Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu

10/10/2019

Để có thể sử dụng được hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tạo thông báo phát hành hóa và gửi lên cơ quan Thuế. Vậy, cần phải thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu như thế nào? Doanh nghiệp cần những lưu ý gì để phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử?

Trước đây: Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi Doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành.

Theo khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định:

“Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

>> 7 lưu ý khi nộp thuế điện tử năm 2019

>> Tổng hợp lưu ý và lỗi thường gặp khi nộp báo cáo thuế điện tử

Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.”

Sau 02 ngày gửi thông báo phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng. Tổ chức kinh doanh bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn.

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn

Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

  • Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
  • Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Thông báo phát hành hóa đơn
  • Hoá đơn mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp): Là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.
Mẫu hóa đơn GTGT 5

Cách nộp thông báo phát hành hóa đơn – Hóa đơn mẫu qua mạng

Trước khi nộp thông báo phát hành hóa đơn – hóa đơn mẫu qua mạng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

  •  Chữ ký số (Token)
  • Thông báo phát hành hóa đơn bản mềm (file XML)
  • Hóa đơn mẫu và quyết định được sử dụng hóa đơn SCAN đính kèm vào file Word

Bước 1: Làm thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm HTKK

  • Đăng nhập vào phần mềm HTKK -> “Hóa đơn” -> “Thông báo phát hành hóa đơn” (TB01/AC)
  • Nhập các thông tin bắt buộc vào thông báo phát hành -> Sau khi nhập xong chọn: “Kết xuất XML”.

Bước 2: Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng:

  • Truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn (Sử dụng trình duyệt Internet Explorer)
  • Tiếp theo: Đăng nhập MST của DN
  • Tiếp theo: click vào “Tài khoản” -> “Đăng ký thêm tờ khai”
  • Bước tiếp: Tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn” -> Tiếp tục
  • Sau khi đã đăng ký xong các bạn Nộp Thông báo phát hành hóa đơn. Vào mục “Nộp tờ khai”/ Tải lên fife thông báo “XML”
  • Việc nộp thông báo phát hành hoá đơn điện tử giống như việc  bạn nộp Tờ khai thuế GTGT

Bước 3: Nộp hóa đơn mẫu qua mạng

  • Scan hóa đơn mẫu mà bên nhà in cung cấp và Quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp, sau đó bạn đính kèm trong file word
  • Nộp bản word đó qua mạng như sau: Sau khi các bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên nhantokhai.gdt.gov.vn các bạn vào mục: Tra cứu / TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn:
  • Đính kèm file Word vào Thông báo Phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng.  Tiếp đó, các bạn chọn File Word hóa đơn mẫu để nộp -> Sau đó Ký nộp là xong.

Chú ý: 

  • Sau khi nộp xong thì 2 ngày sau các bạn kiểm tra xem đã được phát hành chưa, trước khi sử dụng.
  • Cách kiểm tra: Truy cập vào Website tracuuhoadon để xem tình hình đã được sử dụng hay chưa. Nếu các bạn thấy kết hóa đơn đã có đầy đủ thông tin (Được phép sử dụng). Nếu chưa có kết quả thì các bạn phải in bản cứng để lên nộp trực tiếp cho Cơ quan Thuế.
  • Từ lần thứ 2 trở đi nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu  mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn.

>> 14 quyền của người nộp thuế

>> 13 trách nhiệm của người nộp thuế

Như vậy, CyberBill đã hướng dẫn doanh nghiệp các bước để thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng, hi vọng, sẽ giúp ích được quý doanh nghiệp trong việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử. 

Để xem hóa đơn mẫu CyberBill, quý doanh nghiệp xem chi tiết tại đây

Tin liên quan