Hotline: 1900.2038
Dù là dạng giấy hay điện tử thì hóa đơn cũng chỉ có giá trị pháp lý khi có chữ ký của người bán hàng, trừ một số trường hợp đặc biệt được quy định riêng: tem, vé, thẻ, hóa đơn siêu thị có kết nối truyền dữ liệu điện tử với cơ quan thuế,…
Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC về nội dung của hóa đơn điện tử quy định: “Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán”.
Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP về nội dung của hóa đơn điện tử cũng quy định: “e) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán; g) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có)”.
Cả hai văn bản pháp quy hiện hành về hóa đơn điện tử đều không nói đến thông tin về ngày, tháng, năm gắn liền trong chữ ký điện tử, chữ ký số. Năm 2019, khi triển khai hóa đơn điện tử trên diện rộng, việc có hoặc không có thời gian trên chữ ký điện tử, chữ ký số của các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã gây ra nhiều lúng túng cho doanh nghiệp. Càng lúng túng hơn khi có sự giải thích khác nhau về việc này giữa các cơ quan thuế địa phương.
Tới giữa năm 2019, quan niệm chung nhất được các cơ quan thuế thống nhất là: Ngày lập trên hóa đơn có thể không trùng ngày ký số trên hóa đơn điện tử thì hóa đơn vẫn hợp lệ và ngày lập trên hóa đơn điện tử là ngày xác định nghĩa vụ kê khai thuế.
Tới tháng 9/2019, Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định 119/2018, tại Điều 3 quy định: “Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.”
Quy định này có nghĩa là nội dung của chữ ký số phải có thông tin về thời gian ký, đó là căn cứ để xác định thời điểm lập hóa đơn và kiểm tra tính phù hợp với quy định bắt buộc về thời điểm lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa.
Rất tiếc là Nghị định 119/2018 và Thông tư 68/2019 chưa kịp triển khai thì đã được thay thế bởi Nghị định 123/2020 về hóa đơn, chứng từ với việc kéo dài thời hạn cuối cùng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử tới ngày 01/7/2022 và một số thay đổi về nội dung. Một trong những nội dung được thay đổi là quy định về xác định thời điểm khai thuế căn cứ theo hóa đơn.
Khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020 quy định: “Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn”. Đây chính là sự chuẩn hóa quan niệm hồi năm 2019 về chữ ký trên hóa đơn điện tử (chứ còn với hóa đơn giấy thì đương nhiên là như vậy): Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm khai thuế.
>> Vướng mắc về chữ ký trên thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Cũng tại Khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020 quy định: “Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch”.
Điều 30 Nghị định 130/2018 về chữ ký số và dịch vụ chứng thư chữ ký số quy định: “Dịch vụ cấp dấu thời gian là dịch vụ giá trị gia tăng để gắn thông tin về ngày, tháng, năm và thời gian vào thông điệp dữ liệu. Dịch vụ cấp dấu thời gian được cung cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng. Việc cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian phải tuân theo các quy chuẩn kỹ thuật và tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng đối với dịch vụ cấp dấu thời gian. Ngày, tháng, năm và thời gian được gắn vào thông điệp dữ liệu là ngày, tháng, năm và thời gian mà tổ chức cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian nhận được thông điệp dữ liệu đó và được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian.”
Như vậy, Nghị định 123/2020 về hóa đơn, chứng từ cũng chính thức quy định chữ ký số trên hóa đơn điện tử phải có dấu thời gian, chấm dứt việc tranh cãi có hay không việc hiển thị ngày, tháng, năm trên chữ ký số.
Chỉ có điều chưa rõ quy định việc có dấu thời gian của chữ ký số, chữ ký điện tử khi ký trên hóa đơn điện tử thì có tác dụng gì, ngoài việc các doanh nghiệp dùng chữ ký số phải mua dịch vụ cấp dấu thời gian của Tổ chức cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian thông qua các Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill
- VPGD: Tầng 4, tòa nhà T608B, Tôn Quang Phiệt, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội
- Hotline: 1900 2038
- Website: https://cyberbill.vn/
- Email: kinhdoanh@cyberlotus.com