Hotline: 1900.2038
Trong giao dịch mua bán quốc tế, hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ quan trọng bởi nó không chỉ thể hiện số tiền bên mua phải thanh toán cho bên bán mà còn nêu rõ các thông tin khác bao gồm tên hàng, số lượng hàng, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng,… Chính vì vậy, việc doanh nghiệp trang bị cho mình những quy định về hóa đơn thương mại sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh thuận lợi, trôi chảy hơn.
Nội dung sau đây sẽ làm rõ về khái niệm hóa đơn thương mại, nội dung, chức năng của hóa đơn thương mại cùng một số lỗi cần tránh trong quá trình áp dụng.
Mục lục
1. Hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại (tiếng Anh là Commercial Invoice) là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán và do người bán hàng phát hành để yêu cầu người mua hàng trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Hóa đơn thương mại ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán hay phương thức vận chuyển.
Hóa đơn thương mại thường được lập thành nhiều bản và được sử dụng trong nhiều khâu khác nhau tại doanh nghiệp. Hóa đơn thương mại dùng để xuất trình cho ngân hàng khi đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm trong trường hợp tính phí bảo hiểm khi mua hàng hóa, xuất trình cho cơ quan hải quan để tính tiền thuế, thông quan hàng hóa.
2. Bản chất của hóa đơn thương mại
Nhìn chung, hóa đơn thương mại được lập và sử dụng căn cứ vào UCP 600 (Quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ), tuy nhiên phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ nội dung cần thiết. Cụ thể, hóa đơn thương mại phải thể hiện là do người thụ hưởng phát hành (ngoại trừ trường hợp khác quy định tại Điều 38 UCP 600). Ngoài ra, hóa đơn thương mại phải đứng tên người yêu cầu và ghi bằng loại tiền của thư tín dụng.
Hóa đơn thương mại do doanh nghiệp tự thiết kế nên sẽ không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn và không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp.
3. Quy định về nội dung trên hóa đơn thương mại
Trên hóa đơn thương mại có khá nhiều nội dung, có những nội dung bắt buộc và cũng có những nội dung để tham chiếu hoặc được thêm vào căn cứ theo yêu cầu của các bên khi đàm phán hợp đồng.
Một số nội dung chính trên hóa đơn thương mại:
- Người xuất khẩu / người gửi hàng (Exporter / Shipper): Ghi rõ tên, địa chỉ đầy đủ của người gửi hàng, tên quốc gia xuất khẩu;
- Người nhập khẩu / người nhận hàng (Importer / Consignee): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại liên hệ;
- Số hóa đơn và ngày phát hành: Nội dung của hóa đơn thương mại bắt buộc phải có 2 chỉ tiêu số và ngày hóa đơn, được lập bởi người bán và được sử dụng để làm thủ tục khai báo hải quan. Ngoài ra, người xuất khẩu hoặc nhập khẩu có thể lưu hồ sơ theo số hóa đơn thương mại;
- Phương thức vận chuyển: Phải ghi rõ phương thức vận chuyển (đường không, đường biển) nhưng không cần ghi tên phương tiện hay số chuyến;
- Điều khoản giao hàng và điều khoản thanh toán: Nên ghi rõ điều khoản giao hàng là gì, theo bản Incoterms nào. Điều khoản thanh toán là TT, TTR, LC, No Payment và đồng tiền thanh toán là USD, EUR, JPY,…
- Số lượng kiện (Packages): Ghi tổng số lượng kiện hàng của lô hàng đó, thường ghi kèm tổng trọng lượng cả bao bì. Thông tin này là không bắt buộc vì đã được ghi trong Phiếu đóng gói (Packing List).
- Các thông tin khác: Là những thông tin sử dụng để tham chiếu do các bên yêu cầu thêm vào, không bắt buộc phải có trên hóa đơn.
>> Những điều cần biết về hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)
4. Hóa đơn thương mại có những chức năng nào?
4.1. Chức năng thanh toán
Mục đích chủ yếu của hóa đơn thương mại là sử dụng để thanh toán. Hóa đơn thương mại như một chứng từ hợp pháp để bên bán hàng đòi tiền từ bên mua. Vì vậy, trên đó sẽ ghi chi tiết các nội dung liên quan đến tiền như tổng giá bằng số và chữ, giá của từng mặt hàng, đơn vị, loại tiền… và có đầy đủ con dấu, chữ ký để chắc chắn các nghĩa vụ thanh toán.
4.2. Chức năng khai giá hải quan
Giá được ghi trên hóa đơn thương mại là cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu (có thể khai bổ sung thêm chi phí khác). Một số thông tin khác như số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn dùng để khai báo tờ khai điện tử.
4.3. Chức năng tính số tiền bảo hiểm
Cũng giống như khai giá hải quan, giá trên hóa đơn thương mại được dùng để làm cơ sở tính số tiền bảo hiểm.
>> 4 điều cần biết khi sử dụng hóa đơn bán hàng
5. Một số lỗi phổ biến cần tránh khi sử dụng hóa đơn thương mại
Doanh nghiệp cần tránh những lỗi dưới đây trong quá trình áp dụng hóa đơn thương mại để không gây ảnh hưởng đến việc thông quan hàng hóa:
- Hóa đơn thương mại không thể hiện rõ điều kiện giao hàng như FOB (kèm tên cảng xuất) hay CIF (kèm tên cảng nhập).
- Bên xuất khẩu hàng hóa bán hàng theo giá giao hàng (giá CIF) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và cũng không ghi những chi phí phát sinh tiếp theo.
- Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn thương mại chỉ ghi giá thực thu mà không thể hiện số tiền được chiết khấu.
- Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu các thông tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại,…
Ngoài ra, doanh nghiệp cần hết sức lưu ý, hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng kết hợp với các chứng từ khác như hợp đồng, vận đơn trong việc khai báo thuế, làm thủ tục hải quan, tính phí bảo hiểm nên các thông tin được khai báo trên hóa đơn thương mại phải trùng khớp tuyệt đối với các loại giấy tờ khác.
Hóa đơn thương mại có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp xuất nhập khẩu đồng thời là cơ sở để ghi nhận hoạt động giao dịch hàng hóa, do đó kế toán cần nắm vững kiến thức, hiểu rõ về loại hóa đơn này để xử lý công việc nhanh chóng, linh hoạt.
Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill
- VPGD: Tầng 4, tòa nhà T608B, Tôn Quang Phiệt, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội
- Hotline: 1900 2038
- Website: https://cyberbill.vn/
- Email: kinhdoanh@cyberlotus.com