Hotline: 1900.2038
Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc các hình thức tiêu hủy khác. Hành động này nhằm đảm bảo hóa đơn đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó. Cùng CyberBill tìm hiểu rõ hơn về hình thức này cùng những lưu ý về pháp luật khi thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in trong công ty TNHH 2 thành viên trở lên.
Mục lục
Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn?
Theo Luật sư Nguyễn Văn Tuấn, Giám đốc Công ty Luật TNHH TGS, Đoàn Luật sư TP. Hà Nội cho biết, Để thực hiện thủ tục hủy hoặc tiêu hóa hóa đơn cần phải hiểu rõ thế nào là hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy.
Hủy hóa đơn là gì?
Hủy hóa đơn được quy định rõ tại khoản 10, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau: “Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng”.
Tiêu hủy hóa đơn là gì?
Tại khoản 11, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP giải thích tiêu hủy hóa đơn như sau:
11. Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ:
a) Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
b) Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.
Từ quy định như trên có thể thấy hủy và tiêu hủy hóa đơn có sự khác nhau về bản chất, đó là:
– Khi hủy hóa đơn thì hóa đơn đó vẫn “tồn tại” nhưng không có giá trị sử dụng (áp dụng khi hủy đơn có sai sót theo quy định).
– Khi tiêu hủy hóa đơn thì hóa đơn đó không còn “tồn tại” trên hệ thống nếu là hóa đơn điện tử hoặc không còn tồn tại trên thực tế nếu là hóa đơn giấy.
Công ty TNHH hai thành viên trở lên không tiếp tục sử dụng hóa đơn thì phải thực hiện tiêu hủy số hóa đơn đó như sau:
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn
– Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn;
– Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
– Biên bản tiêu hủy hóa đơn;
– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy (theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Lưu ý: Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu giữ tại công ty sử dụng hóa đơn, trừ Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn phải được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Thời hạn tiến hành việc tiêu hủy
– Chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế về việc tiêu hủy hóa đơn.
– Riêng đối với trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế): thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
Trình tự tiêu hủy hóa đơn
1. Công ty phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
2. Công ty phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.
3. Lập biên bản tiêu hủy hóa đơn có chữ ký của các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn và Hội đồng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
4. Công ty lập 02 bản Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn, một bản lưu tại công ty, 01 bản gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
Lưu ý:
– Việc hủy các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán phải thực hiện theo quy định của pháp luật về kế toán.
– Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Lời kết
Trên đây là chi tiết những hồ sơ, quy trình và những lưu ý dành cho công ty TNHH từ 2 thành viên trở lên cần chuẩn bị khi thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in. Để cập nhật thêm nhiều thông tin bổ ích, các bạn hãy theo dõi website và fanpage của CyberBill nhé.
Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill
- VPGD: Tầng 4, tòa nhà T608B, Tôn Quang Phiệt, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội
- Hotline: 1900 2038
- Website: https://cyberbill.vn/
- Email: kinhdoanh@cyberlotus.com