05 điều cần lưu ý khi áp dụng chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử và thanh toán điện tử trong công tác kế toán được coi là điểm nhấn quan trọng khi ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thương mại. Thực tế, việc áp dụng chứng từ điện tử đối với cộng đồng doanh nghiệp vẫn là vấn đề khá mới mẻ bởi phần lớn doanh nghiệp tại Việt Nam có quy mô nhỏ và vừa. Trước những thắc mắc về chứng từ điện tử cùng với việc đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp, sau đây là 05 điểm cần lưu ý khi áp dụng chứng từ điện tử theo quy định của pháp luật.

1. Chứng từ điện tử là gì?

Theo Điều 17 Luật Kế toán 2015, chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định như: Tên và số hiệu của; Ngày, tháng, năm lập; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; Tổng số tiền của chứng từ kế toán sử dụng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán; và các nội dung khác theo từng loại chứng từ.

Chứng từ điện tử không thể hiện bằng bản giấy mà được hệ thống bởi các dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như chứng từ được lập bằng bản giấy.

2. Phân loại chứng từ điện tử

2.1. Chứng từ điện tử trong giao dịch thương mại

Chứng từ điện tử trong giao dịch thương mại là các hợp đồng, đề nghị hoặc thông báo mà không bao gồm hối phiếu, lệnh phiếu, vận đơn, hóa đơn gửi hàng, phiếu xuất nhập kho hay bất cứ chứng từ có thể chuyển nhượng nào cho phép bên nắm giữ chứng từ hoặc bên thụ hưởng được quyền nhận hàng hóa, dịch vụ hoặc được trả một khoản tiền.

2.2. Chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính

Những chứng từ này có thể là các chứng từ, báo cáo, hợp đồng, thỏa thuận, thông tin giao dịch, thông tin thực hiện thủ tục hành chính và các thông tin khác theo quy định.

2.3. Chứng từ điện tử trong công tác kế toán

• Hồ sơ thuế điện tử: hồ sơ đăng ký thuế, hồ sơ khai thuế, hồ sơ hoàn thuế và các hồ sơ, báo cáo thuế khác về thuế dưới dạng điện tử được quy định tại Luật Quản lý thuế.
• Chứng từ nộp thuế điện tử: Giấy nộp tiền hoặc chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước theo quy định dưới dạng điện tử, trừ trường hợp nộp thuế qua hình thức nộp thuế điện tử của ngân hàng.
• Một số văn bản, thông báo khác của cơ quan thuế, người nộp thuế dưới dạng điện tử.

3. Điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc

• Chứng từ điện tử được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan;
• Hệ thống thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống…
• Ngoài ra, chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc trong trường hợp các bên tham gia giao dịch thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ, phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử.

>> 5 tiêu chí giúp đánh giá phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn

4. Chứng từ điện tử đảm bảo tính xác thực và tính bảo mật

Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định.

Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

Chứng từ kế toán nên được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung. Chứng từ điện tử yêu cầu phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như đối với chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

5. Thời hạn lưu trữ của chứng từ điện tử

Việc lưu trữ chứng từ điện tử trong lĩnh vực thuế được thực hiện theo thời hạn do pháp luật quy định như đối với chứng từ giấy. Trường hợp chứng từ điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định nhưng có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống và các chứng từ điện tử đang lưu hành thì tiếp tục được lưu trữ cho đến khi việc hủy chứng từ điện tử hoàn toàn không ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác thì mới được tiêu hủy.

>> Lưu trữ hóa đơn điện tử thế nào cho đúng?

Theo quy định tại Điều 12, Điều 13 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì tài liệu kế toán được lưu trữ theo các mốc thời gian như sau:

• Tài liệu kế toán cần phải lưu trữ tối thiểu 5 năm;
• Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm;
• Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn.

Việc lưu trữ chứng từ điện tử trong lĩnh vực thuế được thực hiện theo thời hạn do pháp luật quy định như đối với chứng từ giấy. Như vậy, chứng từ điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm; lưu trữ tối thiểu 10 năm; lưu trữ vĩnh viễn.

Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill

• VPGD: Tầng 4, tòa nhà T608B, Tôn Quang Phiệt, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội
• Hotline: 1900 2038
• Website: https://cyberbill.vn/
• Email: kinhdoanh@cyberlotus.com