Hotline: 1900.2038
Hóa đơn điện tử đang dần trở thành công cụ hữu ích cho doanh nghiệp trên con đường kinh doanh. Tuy nhiên còn khá nhiều doanh nghiệp e ngại khi phải thay đổi hệ thống làm việc đang vận hành ổn định để áp dụng phần mềm hóa đơn điện tử mới.
Ngoài những thắc mắc về quy trình và thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, các tiêu chí giúp đánh giá một phần mềm hóa đơn dễ sử dụng, hiệu quả cũng là điều mà nhiều doanh nghiệp đang quan tâm. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn xác định những tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp cũng như phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp.
Trong quá trình lựa chọn và đánh giá một phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn, các doanh nghiệp nên quan tâm đến các tiêu chí sau:
Mục lục
1. Đảm bảo tính pháp lý
Đầu tiên, phần mềm hóa đơn điện tử cần phải đảm bảo được tính hợp lệ, hợp pháp đó là các phần mềm được Bộ Tài Chính và Tổng Cục Thuế xem xét, đánh giá và cấp phép lưu hành. Doanh nghiệp có thể tra thông tin về các đơn vị đã được cấp phép bởi Tổng cục thuế trên các trang thông tin hoặc có thể đến các chi cục thuế để tham khảo.
Các đơn vị cung cấp phần mềm cũng sẽ được kiểm tra thường xuyên nhằm đảm bảo luôn đáp ứng được các yêu cầu mới nhất về pháp luật hiện hành. Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế các nội dung sau: danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng bao gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số thứ tự).
2. Đầy đủ tính năng
Một phần mềm hóa đơn điện tử dễ sử dụng không có nghĩa là một phần mềm thô sơ. Nó vẫn cần phải đáp ứng đầy đủ các tính năng cần có của một phần mềm quản trị số liệu kế toán như: trích xuất bản báo cáo, lập các bảng thống kê theo dõi số liệu,…
>> Tìm hiểu về một số nội dung, quy định viết tắt trên hóa đơn
Các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cần trang bị chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định và có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn phải có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường internet để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.
3. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Đối tượng sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đa số là kế toán, quản lý doanh nghiệp – những người bận rộn, không am hiểu nhiều về công nghệ và luôn tìm kiếm sự thuận tiện. Do đó, một phần mềm với giao diện thân thiện, chức năng rõ ràng, thao tác nhanh gọn sẽ là lựa chọn sáng giá cho doanh nghiệp.
Thế nào là một giao diện thân thiện là một khái niệm khá trừu tượng và còn phụ thuộc vào cảm quan cá nhân của mỗi người. Tuy nhiên, nếu ta lấy phần mềm Excel làm chuẩn thì một giao diện thân thiện là một giao diện đơn giản, thường chỉ có một cửa sổ làm việc nhưng có thể ứng dụng cho mọi yêu cầu công việc và lĩnh vực ngành nghề khác nhau. Sự thống nhất nhưng đa dụng của giao diện sẽ giúp các bạn có thể xử lý nhiều kiểu công việc khác nhau mà không phải tốn công sức thay đổi phương pháp nhập số liệu.
4. Chi phí hợp lý
Bên cạnh yêu cầu bắt buộc chuyển đổi của Chính phủ, nhiều doanh nghiệp đã chủ động sử dụng hóa đơn điện tử. Nhưng hơn hết, nếu chi phí doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hàng tháng nhỏ hơn hẳn số tiền mà trước đó doanh nghiệp phải chi trả cho việc mua, in ấn hóa đơn, nhân viên để xử lý, thiết bị làm việc, thời gian,… thì phần mềm hóa đơn điện tử đó đáng được đầu tư chuyển đổi.
>> Quy định về hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử
5. Dịch vụ chăm sóc khách hàng trước và sau khi mua phần mềm
Dù phần mềm có dễ sử dụng đến đâu thì kế toán cũng phải mất một thời gian làm quen nhất định. Quá trình doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử chắc chắn vẫn còn nhiều bỡ ngỡ về các quy trình, thủ tục.
Mặt khác, trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp cũng sẽ có những thắc mắc về thao tác và nghiệp vụ cần được hỗ trợ nhanh nhất và chính xác nhất để quá trình xử lý hóa đơn của doanh nghiệp hiệu quả. Do vậy, đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử nào cho khách hàng thấy được sự tận tình trong phục vụ sẽ chiếm được sự tin tưởng của doanh nghiệp.
Nhu cầu của mỗi doanh nghiệp là khác nhau theo đó tiêu chí về phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn cũng có thể khác nhau, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn nên chú ý đến những yếu tố cốt lõi trên đây để đưa ra được lựa chọn phần mềm ổn định, phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill
- VPGD: Tầng 4, tòa nhà T608B, Tôn Quang Phiệt, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội
- Hotline: 1900 2038
- Website: https://cyberbill.vn/
- Email: kinhdoanh@cyberlotus.com