua.

Để thay thế hóa đơn trên phần mềm CyberBill, đơn vị cần thực hiện các bước sau:

Hướng dẫn lập hóa đơn thay thế trên phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill

Bước 1: Xác định Hóa đơn cần thay thế

Bước 2: Tích chọn mục … như hình [1]

Bước 3: Chọn Thay thế như hình [2]

lập hóa đơn thay thế

Bước 4: Đơn vị nhập lại thông tin của hóa đơn (nhập lại thông tin mới, chính xác).

lập hóa đơn thay thế

Bước 5: Làm biên bản thay thế hóa đơn 

  • Nếu đơn vị có sẵn biên bản riêng có thể ấn chọn file [3] và nhập số biên bản thay thế và ngày biên bản thay thế [5].
  • Nếu đơn vị chưa có sẵn biên bản chọn tạo mới [3] hệ thống sẽ xuất hiện biên bản thay thế. Đơn vị nhập thông tin biên bản. Sau khi hoàn tất ấn lưu biên bản [4] và nhập số biên bản thay thế và ngày biên bản thay thế [5].
lập hóa đơn thay thế
lập hóa đơn thay thế

Bước 6: Hệ thống sẽ lưu hóa đơn và hóa đơn nháp loại HĐ sẽ là Hóa đơn thay thế , đơn vị xem lại hóa đơn [6].

lập hóa đơn thay thế

Bước 7: Kiểm tra hóa đơn kỹ lại lần cuối (đơn vị có thể gửi cho đối tác để kiểm tra lại thông tin). Hóa đơn chắc chắn đúng đơn vị ấn   [7] để phát sinh hóa đơn thay thế.

Lưu ý: trên hóa đơn điều chỉnh sẽ có dòng Thay thế cho mẫu hóa đơn… , ký hiệu hóa đơn …., số hóa đơn … ngày lập ../…/… , thông tin này sẽ được phần mềm lấy theo dữ liệu của hóa đơn bị điều chỉnh.

lập hóa đơn thay thế

Bước 8: Sau khi Thay thế hóa đơn thành công, đơn vị trở lại giao diện Xử lý hóa đơn, lập thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Gửi thông báo cho cơ quan thuế 

Bước 1: Để gửi thông báo cho thuế đơn vị chọn như sau: 

  • Chọn Hóa đơn [14]
  • Chọn Thông báo sai sót [15]
  • Chọn Thông báo sai sót gửi TCT [16]
lập hóa đơn thay thế

Bước 2: Chọn Thêm mới [17]

lập hóa đơn thay thế

Bước 3: Phần thời gian từ đơn vị lấy từ ngày lập hóa đơn gốc đến ngày hiện tại, Chọn Lấy dữ liệu [18]

Bước 4: Hệ thống sẽ lấy dữ liệu hóa đơn cần tìm, đơn vị kiểm tra kỹ xem đúng số hóa đơn chưa, đúng phần tính chất thông báo chưa. Sau đó nhập Lý do.

Bước 5: Sau khi hoàn thiện đơn vị cắm chữ ký số ấn Lưu và gửi TCT  [19] nhập mã pin để gửi thông báo cho thuế.

lập hóa đơn thay thế

Hệ thống sẽ gửi tờ khai lên cơ quan Thuế, trạng thái sẽ là TCT đã tiếp nhận. Như vậy bạn đã hoàn thành phần gửi thông báo cho cơ quan Thuế. Bạn có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn như bình thường.

Cơ quan Thuế sẽ phản hồi sau khi tiếp nhận và xem xét lý do.

lập hóa đơn thay thế

Trên đây là hướng dẫn lập hóa đơn thay thế trên phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill.

Nếu có thắc mắc hoặc khó khăn nào trong quá trình sử dụng, vui lòng liên hệ tổng đài 19002038 nhánh 1 để được chúng tôi hỗ trợ kịp thời nhất.

Trân trọng cảm ơn quý khách đã sử dụng dịch vụ CyberBill!

Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill

  • VPGD: Tầng 4, tòa nhà T608B, Tôn Quang Phiệt, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội
  • Hotline: 1900 2038
  • Websitehttps://cyberbill.vn/
  • Email: kinhdoanh@cyberlotus.com