Sử dụng hóa đơn điện tử kết nối phần mềm kế toán không còn là điều kiện bắt buộc

Theo Nghị định 113/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không bắt buộc phải kết nối với phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán.

Nghị định 113 và Thông tư 78 không quy định việc kết nối của hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán

Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn theo Thông tư 32

Văn bản pháp quy đầu tiên đề cập đến hóa đơn điện tử là Thông tư số 32/2011/TT-BTC. Điều 4 của Thông tư 32/2011 quy định về “Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn”, tại điểm đ, khoản 2 nêu rõ: Tổ chức khởi tạo hóa đơn phải “Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn”.

Từ năm 2011 đến năm 2018, hóa đơn điện tử dần dần được thực hiện tại một số doanh nghiệp, chủ yếu là ở Hà Nội, thành phố HCM, Đà Nẵng và một số tỉnh thành phố. Mặc dù công nghệ tin học được áp dụng ngày một phổ biến trong các doanh nghiệp, giúp cho việc nâng cao năng lực quản trị doanh nghiệp, giảm bớt khối lượng công việc kế toán; bên cạnh đó việc sử dụng hóa đơn điện tử có thể giúp các cơ quan kiểm tra phát hiện kịp thời các hành vi vi phạm trong sử dụng hóa đơn nhưng Bộ Tài chính vẫn phải quy định điều kiện đối với tổ chức khởi tạo hóa đơn là phải “có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán” nhằm kiểm soát chặt chẽ việc phát hành, sử dụng hóa đơn.

Nguyên nhân là do trong thời gian này, các doanh nghiệp hầu hết sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế. Hơn nữa, điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật của ngành thuế lúc này chưa đủ mạnh để quản lý trên diện rộng và hóa đơn có mã của cơ quan thuế đang thực hiện thí điểm.

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử phải kết nối với phần mềm kế toán là chặt chẽ nhưng đã hạn chế số lượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, do phần mềm lập hóa đơn của nhiều nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử không tương thích với phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán của các nhà cung cấp khác. 

Tổ chức, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã, không có mã của cơ quan thuế

Khái niệm hóa đơn có mã, không có mã của cơ quan thuế được chính thức quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, sau đó là Nghị định 113/2020/NĐ-CP và được luật hóa tại Điều 91, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.

Theo đó, chỉ các doanh nghiệp kinh doanh tại một số lĩnh vực (điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy) và một số doanh nghiệp, tổ chức thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, có phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng được việc lập, lưu trữ, tra cứu và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua, đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Với quy định trên, kể từ ngày 01/7/2022, hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sẽ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn sau khi được lập đều phải gửi đến cơ quan thuế để được cấp mã. Như vậy, việc sử dụng hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp, hộ kinh doanh,… trong hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã được kiểm soát. 

Với việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, hộ kinh doanh chẳng những không cần thông báo phát hành hóa đơn, không cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, và đặc biệt là không cần phải bắt buộc đáp ứng điều kiện “có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn” do Nghị định 113/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC đã không đề cập đến nữa.