Hotline: 1900.2038
Quy định viết tắt trên hóa đơn là một trong những phương cách nhằm tối giản những thao tác trên hóa đơn bởi những thuật ngữ chuyên ngành. Đối với những người phải làm việc nhiều với hóa đơn thì việc viết tắt là điều không thể tránh khỏi. Hãy cùng tìm hiểu những quy định viết tắt trên hóa đơn theo quy chuẩn đang được áp dụng trong bài viết này nhé.
Mục lục
1. Nội dung bắt buộc nào trên hóa đơn có thể viết tắt?
Bên bán hàng có thể tham khảo thông tin tại Điểm b Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC (sửa đổi Điểm b Khoản 2 Thông tư 39/2014/TT-BTC) để sử dụng các từ được viết tắt trên hóa đơn đối với trường hợp tên, địa chỉ chứa thông tin quá dài, miễn sao vẫn đảm bảo được đầy đủ nội dung và xác định được đúng chủ thể, phù hợp với đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp. Cụ thể:
| STT | Từ được phép viết tắt | Cách viết tắt |
| 1 | Xã | X |
| 2 | Phường | P |
| 3 | Thị trấn | TT |
| 4 | Quận | Q |
| 5 | Huyện | H |
| 6 | Thành phố | TP |
| 7 | Thị xã | TX |
| 8 | Việt Nam | VN |
| 9 | Trách nhiệm hữu hạn | TNHH |
| 10 | Cổ phần | CP |
| 11 | Chi nhánh | CN |
| 12 | Khu công nghiệp | KCN |
| 13 | Sản xuất | SX |
Doanh nghiệp cần lưu ý, những từ được viết tắt trên hóa đơn không thể sử dụng tùy tiện mà chỉ được dùng khi viết địa chỉ, tên. Dù kế toán có thể sử dụng các chữ được viết tắt trên hóa đơn thì số nhà, tên đường phố, phường, quận, thành phố vẫn phải có đầy đủ thông tin.
Ví dụ: Công ty A có địa chỉ theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là 30 phố Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội. Theo đó, trên hóa đơn xuất cho công ty A thì bên bán hàng, cung cấp dịch vụ có thể viết tắt địa chỉ của công ty A như sau: 30 phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP Hà Nội.
Đối với các nội dung về nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán thì không được viết tắt, tẩy xóa hay sửa chữa. Bên cạnh đó, kế toán không được để trống trên hóa đơn, nếu có phần còn trống không viết hết thì phải gạch chéo. Hóa đơn lập sai cần phải thực hiện hủy bỏ, lưu trữ và lập hóa đơn thay thế mới (căn cứ tham khảo Khoản 3 Điều 18 Luật Kế toán 2015).
2. Tên hóa đơn được quy định viết thế nào?
Tên hóa đơn là tên được thể hiện trên mỗi hóa đơn đó, bao gồm các loại hóa đơn: hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (đối với hóa đơn giấy) hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử (nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử), tem, vé, thẻ,…
Nếu hóa đơn còn được dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, tuy nhiên phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn, không viết tắt trên hóa đơn.
3. Lưu ý về ký hiệu trên các hình thức hóa đơn
Không giống với hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử không có khái niệm liên nên không có ký hiệu tượng trưng cho số liên hóa đơn.
Quy định về ký hiệu trên hóa đơn điện tử có một số khác biệt so với hóa đơn giấy do đó người lập hóa đơn cần phải nắm rõ quy định để xuất hóa đơn cho khách hàng theo đúng quy định của từng hình thức hóa đơn.
>> Thế nào là mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp?
Thực tế hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp mắc phải vi phạm hành chính chỉ vì một lỗi nhỏ trên hóa đơn như viết tắt những từ không được phép, tẩy xóa nội dung,… Trên đây là những quy định về các trường hợp được phép viết tắt trên hóa đơn cùng một số quy định liên quan đến tên, ký hiệu hóa đơn mà doanh nghiệp cần biết. Với những thông tin này, mong rằng kế toán có thể áp dụng chính xác vào nghiệp vụ để giúp ích cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.
Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill
- VPGD: Tầng 4, tòa nhà T608B, Tôn Quang Phiệt, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội
- Hotline: 1900 2038
- Website: https://cyberbill.vn/
- Email: kinhdoanh@cyberlotus.com