PDF, XML và hóa đơn điện tử hợp pháp

Thực tế có không ít doanh nghiệp còn lúng túng trong việc sử dụng hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin về các dạng file hóa đơn điện tử, và như thế nào là hóa đơn điện tử hợp pháp.

Hóa đơn điện tử hợp pháp sẽ thuộc định dạng XML và PDF

1. Hóa đơn điện tử file PDF

PDF (Portable Document Format – Định dạng tài liệu di động) là một định dạng tập tin văn bản phổ biến. Văn bản PDF sẽ được hiển thị giống nhau trên những môi trường làm việc khác nhau (cấu hình máy, phần mềm và hệ điều hành).  

File PDF (Bản thể hiện của hóa đơn điện tử) thể hiện nội dung kinh tế và nghiệp vụ của hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, file PDF không phải là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử nên chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định về kế toán, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán. 

2. Hóa đơn điện tử file XML

XML (eXtensible Markup Language – ngôn ngữ đánh dấu mở rộng) được sử dụng để xác định cấu trúc dữ liệu cũng như cách lưu trữ và truyền tải dữ liệu đó. 

File XML chứa đầy đủ các dữ liệu của hóa đơn và có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: “Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML”.

3. Hóa đơn điện tử hợp pháp thuộc định dạng nào?

Hóa đơn điện tử bao gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau: file XML (file dữ liệu hóa đơn) và file PDF (bản thể hiện của hóa đơn). Hóa đơn điện tử hợp pháp phải là hóa đơn điện tử có nội dung file PDF trùng với các dữ liệu trên file XML (thông tin đơn vị bán hàng, tên công ty mã số thuế, chữ ký số,…). Nói cách khác, hóa đơn điện tử mà chỉ có file PDF là không đúng quy định và không có giá trị pháp lý.

Để kiểm tra tính thật, giả của hóa đơn điện tử thì cần thiết phải tra cứu tại tại đây để có các thông tin về hóa đơn do cơ quan thuế và người nộp thuế phát hành. Hoá đơn đó là hợp pháp, hợp lệ nếu kết quả tra cứu có đầy đủ thông tin người bán hàng hoá, dịch vụ và thông tin hoá đơn. Nếu chỉ có thông tin người bán hàng hoá dịch vụ mà phần thông tin trong trường “Thông tin hoá đơn” không có thì đó hoá đơn không hợp pháp.