Những hình thức nhận hóa đơn điện tử đối với bên mua hàng

Xu hướng số hóa, chuyển đổi số của cuộc cách mạng 4.0 đã tạo ra nhiều thay đổi lớn. Ứng dụng công nghệ nói chung và chuyển sang hóa đơn điện tử nói riêng chính là con đường giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu gia tăng các giao dịch và thanh toán điện tử. Với hóa đơn điện tử, mọi nghiệp vụ đều được thực hiện ngay trên hệ thống của phần mềm, rút ngắn thời gian khách hàng nhận được hóa đơn. Vậy sau khi bên bán xuất hóa đơn, phía khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào?

1. Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử từ bên bán hàng qua những hình thức nào?

• Khách hàng nhận hóa đơn điện tử thông qua tài khoản riêng mà bên phát hành hóa đơn cung cấp. Khi đã có tài khoản riêng, khách hàng sẽ vào mục Cổng tiếp nhận hóa đơn trên trang của bên phát hành hóa đơn để có thể nhận về hóa đơn điện tử của mình.
• Hình thức nhận hóa đơn điện tử thông qua email của doanh nghiệp, cá nhân. Nếu khách hàng sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill, trong email mà khách hàng nhận được có đính kèm hướng dẫn chi tiết cách xem và tra cứu hóa đơn cùng thông báo phát hành hóa đơn của bên bán để khách hàng có thể yên tâm về hóa đơn điện tử mà mình nhận được.
• Nhận hóa đơn điện tử bằng Tool tiếp nhận hóa đơn do bên phát hành hóa đơn cài đặt trên máy tính cho khách hàng.
• Một hình thức nhận hóa đơn điện tử nữa đó là nhận hóa đơn qua Services Port (cổng dịch vụ) của bên phát hành hóa đơn điện tử.

2. Khách hàng có thể xem hóa đơn điện tử dưới hình thức nào?

Sau khi tiếp nhận hóa đơn điện tử từ bên bán hàng, khách hàng có thể xem hóa đơn điện tử qua những hình thức như:

• Xem hóa đơn điện tử trên máy tính PC, laptop (máy tính xách tay),…
• Xem trên các thiết bị số bao gồm máy tính bảng, điện thoại,…
• Ngoài ra, khách hàng có thể xem bản Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

>> 5 tiêu chí giúp đánh giá phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn

3. Một số phần mềm cần cài đặt để hỗ trợ việc xem hóa đơn điện tử sau khi tiếp nhận

Trong máy tính của khách hàng nên cài đặt một số phần mềm để có thể xem được hóa đơn điện tử sau khi nhận hóa đơn từ bên bán hàng bao gồm:

• Các phần mềm hỗ trợ đọc file định dạng PDF ví dụ như Foxit Reader, Adobe Reader,… để có thể xem hóa đơn điện tử chuyển đổi dưới dạng file PDF.
• Chương trình giải nén file Winrar hoặc sử dụng tính năng giải nén của Windows để giải nén các file dưới dạng nén .zip.

>> Quy định về hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử

4. Bên xuất hóa đơn gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng bằng cách nào?

Lập hóa đơn điện tử là việc thiết lập đầy đủ các thông tin quy định tại Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC khi bán hàng, cung cấp dịch vụ trên định dạng hóa đơn đã được xác định. Theo đó, gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn từ người bán hàng đến người mua hàng. Có 2 hình thức gửi đó là gửi trực tiếp và gửi thông qua tổ chức trung gian cung ứng giải pháp hóa đơn điện tử.

4.1. Gửi hóa đơn điện tử trực tiếp

Bên bán hàng hóa, dịch vụ là nơi tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện lập hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm lập hóa đơn, ký điện tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của bên mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã được hai bên thống nhất thỏa thuận.

Nếu bên mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì người mua ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của cả 2 bên cho bên bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận trước đó.

4.2. Gửi hóa đơn điện tử thông qua tổ chức trung gian cung ứng giải pháp hóa đơn điện tử

Bên bán hàng truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian đó hoặc kế toán của bên bán hàng hóa, dịch vụ đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của bên bán vào hệ thống của tổ chức trung gian để gửi cho bên mua hóa đơn điện tử đã có chữ ký điện tử của bên bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung ứng giải pháp hóa đơn điện tử.

Đối với bên mua hàng là đơn vị kế toán: Khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán hàng, bên mua thực hiện ký điện tử đầy đủ trên hóa đơn điện tử và gửi cho bên bán hóa đơn điện tử có chữ ký của cả hai bên thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung ứng giải pháp hóa đơn điện tử.

Căn cứ quy định trên, trường hợp bên bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì bên bán có trách nhiệm phải thông báo cho bên mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa bên bán và bên mua.

Thời hạn thanh toán sẽ được căn cứ theo thỏa thuận hợp đồng dân sự giữa bên bán hàng và bên mua hàng.

Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill

• VPGD: Tầng 4, tòa nhà T608B, Tôn Quang Phiệt, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội
• Hotline: 1900 2038
• Website: https://cyberbill.vn/
• Email: kinhdoanh@cyberlotus.com