Nghị định 123, thông tư 78 bắt buộc chuyển đổi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế

Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill xin được gửi tới quý doanh nghiệp những nội dung tổng hợp về Nghị định 123, thông tư 78 bắt buộc chuyển đổi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế.

Tổng hợp quy định về chứng từ thuế TNCN theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Thông tin tổng quan

Căn cứ vào Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hoá đơn, chứng từ có hiệu lực từ ngày 01/7/2022 do Chính Phủ ban hành ngày 19/10/2022.

Theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều luật và nội dung của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ do Bộ Tài Chính ban hành ngày 17 tháng 9 năm 2021. Theo đó, thông tin quy định về việc chuyển đổi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) có nội dung tổng quan cụ thể như sau:

“Chứng từ khấu trừ được coi là một chứng từ điện tử, tuân theo quy tắc và quy định của chứng từ điện tử.

Từ ngày 01/07/2022 các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân chính thức ngừng việc sử dụng chứng từ khấu trừ giấy do cơ quan Thuế cấp và chứng từ tự in theo quy định tại Thông tư 37 và chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123, Thông tư 78”. 

Hiểu về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử 

Theo khoản 5, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

“Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế”.

Thời hạn áp dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN

Căn cứ vào Khoản 1 Điều 59 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có nêu rõ:

 “Điều 59. Hiệu lực thi hành

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.

Cũng tại Khoản 5, Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài Chính có quy định:

“Điều 12. Xử lý chuyển tiếp

5. Việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tiếp tục thực hiện theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính (và văn bản sửa đổi, bổ sung) và Quyết định số 102/2008/QĐ-BTC ngày 12/11/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành mẫu chứng từ thu thuế thu nhập cá nhân đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022. 

Trường hợp các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin được áp dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01 tháng 7 năm 2022 và thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính.”

Như vậy, căn cứ theo các quy định trên, kể từ ngày 01/07/2022, các tổ chức, doanh nghiệp cần chuyển đổi sang hình thức sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Đồng thời ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in và giấy do cơ quan thuế cấp còn tồn trước đó.

Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế

Theo Khoản 2 và 3, Điều 33 Nghị định số 123 ngày 19/10/2022 của Chính Phủ quy định rõ về định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như sau:

“Điều 33. Định dạng chứng từ điện tử

2. Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:

Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định này theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định này.

3. Chứng từ điện tử, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử”

Nội dung buộc phải có trên chứng từ khấu trừ thuế

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trên chứng từ thuế TNCN điện tử cần có những nội dung bắt buộc sau:

“Điều 32. Nội dung chứng từ

  1. Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:
  2. a) Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;
  3. b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;
  4. c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);
  5. d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

  1. e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
  2. g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.”

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.”

Thời điểm nào lập chứng từ khấu trừ thuế điện tử?

Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như sau:

“Điều 31. Thời điểm lập chứng từ

Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.”

Tuy nhiên trên thực tế, có rất ít các doanh nghiệp lập chứng từ ngay tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN của người lao động.

Nguyên tắc lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Căn cứ vào Khoản 2, Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có nêu nội dung về nguyên tắc lập và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, cụ thể:

“Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.”

Bảo quản, lưu trữ hóa đơn và chứng từ điện tử

Theo Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

“Điều 6. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

  1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
  2. a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
  3. b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
  4. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
  5. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:
  6. a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
  7. b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
  8. c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.”

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có bắt buộc hay không?

Căn cứ theo quy định của Cơ quan thuế, khi tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp chi trả các khoản thu nhập cho người lao động là cá nhân đã khấu trừ thuế TNCN cần phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân đó (áp dụng với những cá nhân tự đi quyết toán thuế).

Đối với các tổ chức/đơn vị/doanh nghiệp đều cần bắt buộc chuyển đổi từ Chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy (đặt in), tự in trên máy tính theo mẫu Thông tư 37 cũ trước đó sang sử dụng Chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN từ ngày 01/07/2022.

Lưu ý: Trường hợp cá nhân người lao động ủy quyền quyết toán thuế thì DN không cần sử dụng chứng từ khấu trừ (Theo quy định tại Khoản 2, Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

Các chứng từ khấu trừ thuế TNCN (giấy) đặt in, tự in còn tồn xử lý như thế nào?

“Doanh nghiệp không được sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN đặt in, tự in còn tồn kể từ ngày 01/07/2022”.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy mua từ Cơ quan Thuế còn tồnChứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in theo Thông tư 37/2010/TT-BTC
Bước thứ nhất: Thông báo hủy chứng từ giấy còn tồnCách 1: Lập công văn hủy chứng từ giấy hiện đang sử dụng và nộp trực tiếp tại cơ quan Thuế quản lýMẫu công văn:Cách 2: Gạch chéo hủy bỏ chứng từ giấy chưa sử dụng, lưu trữ tại quyển và kê vào cột “Xóa bỏ” trong kỳ báo cáo tình hình tài chính sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN quý II/2022 theo bảng kê thanh toán biên lai (mẫu CTT25/AC) gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là ngày 30/07/2022.Mẫu công văn:Bước thứ nhất: Ngừng sử dụng chứng từ theo mẫu 37/2010/TT-BTC trên phần mềm đang sử dụng
Chú ý: Trao đổi trực tiếp với cán bộ Thuế phụ trách trước khi làm thủ tục.Mang trực tiếp tới hệ Bộ phận một cửa của Cục thuế quản lý để nộp.Trường hợp còn tồn nguyên quyển 50 số chưa sử dụng thì nộp lại cho cơ quan Thuế trước ngày 30/7/2022 (tùy theo yêu cầu của từng CQT)Bước thứ hai: Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ trong quý II/2022 theo mẫu (hạn nộp cuối cùng là 30/7/2022)
Bước kế tiếp: Tiến hành lập hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP gửi tới Cơ quan Thuế.Sử dụng phần mềm có giải pháp số đáp ứng chứng từ khấu trừ Thông tư 78 lập và nộp theo mẫu mới

Trên đây là nội dung mà CyberBill đã tổng hợp về Nghị định 123, thông tư 78 bắt buộc chuyển đổi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế. Hy vọng đem đến thông tin hữu ích cho quý doanh nghiệp.

Bài viết thuộc chuyên mục: Blog.