Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử thật hay giả

16/10/2019

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, trước thời hạn bắt buộc theo quy định của Thông tư 68/2019/TT-BTC. Tuy nhiên, một trong những khó khăn mà các doanh nghiệp thường gặp phải hiện nay là việc phân biệt hóa đơn điện tử hợp pháp hay không hợp pháp, hóa đơn thật hay giả. Để giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm tra nhanh xem hóa đơn điện tử đó có hợp pháp hay không, CyberBill xin hướng dẫn cách tra cứu thông tin hóa đơn như sau.

>> Hướng dẫn tra cứu, in hóa đơn điện tử CyberBill

>> Thế nào là mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp?

>> Hướng dẫn điều chỉnh, hủy, thay thế hóa đơn điện tử

1. Các loại hóa đơn

Theo điều 5, Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã quy định rõ về các loại hóa đơn điện tử, cụ thể bao gồm các loại sau:

  • Hóa đơn giá trị gia tăng
  • Hóa đơn bán hàng
  • Các loại hóa đơn khác

Tại Điều 9, Nghị định 119/2018/NĐ-CP cũng quy định rõ, hóa đơn điện tử hợp pháp cần đáp ứng đầy đủ các nội dung sau: 

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

  • Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
  • Không bắt buộc có chữ ký số;
  • Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Hóa đơn điện tử có các nội dung sau:

  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
  • Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
  • Tổng số tiền thanh toán;
  • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
  • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
  • Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
  • Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).- Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể các nội dung hóa đơn điện tử và các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đủ những nội dung quy định trên.
Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không
Hóa đơn điện tử hợp lệ

Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Mẫu hóa đơn điện tử hợp pháp phải có thời điểm lập hóa đơn điện tử đúng theo quy định của pháp luật. Cụ thể, Nghị định 119/2018/NĐ-Cp đã quy định rõ về thời điểm lập hóa đơn điện tử:

  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
  • Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
  • Bộ Tài chính căn cứ quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, pháp luật quản lý thuế để hướng dẫn cụ thể thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp khác.

Định dạng hóa đơn điện tử

Bộ Tài chính quy định cụ thể về định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Hóa đơn điện tử bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin

Như vậy, hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ các nội dung trên là hóa đơn điện tử hợp pháp và hóa đơn điện tử không hợp pháp khi không đáp ứng nội dung trên.

2. Cách tra cứu hóa đơn điện tử GTGT trên trang Tổng cục thuế

Việc tra cứu hóa đơn điện tử GTGT trên trang của “Tổng cục thuế” được sử dụng trong các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Kiểm tra, tra cứu hoá đơn điện tử GTGT đã được phép sử dụng hay chưa. Thực hiện tra cứu sau 2 ngày kể từ ngày phát hành hoá đơn điện tử.

Trường hợp 2: Trước khi hạch toán, kê khai hoá đơn kế toán Doanh nghiệp cần xác nhận tính hợp pháp của hoá đơn.

Thông tin trên website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn được tập hợp từ các báo cáo, thông báo của các đơn vị phát hành hoá đơn, biên lai (NNT và cơ quan Thuế) theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn có chức năng giúp người nộp thuế và các tổ chức, cá nhân khác có thể tra cứu được các thông tin về hoá đơn, biên lai bao gồm:

  • Đơn vị phát hành hoá đơn, biên lai;
  • Thời gian phát hành, thời gian hoá đơn, biên lai có giá trị sử dụng và thông tin hoá đơn
  • Biên lai không còn giá trị sử dụng (là các hoá đơn, biên lai của NNT ngừng hoạt động, hoá đơn, biên lai đã báo mất, huỷ, xoá bỏ, hoá đơn, biên lai không có giá trị sử dụng qua kết luận thanh tra, kiểm tra của cơ quan Thuế). 

Cách tra cứu hóa đơn điện tử GTGT trên trang Tổng cục thuế được thực hiện theo các bước cụ thể sau:

  • Truy cập website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn . Chọn mục Thông tin hóa đơn, biên lại chọn Hóa đơn chọn Tra cứu một hóa đơn hoặc Tra cứu nhiều hóa đơn
Tra cứu hóa đơn
  • Nhập đầy đủ các trường thông tin tại mục “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều công ty”. Các trường thông tin có dấu gắn (*) là các thông tin bắt buộc phải điền. Sau đó chọn “Tìm kiếm” để tra cứu.
  • Kiểm tra kết quả tra cứu Hóa đơn điện tử
Kết quả tra cứu hóa đơn
Kết quả tra cứu hóa đơn
  • Nếu có đầy đủ thông tin người bán hàng hoá dịch vụ và thông tin hoá đơn thì hoá đơn đó là hợp lệ.
  • Nếu chỉ có thông tin trong trường “Thông tin người bán hàng hoá dịch vụ” . Phần thông tin trong trường “Thông tin hoá đơn” không có. Thì hoá đơn bạn đang tra cứu là không hợp pháp. Có thể doanh nghiệp đó chưa thông báo phát hành hoá đơn, hoặc đã thông báo nhưng thông tin chưa được đưa lên cổng thông tin…

>> Những điều kiện về tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

>> Quy định về xử lý chuyển tiếp hóa đơn điện tử

>>Thế nào là sử dụng HĐĐT bất hợp pháp và sử dụng bất hợp pháp HĐĐT?

Như vậy, CyberBill đã hướng dẫn chi tiết cách cách kiểm tra hóa đơn điện tử GTGT hợp pháp hay không hợp pháp, hóa đơn điện tử thật hay giả; giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác.

Hoặc, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn hóa đơn điện tử CyberBill – Phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty Cổ phần CyberLotus –  để đảm bảo được cung cấp hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp theo quy định với nhiều mẫu hóa đơn đa dạng, đảm bảo phù hợp với nhu cầu của hầu hết các doanh nghiệp.

Tin liên quan