Quy trình quản lý đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Vào ngày 23/8/2022, Tổng cục Thuế đã ban hành Quyết định 1391/QĐ-TCT đề cập về Quy trình quản lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền. 

Để giúp bạn dễ dàng nắm bắt thông tin và kịp thời áp dụng khi cần, CyberBill xin gửi đến bạn bài viết tổng hợp chi tiết về Quy trình quản lý đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền chuẩn theo Quyết định 1391/QĐ-TCT sau đây.

Đối tượng quản lý thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Theo điều 6 Quyết định 1391/QĐ-TCT quy định về Quy trình quản lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền, thì việc tiếp nhận và xử lý các tờ khai đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT của người nộp thuế (NNT) tại điều này bao gồm cả các đối tượng sau:

Cá nhân, tổ chức sử dụng HĐĐT có mã, HĐĐT không mã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và các chi nhánh phụ thuộc đủ điều kiện đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.

Doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký hay thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT cần sử dụng mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo yêu cầu tại Phụ lục ban hành kèm Quy định này. 

đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Quy trình quản lý đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Quy trình 05 bước quản lý thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Quy trình quản lý thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được quy định chi tiết trong 05 bước sau:

Bước 1: Đối chiếu thông tin tờ khai 

Đối tượng thực hiện điền tờ khai gửi cơ quan có thẩm quyền được quy định tại Mục 1. Trong thời gian 15 phút kể từ khi nhận được Tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT của người nộp thuế (NNT), Cổng điện tử sẽ tự động đối chiếu thông tin trên tờ khai, bao gồm:

  • Mã số thuế phải có trạng thái 00, 04 đối với tổ chức, doanh nghiệp hay trạng thái 00 đối với hộ kinh doanh.
  • Cơ quan thuế (CQT) quản lý được điền trên tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT phải khớp với cơ quan quản lý thuế trên phân hệ đăng ký thuế của Hệ thống TMS.
  • Các chỉ tiêu trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT đúng chuẩn dữ liệu.
  • Chữ ký số của người nộp thuế đạt đúng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
  • Tình trạng hoạt động; hiệu lực của Hợp đồng nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu HĐĐT của tổ chức truyền nhận.

Căn cứ kết quả sau khi đối chiếu các thông tin trên, Cổng điện tử tự động tạo thông báo về việc tiếp nhận hay không tiếp nhận tờ khai đăng ký/ thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT. Sau đó thực hiện ký, gửi người nộp thuế theo địa chỉ thư điện tử mà người nộp thuế đã đăng ký trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT và qua tổ chức truyền nhận.

Bước 2: Gửi thông báo về việc tiếp nhận tờ khai 

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ khi Cổng điện tử gửi thông báo về việc tiếp nhận (Mẫu số 01/TB-TNĐT), trường hợp người nộp thuế đã đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền thì sau đó Hệ thống HĐĐT-CTĐT sẽ tự động đối chiếu các nội dung, thông tin trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, cụ thể:

  • NNT không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
  • NNT đăng ký phương thức chuyển dữ liệu từ HĐĐT phù hợp với hình thức hóa đơn đã lựa chọn.
  • NNT đã đăng ký sử dụng loại hóa đơn là “Hóa đơn giá trị gia tăng” thì phương pháp tính thuế GTGT mà người nộp thuế đăng ký trên phân hệ đăng ký thuế phải theo phương pháp khấu trừ.
  • NNT là hộ kinh doanh thì phải có các thông tin chi tiết sau: chữ ký số phù hợp với thông tin trên phân hệ đăng ký thuế; phương thức tính thuế GTGT là phương pháp trực tiếp trên doanh thu.
  • NNT là đối tượng sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền khi thuộc  ngành nghề kinh doanh sau: có hoạt động cung cấp dịch vụ,  hàng hóa trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh như: siêu thị; trung tâm thương mại; bán lẻ hàng tiêu dùng;  bán lẻ thuốc tân dược; nhà hàng; ăn uống; khách sạn; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác.

Bước 3: Thông báo kết quả 

Căn cứ kết quả đối chiếu từ bước 1 và bước 2, công chức bộ phận tiếp nhận thông tin đăng ký và dữ liệu HĐĐT xác nhận chấp nhận hay từ chối (nếu không không chấp nhận thì cần nhập lý do từ chối).

Theo đó, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động tạo thông báo về việc chấp nhận hay không chấp nhận đơn đăng ký/ thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT (Mẫu số 01/TB-ĐKĐT). 

Trường hợp thông báo là chấp nhận đăng ký/ thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền thì Hệ thống HĐĐT-CTĐT sẽ nhanh chóng tự động tạo thông tin Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Mã của cơ quan thuế khởi tạo từ hệ thống HĐĐT-CTĐT được đảm bảo là duy nhất, sau đó đưa vào thông báo chấp nhận Mẫu số 01/TB-ĐKĐT và gửi cho người nộp thuế.

Bước 4: Gửi thông báo Mẫu số 01/TB-TNĐT

a) Trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày đã gửi thông báo Mẫu số 01/TB-TNĐT tới người nộp thuế, cụ thể như sau:

  • Trên dự thảo thông báo đã được tạo lập trên hệ thống, Công chức bộ phận tiếp nhận thông tin đăng ký và dữ liệu hóa đơn điện tử thực hiện rà soát thông tin của NNT đang ở trạng thái chưa được xử lý để trình Phụ trách bộ phận phê duyệt.
  • Trường hợp đồng ý với dự thảo thông báo do công chức đã trình trên hệ thống, phụ trách bộ phận thực hiện phê duyệt, trình Thủ trưởng cơ quan thuế (hoặc người được Thủ trưởng CQT ủy quyền, phân công) ký kết ban hành.
  • Còn trường hợp không đồng ý thì sử dụng chức năng không phê duyệt thông báo và nêu rõ ý kiến chỉ đạo.
  • Trường hợp đồng ý với dự thảo thông báo do phụ trách bộ phận trình, Thủ trưởng cơ quan thuế (hoặc người được Thủ trưởng CQT ủy quyền, phân công) thực hiện phê duyệt và ký số đích danh trên thông báo.
  • Trường hợp không đồng ý với dự thảo thông báo do phụ trách bộ phận trình thì sử dụng chức năng không phê duyệt thông báo và nêu rõ ý kiến chỉ đạo.
  • Công chức được giao làm công tác văn thư thực hiện cấp số văn bản và ký số đích danh cơ quan thuế trên phải thông báo ngay trong ngày Thủ trưởng cơ quan thuế (hoặc người được Thủ trưởng CQT ủy quyền, phân công) ký số trên thông báo.
  • Trường hợp thông báo sai về thể thức thẩm quyền của người ký (ví dụ như TUQ nhầm thành KT,…) thì văn thư sử dụng chức năng từ chối cấp số văn bản (hay hủy thông báo). Sau đó, hệ thống tự động khôi phục lại thông báo để Lãnh đạo cơ quan thuế thực hiện ký kết lại.
  • Cổng điện tử tự động gửi thông báo cho người nộp thuế chậm nhất là 15 phút kể từ thời điểm công chức được giao làm công tác văn thư cấp số văn bản và ký số đích danh cơ quan thuế, theo địa chỉ thư điện tử của NNT đã điền trên Mẫu số 01/ĐKTD-HĐĐT, qua các hình thức sau:
  • Tổ chức truyền nhận;
  • Tài khoản sử dụng Cổng điện tử của người nộp thuế;
  • Thư điện từ email của người nộp thuế.

b) Trường hợp chấp nhận đăng ký/ thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, Hệ thống HĐĐT-CTĐT sẽ tự động tạo tài khoản và phân quyền theo quy định tại Mục 5 Quy trình quản lý HĐĐT ban hành kèm theo Quyết định 1447/QĐ-TCT cùng các văn bản bổ sung, sửa đổi, thay thế (nếu có). Từ đó, thông tin được gửi về tài khoản thông qua địa chỉ thư điện tử email của NNT đăng ký trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

Nếu NNT thuộc trường hợp gửi sai thông tin email, dẫn đến không nhận được thông tin tài khoản, cơ quan thuế sẽ hướng dẫn người nộp thuế gửi Tờ khai thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT thông qua Cổng của tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT để thay đổi thông tin email.

Sau khi nhận được Thông báo chấp nhận thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, Công chức thuế hướng dẫn NNT thực hiện đăng nhập trên Cổng điện tử và nhấn “quên mật khẩu” để nhận mật khẩu mới qua email.

Trường hợp NNT ký sổ bằng chữ ký số mềm, không thực hiện ký số được thì Bộ phận CNTT hỗ trợ NNT sử dụng chức năng lấy lại mật khẩu để cấp lại mật khẩu mới.

Bước 5: Cập nhật danh sách NNT sử dụng/ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Ngay khi ban hành Thông báo chấp nhận đăng ký/ thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT gửi người nộp thuế, Hệ thống HĐĐT-CTĐT sẽ cập nhật thông tin NNT cùng với  thông tin sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền. Sau đó đưa vào Danh sách NNT sử dụng hay ngừng sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền theo Mẫu số 03-8/QTR-HĐĐT.

Đọc thêm bài viết liên quan tại: https://cyberbill.vn/su-dung-mau-hoa-don-dien-tu-nao-cho-hang-hoa-xuat-khau/

Hóa đơn điện tử CyberBill:

  • VPGD: Tầng 4, tòa nhà T608B, Tôn Quang Phiệt, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội
  • Hotline: 1900 2038
  • Website: https://cyberbill.vn/
  • Email: kinhdoanh@cyberlotus.com
Bài viết thuộc chuyên mục: Blog.