Thế nào là mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp?

07/10/2019

Hóa đơn điện tử đang có tốc độ phủ sóng nhanh chóng. Không chỉ hấp dẫn các doanh nghiệp lớn, hóa đơn điện tử còn thu hút sự quan tâm của cả những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Để từ bỏ những thói quen đã gắn bó với hóa đơn giấy để chuyển đổi sang dùng hóa đơn điện tử không phải là chuyện “một sớm, một chiều”, mà đòi hỏi các doanh nghiệp cần nắm rõ những yêu cầu, quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.

Một trong những vấn đề khiến các doanh nghiệp khá bối rối khi chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đó là thế nào là mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp? Với những doanh nghiệp có nhu cầu tự thiết kế mẫu hóa đơn cần phải nắm rõ những yêu cầu về cấu trúc, thông tin theo quy định của Tổng Cục Thuế.

>> Hóa đơn điện tử có kèm theo bảng kê hóa đơn?

>> Thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử

>> Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?

Dưới bài viết này, CyberBill sẽ hướng dẫn, phân tích rõ thế nào là mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp.

1. Hóa đơn điện tử hợp lệ

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã quy định rõ: Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết

2. Một số lưu ý về nội dung của hóa đơn điện tử hợp lệ:

Hóa đơn điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.

3. Ví dụ về mẫu hóa đơn điện tử hàng hoá dịch vụ hợp lệ

Để giúp quý doanh nghiệp có thể dễ dàng hình dung như thế nào là một mẫu hóa đơn điện tử bán hàng hóa dịch vụ hợp lệ, CyberBill sẽ đưa ra ví dụ cụ thể về nội dung hóa đơn điện tử hàng hóa dịch vụ hợp lệ như sau:

  • STT, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền
  • Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng  tiền thanh toán.
  • Tiền hàng bằng chữ
  • Người  mua hàng, người bán hàng
  • Ký và đóng dấu của người bán hàng

So với hóa đơn giấy, các tiêu chí của Hóa đơn điện tử có nhiều sự khác biệt. Căn cứ vào Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính thì để có tính chất hợp lệ, hợp pháp thì hóa đơn điện tử ngoài nhưng thông tin cơ bản như hoá đơn giấy, cần có thêm các chỉ tiêu sau:

  • Bản thể hiện hóa đơn điện tử
  • Hóa đơn điện tử không có liên
  • Ký hiệu số Serial
  • Chữ ký điện tử
  • Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
  • Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.
Mẫu hóa đơn GTGT 16
Hóa đơn GTGT

4. Hóa đơn điện tử hợp pháp

Điều 9, Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã quy định rõ thế nào là hóa đơn điện tử hợp pháp. Cụ thể, hóa đơn điện tử hợp pháp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

  • Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
  • Không bắt buộc có chữ ký số;
  • Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Hóa đơn điện tử hợp pháp cần đáp ứng những nội dung sau:

  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
  • Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
  • Tổng số tiền thanh toán;
  • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
  • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
  • Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
  • Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
Mẫu hóa đơn bán hàng 5
Mẫu hóa đơn bán hàng

Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể các nội dung hóa đơn điện tử và các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đủ những nội dung quy định trên.

Mẫu hóa đơn điện tử hợp pháp phải có thời điểm lập hóa đơn điện tử đúng theo quy định của pháp luật. Cụ thể, Nghị định 119/2018/NĐ-Cp đã quy định rõ về thời điểm lập hóa đơn điện tử:

  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
  • Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Bộ Tài chính căn cứ quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, pháp luật quản lý thuế để hướng dẫn cụ thể thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp khác.

Định dạng hóa đơn điện tử

Bộ Tài chính quy định cụ thể về định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Trên đây là tổng hợp những nội dung về hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp. Tùy theo hình thức kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp sẽ sử dụng các loại mẫu hóa đơn điện tử khác nhau như: mẫu hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, các loại hóa đơn khác… Dựa trên những nội dung tổng hợp về nội dung mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp, hi vọng sẽ giúp ích được quý doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.

>> Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không?

>> Hướng dẫn điều chỉnh, hủy, thay thế hóa đơn điện tử

CyberBill – cung cấp mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp

Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử đang được các doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn. Sở hữu nhiều tính năng ưu viết, hóa đơn điện tử CyberBill giúp quý doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý, pháp hành và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, an toàn, thuận tiện và bảo mật.

CyberBill mang đến cho quý khách hàng những mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp, mẫu hóa đơn đẹp, được thiết kế tinh tế, sắc nét, đảm bảo sẽ làm hài lòng ngay cả những chủ doanh nghiệp khó tính nhất.

Hiện nay, CyberBill đang triển khai chương trình quà tặng cuối năm vô cùng hấp dẫn: Khuyến mại vàng – Rộn ràng cuối năm – Tặng 50% số lượng hóa đơn khi mua gói hóa đơn điện tử CyberBill bất kỳ. Chương trình không chỉ góp phần thúc đẩy các doanh nghiệp tiến tới sử dụng hóa đơn điện tử, tiết kiệm ngân sách cho các doanh nghiệp, mà còn mong muốn các doanh nghiệp được trải nghiệm những tính năng vượt trội mà phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill mang lại.

Tin liên quan