Lưu trữ hóa đơn điện tử thế nào cho đúng?

29/10/2019

Hóa đơn điện tử đang trở nên phổ biến và được các doanh ưa chuộng bởi các tính năng và lợi ích vượt trội. Một trong các tính năng ưu việt có thể thấy rõ của hóa đơn điện tử đó chính là khả năng bảo quản và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Việc lưu trữ hóa đơn điện tử vô cùng đơn giản, tiết kiệm thời gian, chi phí. Việc lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập, trích xuất thông tin hóa đơn nhanh chóng mà còn hạn chế tối đa tình trạng thất lạc, hư hỏng hóa đơn như việc lưu trữ hóa đơn giấy.

Vậy quy trình lưu trữ hóa đơn diễn ra như thế nào? Pháp luật quy định như thế nào về việc lưu trữ hóa đơn điện tử? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Tại sao phải lưu trữ hóa đơn điện tử?

Theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử, bên bán vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cũng sẽ giúp bên mua chủ động hơn, tránh tình trạng phụ thuộc vào tình trạng website/ phần mềm hóa đơn điện tử bên bán sử dụng.

Định dạng của hóa đơn điện tử Doanh nghiệp bán hàng cần lưu trữ song song 2 file PDF và XML.

  • Trong đó file PDF là bản thể hiện của hóa đơn và XML là file dữ liệu hóa đơn.
  • File XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
  • File PDF thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường

Tuy nhiên file PDF không có giá trị pháp lý do chỉ là bản thể hiện của file XML.

>> Thời điểm lập hóa đơn điện tử

>> 8 trường hợp HĐĐT không nhất thiết có đầy đủ các nội dung

Điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử

Điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử đã được quy định rõ tại Thông tư 32/2011/TT-BTC, cụ thể:

  • Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
  • Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Nội dung này được quy định theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.

Các quy định quan trọng mà doanh nghiệp nên lưu ý là các loại hóa đơn, nội dung trên hóa đơn đã lập, các thông tin về tạo và phát hành hóa đơn….

Hình thức hóa đơn

Hóa đơn lưu trữ phải đảm bảo hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành và nội dung như hóa đơn điện tử được lập hay gửi đi để thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hóa đơn cũng như bảo đảm chất lượng công việc.

Thông tin trên hóa đơn

Hóa đơn điện tử được lưu trữ theo trình tự chặt chẽ, có đủ thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.

Cách lưu trữ hóa đơn theo đúng quy định

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì để lưu giữ hoá đơn điện tử cần tiến hành như sau:

  • Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
  • Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.

Gợi ý cách lưu trữ hóa đơn đầu vào

Dựa trên các căn cứ pháp lý trên, việc lưu trữ hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp sẽ được thực hiện như sau:

  • Hóa đơn đầu vào sẽ lưu vào một Email riêng (Email này thông báo cho Bên bán).
  • Email này được cấu hình chuyển tiếp về Email của Giám đốc; Để phòng khi nhân sự nghỉ việc mang theo Pass word.
  • Lập thư mục Google Driver với chính Email nhận đó.
  • Khi nhận được Email thì tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính (Như lưu 1 file Excel); Đổi tên File hóa đơn đó tương ứng với MST, Tên người bán, Số hóa đơn => Sau đó mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 File Excel như:
    • Mã số thuế người bán
    • Web tra cứu, mã tra cứu

Sau đó chèn Link trỏ tới tờ hóa đơn này để tiện mở ra khi cần

  • Upload lên thư mục Google Driver theo tháng/năm.
  • Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Driver.

Gợi ý cách lưu trữ hóa đơn đầu ra

Khi lập phiếu trước khi KÝ nên bật chế độ xem trước để kiểm tra các thông tin về khách hàng và các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, số tiền bằng chữ,…

Sau khi ký hóa đơn xong thì xem lại trước khi gửi cho khách hàng để tránh sai sót.

Thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính.

Gửi luôn hóa đơn đó vào chính Email của Công ty (Email riêng).

Sao lưu dữ liệu lên một Email riêng đã tạo trước đó

Cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 File Excel như: Tên khách hàng, Mã số thuế, Số tiền trước VAT, Sau VAT, Mã tra cứu. Sau đó chèn Link trỏ tới tờ hóa đơn này để tiện mở ra khi cần.

Định kỳ 1 tuần, 1 tháng sao lưu dữ liệu này lên Google Driver hoặc Copy vào USB để lưu trữ.

Theo quy định thì nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ lưu trữ 10 năm tờ hóa đơn điện tử – Tuy nhiên việc bản thân Doanh nghiệp chủ động lưu trữ tránh rủi ro.

Tin liên quan