Vì sao cần tra cứu hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử là giải pháp tuyệt vời cho doanh nghiệp trong thời đại công nghệ không chỉ bởi những lợi ích nó mang lại mà còn cả những thuận tiện trong quá trình sử dụng. Mọi thủ tục hành chính liên quan đến hóa đơn điện tử như phát hành, khởi tạo, lập – xuất và tra cứu đều được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng thông qua internet. Trong đó, tra cứu hóa đơn điện tử là nhu cầu thiết yếu của rất nhiều doanh nghiệp. Vậy vì sao cần tra cứu hóa đơn điện tử và cách tra cứu hóa đơn điện tử như thế nào? Cùng giải đáp trong bài viết dưới đây.

Những trường hợp cần tra cứu hóa đơn điện tử

Tra cứu hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp kiểm tra và nắm bắt các thông tin bao gồm: thông tin hóa đơn và thông tin của bên phát hành hóa đơn điện tử. Những thông tin này là quan trọng trong các trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp cần:

• Xác nhận tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn điện tử trước khi hạch toán, kê khai hóa đơn.
• Xác nhận xem hóa đơn điện tử đã được phép sử dụng hay chưa.

Sự xuất hiện của hóa đơn điện tử làm giảm trừ vấn nạn hóa đơn giả mạo, làm giả hóa đơn, tuy nhiên cũng khó tránh khỏi tình trạng hóa đơn điện tử không hợp lệ, hợp pháp. 

Mặt khác, để tránh những rắc rối không mong muốn trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cũng cần chắc chắn hóa đơn điện tử đã có giá trị sử dụng sau khi thông báo phát hành. Với trường hợp này, doanh nghiệp thực hiện cách tra cứu hóa đơn điện tử sau 2 ngày từ ngày thông báo phát hành hóa đơn.

Cách tra cứu hóa đơn điện tử qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế

Để tra cứu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp truy cập vào cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo địa chỉ: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html. Website này được Tổng cục Thuế xây dựng nhằm mục đích cung cấp các thông tin về hóa đơn, biên lai do cơ quan Thuế và người nộp thuế phát hành.

Trên trang chủ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp chọn theo đề mục “Thông tin hóa đơn, biên lai” trên thanh công cụ. Tại tiểu mục “Hóa đơn”, tùy theo số lượng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần tra cứu để chọn “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn”.

>> Hướng dẫn tra cứu thông tin người nộp thuế chính xác và đơn giản

Tra cứu một hóa đơn

Với cách tra cứu một hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện theo từng bước:

• Chọn mục “Tra cứu một hóa đơn”
• Hoàn thiện bảng “Điều kiện tra cứu” bằng cách điền đầy đủ các thông tin bao gồm: Mã số thuế người bán hàng hóa dịch vụ, mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, mã xác thực do website cung cấp. Nếu hóa đơn cần tra cứu là hóa đơn bưu chính viễn thông thì cần tích vào ô này và lựa chọn loại hóa đơn tương ứng.
• Click vào phần “Tìm kiếm” sau khi đã điền đầy đủ các thông tin và chờ kết quả trả về.

Nếu những thông tin doanh nghiệp điền là đúng thì hệ thống sẽ trả về kết quả tra cứu hóa đơn điện tử bao gồm thông tin người bán hàng hóa dịch vụ và thông tin hóa đơn. Hai thông tin này là bắt buộc, nếu thiếu một trong hai thì hóa đơn điện tử được tra cứu là không hợp lệ, hợp pháp. Điều này có thể do hóa đơn chưa được doanh nghiệp thông báo phát hành hoặc đã thông báo phát hành nhưng chưa được cơ quan Thuế chấp nhận.

>> Lưu ý khi xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định mới

Tra cứu nhiều hóa đơn

Để tra cứu nhiều hóa đơn, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước một file excel với những giá trị bao gồm: mã số thuế, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, hóa đơn invoice của bưu chính viễn thông, hóa đơn Bưu điện của bưu chính, viễn thông. Những giá trị này được sắp xếp theo cột tương ứng (A,B,C,D,..). Tiếp đó,  thực hiện thao tác sau:

• Chọn mục “Tra cứu nhiều hóa đơn”
• Hoàn thành bảng “Điều kiện tra cứu” bằng cách cung cấp các thông tin về trạng thái những hóa đơn cần tra cứu, tiếp đến ở phần “Chọn tệp” tìm đường dẫn đến file excel đã chuẩn bị.
• Lựa chọn các cột tương ứng với nội dung và cột giá trị trong file excel.
• Điền mã xác thực website cung cấp và ấn “Tìm kiếm”

Việc đọc kết quả của tra cứu nhiều hóa đơn cũng tương tự như khi tra cứu một hóa đơn. Hóa đơn điện tử hợp lệ khi kết quả tra cứu hiện đầy đủ cả thông tin hóa đơn và thông tin người bán hàng hóa, dịch vụ. 

Trên đây là hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử cùng những lợi ích của việc tra cứu hóa đơn điện tử. Chỉ với vài thao tác tra cứu hóa đơn điện tử trực tuyến trên website của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp đã có thể kiểm tra và xác nhận những thông tin quan trọng của hóa đơn điện tử. Tránh tình trạng sử dụng hóa đơn điện tử chưa được thông báo phát hành, không hợp lệ, hợp pháp để hạch toán, kê khai hoặc giao dich.

Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill

• VPGD: Tầng 4, tòa nhà T608B, Tôn Quang Phiệt, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội
• Hotline: 1900 2038
• Website: https://cyberbill.vn/
• Email: kinhdoanh@cyberlotus.com