Chi tiết 2 bước tiếp nhận, xử lý dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp cũng như công tác quản lý thuế của cơ quan nhà nước. Cùng CyberBill cập nhật chi tiết 2 bước tiếp nhận, xử lý dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền qua bài viết dưới đây.

Hiểu về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Theo Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ – CP quy định về hóa đơn điện tử có mã như sau: “ Hóa đơn điện tử có mã là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.

Hóa đơn điện tử có mã cũng có thể được hiểu là trước khi cá nhân, tổ chức bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ cho người mua sẽ được cơ quan thuế cấp mã trên hóa đơn điện tử (bao gồm trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế).

Chi tiết 2 bước tiếp nhận, xử lý dữ liệu HĐĐT có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền
Chi tiết 2 bước tiếp nhận, xử lý dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền

Hai bước tiếp nhận, xử lý dữ liệu hóa điện tử của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền

Căn cứ vào Điều 9 quyết định 1391/QĐ-TCT năm 2022 quy định chi tiết về hai bước tiếp nhận, xử lý dữ liệu của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền cụ thể như sau:

Bước 1

Trong vòng 15 phút kể từ khi nhận được gói dữ liệu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền theo phương thức chuyển đầy đủ các nội dung hóa đơn ( gồm dữ liệu hóa đơn đã hủy sẽ được tiếp nhận theo Điều 10 Quy trình tại Quyết định 1391/QĐ-TCT). Sau đó, cổng điện tử sẽ đối chiếu thông tin gói dữ liệu của người nộp thuế (NTT), bao gồm:

  • Mã số thuế của NNT (người nộp thuế) phải có trạng thái đang hoạt động (trạng thái 00, 02, 04).
  • Đầy đủ các chỉ tiêu trên hóa đơn đúng Chuẩn dữ liệu theo quy định.
  • Người nộp thuế không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Chữ ký số của người nộp thuế theo gói hóa đơn phải đúng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
  • Tình trạng hoạt động, hiệu lực của hợp đồng nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử của tổ chức truyền nhận.
  • Số lượng hóa đơn trong gói dữ liệu phải khớp đúng với số lượng hóa đơn trong thông tin chung của gói dữ liệu HĐĐT.
  • Thông tin mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải thuộc dải ký tự mã của cơ quan thuế đã cấp cho NNT và đảm bảo duy nhất.

Theo kết quả đối chiếu thông tin hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động tạo thông báo dựa vào Mẫu số 01/TB-KTDL tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình tại Quyết định 1391/QĐ-TCT, ký nhân danh Tổng Cục Thuế, sau đó gửi cho người nộp thuế qua tổ chức truyền nhận, gửi tài khoản trên Cổng điện tử cho người nộp thuế tra cứu qua cổng điện tử bằng tài khoản được cấp và gửi thư điện tử email cho người nộp thuế.

Căn cứ vào việc đối chiếu hợp lệ thì thông tin sẽ được lưu vào hệ thống. Trường hợp đối chiếu trả về thông báo không hợp lệ thì dữ liệu sẽ không được lưu vào hệ thống.

Bước 2

Thời gian định kỳ vào ngày 1 đến ngày 10 hàng tháng, dữ liệu hóa đơn do người nộp thuế gửi cho cơ quan thuế thông tin sẽ được cập nhật trong quá trình quản lý hóa đơn điện tử. Hệ thống HĐĐT-CTĐT tiếp tục quá trình đối chiếu tự động theo Bước 1 cùng các thông tin sau:

  • Đối với hóa đơn điện tử có thời điểm lập và là loại hóa đơn phù hợp với thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT đã được Thông báo chấp nhận sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền hoặc các thông báo CQT đã gửi NNT (thí dụ: Thông báo hóa đơn điện tử cần rà soát).
  • Số hóa đơn là duy nhất trong cùng bộ “MST, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn” trên hệ thống.
  • Trường hợp là hóa đơn thay thế thì việc đối chiếu tình trạng hóa đơn bị thay thế phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị điều chỉnh, chưa bị thay thế và không phải là hóa đơn điều chỉnh.
  • Với hóa đơn điều chỉnh thì đối chiếu tình trạng hóa đơn bị điều chỉnh phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị thay thế, không phải là hóa đơn thay thế và không phải là hóa đơn điều chỉnh.
  • Trường hợp hóa đơn hủy đã tồn tại Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT) theo Điều 10 Quy trình tại Quyết định 1391/QĐ-TCT và có đầy đủ lý do.

Còn với hóa đơn điều chỉnh, thay thế thì Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động gửi thông tin hóa đơn điều chỉnh, thay thế và hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế đến địa chỉ thư điện tử của người mua (nếu có).

Kết quả đối chiếu chính là căn cứ để CQT đề nghị NNT giải trình về hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Quy trình Quyết định 1391/QĐ-TCT.

Lưu ý

Quyết định 1391/QĐ-TCT được áp dụng đối với các cơ quan thuế khi triển khai hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế căn cứ theo quy định tại Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 41/2022/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Đọc thêm bài viết liên quan tại: https://cyberbill.vn/su-dung-hoa-don-dien-tu-khoi-tao-tu-may-tinh-tien/

Lời kết

Trên đây là chi tiết 2 bước tiếp nhận, xử lý dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền mà CyberBill đã tổng hợp. Hy vọng đem đến thông tin hữu ích cho quý doanh nghiệp. Mọi thông tin cần được tư vấn và giải đáp vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi theo hotline 1900 2038.

Bài viết thuộc chuyên mục: Blog.