Lưu ý khi xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định mới

Những sai sót xuất hiện trong quá trình lập và xuất hóa đơn điện tử không phải là trường hợp hy hữu. Tuy nhiên, không ít những doanh nghiệp mới sử dụng hóa đơn điện tử còn lúng túng và chưa biết cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo đúng quy định hiện hành là một trong những nghiệp vụ về hóa đơn mà bất cứ kế toán doanh nghiệp nào cũng nên cập nhật khi sử dụng hóa đơn điện tử. Tìm hiểu cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định mới thông qua bài viết dưới đây.

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

Thông tư 32/2011/TT-BTC được ban hành ngày 14 tháng 03 năm 2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có đề cập đến cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai. Cụ thể, tại điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử đã lập nhưng phát hiện có sai sót được xử lý theo các trường hợp như sau:

  • Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc chưa kê khai thuế:

Nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của cả hai bên (người bán và người mua). Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. 

Sau khi hủy, người bán lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua. Lưu ý, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…., ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.

  • Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã kê khai thuế:

Nếu phát hiện có sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót. Đồng thời, người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. 

Hóa đơn điện tử lập sau khi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất, thuế GTGT, tiền thuế GTGT cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…. Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Lưu ý, hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Lưu ý hiệu lực thi hành của Thông tư 32/2011/TT-BTC

Dựa trên những hướng dẫn từ Thông tư 32/2011/TT-BTC, kế toán doanh nghiệp có thể nắm được cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tùy theo trường hợp chưa giao hàng hóa, chưa kê khai thuế hoặc đã giao hàng hóa, đã kê khai thuế. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, Thông tư 32/2011/TT-BTC có hiệu lực thi hành đến hết ngày 31 tháng 10 năm 2020.

Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị kinh doanh phải áp dụng triển khai hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và hướng dẫn cụ thể tại Thông tư 68/2019/TT-BTC. Trong đó bao gồm cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai.

Quy định mới về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo loại hóa đơn

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 68/2019/TT-BTC, hóa đơn điện tử được phân loại là hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai cũng được thực hiện dựa trên từng loại hóa đơn tương ứng.

Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo loại hóa đơn

Xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế viết sai

  • Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế viết sai nhưng chưa gửi cho người mua: 

Người bán thực hiện thông báo hủy hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Tiếp đó, người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. 

  • Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế viết sai nhưng đã gửi cho người mua:

Nếu sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai về mã số thuế và các nội dung khác thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót. Đồng thời, người bán thực hiện thông báo hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và không phải lập lại hóa đơn.

>> Hướng dẫn hủy bỏ hóa đơn trên CyberBill

Nếu sai về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và người bán thực hiện thông báo hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Tiếp đó, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót. Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn mới thay thế hóa đơn sau đó gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn mới.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn… số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”. 

Xử lý hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế viết sai

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập, phát hiện có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì được xử lý như sau:

  • Nếu sai về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai về mã số thuế và các nội dung khác thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Tuy nhiên, trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán cần thực hiện thông báo với cơ quan Thuế theo mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
  • Nếu sai về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, ký số, ký điện tử trên hóa đơn mới và gửi người mua. 

>> Hóa đơn dịch vụ ăn uống không được kèm bảng kê

Lưu ý: Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn… số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”. Mặt khác, trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới theo phương thức và thời gian nêu tại điều 16 Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cũng như kế toán doanh nghiệp cần nắm rõ và cập nhật thường xuyên các quy định về hóa đơn điện tử, đặc biệt là cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai. Tránh những rắc rối hoặc vấn đề không mong muốn trong quá trình giao dịch cũng như kê khai thuế định kỳ. Hy vọng những thông tin trong bài viết trên đây đã giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan hơn về cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo đúng quy định.