Cách chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, trong một số trường hợp, doanh nghiệp phải thực hiện việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế. Trước đây theo nghị định 119/2014/NĐ-CP chưa thực sự nêu rõ ràng vấn đề này. Tuy nhiên, ngày 19/10/2020 vừa qua, chính phủ đã ban hành nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; qua đó đã làm rõ các nội dung, cách thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.

Tìm hiểu cách chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

1. Trường hợp nào bắt buộc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử khi sử dụng

Theo điểm 3 điều 22, nghị định 123/2020/NĐ-CP thì người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đã lập đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử).

2. Yêu cầu về hình thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

Theo khoản 4, điều 12, nghị định 123/2020/NĐ-CP,  Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:

  • Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.
  • Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
  • Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

3. Phương thức và thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

Phương thức và thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đã được quy định rõ tại nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:

  • Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng áp dụng đối với các trường hợp sau:
  • Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.
  • Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.

Người bán lập Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong tháng hoặc quý (tính từ ngày đầu của tháng, quý đến ngày cuối cùng của tháng hoặc quý) theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để gửi cơ quan thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng theo quy định của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

>> Sự thay đổi trong quy định về hình thức hóa đơn tại Nghị định 123

Trường hợp phát sinh số lượng hóa đơn lớn thì bảng tổng hợp sẽ được tách theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế nhằm đảm bảo yêu cầu gửi nhận dữ liệu trên đường truyền.

Đối với hóa đơn gửi theo bảng tổng hợp thì người bán gửi thông tin hủy, điều chỉnh trực tiếp trên bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo mà không gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP đến cơ quan thuế.

Các hóa đơn được lập cho tổng doanh thu của người mua là cá nhân không kinh doanh phát sinh trong ngày hoặc tháng theo bảng kê chi tiết thì người bán chỉ gửi dữ liệu hóa đơn điện tử (không kèm bảng kê chi tiết) đến cơ quan thuế.

Riêng đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử này ngay trong ngày.

  • Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc quy định tại điểm a1, khoản 3, điều 22 nghị định 123/2020/NĐ-CP
  • Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế.

4. Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn của Tổng cục Thuế bằng hình thức gửi trực tiếp (đối với trường hợp đáp ứng yêu cầu về chuẩn kết nối dữ liệu) hoặc gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

4.1. Hình thức gửi trực tiếp

  • Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn số lượng lớn, có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu và đáp ứng yêu cầu khác như kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, sử dụng dịch vụ Web Service hoặc Message Queue có mã hóa làm phương thức để kết nối, sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu, có nhu cầu chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế để thông báo về việc kết nối kỹ thuật để chuyển dữ liệu hóa đơn.
  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có tổ chức mô hình Công ty mẹ – con, có xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu hóa đơn tập trung tại Công ty mẹ và có nhu cầu Công ty mẹ chuyển toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử bao gồm cả dữ liệu của các công ty con đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thì gửi kèm theo danh sách công ty con đến Tổng cục Thuế để thực hiện kết nối kỹ thuật.

4.2 Hình thức gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

  • Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khác không thuộc trường hợp gửi trực tiếp thực hiện ký hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử làm dịch vụ chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế. Căn cứ hợp đồng được ký kết, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức này gửi tiếp đến cơ quan thuế.

Trên đây là Cách chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo nghị định 123/2020/NĐ-CP, có thể thấy so với Nghị định 119/2014/NĐ-CP, nghị định 123 đã quy định rõ ràng hơn cách thức cũng như hình thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử; Qua đó dễ dàng hơn cho doanh nghiệp và kế toán trong việc ứng dụng vào tình hình thực tiễn.