Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC

Tương tự như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cũng có những quy định riêng về mặt nội dung, các tiêu thức trên hóa đơn. Doanh nghiệp trong quá trình khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử cần nắm rõ những quy định này để đảm bảo hóa đơn điện tử hợp pháp, hợp lệ.

Một trong những nội dung không thể thiếu trên hóa đơn điện tử là ký hiệu hóa đơn nhằm phản ánh các thông tin về năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử được áp dụng. Vậy ký hiệu trên hóa đơn điện tử nên được thể hiện như thế nào? Tìm hiểu quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử mới nhất theo Thông tư 68/2019/TT-BTC trong bài viết dưới đây.

ký hiệu hóa đơn điện tử
Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC

Ký hiệu hóa đơn điện tử là gì?

Kể từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh triển khai áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 119/2018/NĐ-CP và hướng dẫn cụ thể tại Thông tư 68/2019/TT-BTC. 

Theo điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự bao gồm cả chữ viết và chữ số, phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định cụ thể như sau:

Ký tự đầu tiên là một chữ cái, theo quy định là C hoặc K để thể hiện hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Nếu C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì K là đại diện cho hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Hai ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ, năm lập hóa đơn điện tử là năm 2020 thì thể hiện là số 20, năm lập hóa đơn điện tử là năm 2021 thì thể hiện là số 21.

Một ký tự tiếp sau năm lập hóa đơn là 1 chữ cái được quy định là T hoặc D hoặc L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Trong đó:

  • Chữ T áp dụng với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. 
  • Chữ D áp dụng với hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do doanh nghiệp đăng ký sử dụng.
  • Chữ L áp dụng với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
  • Chữ M áp dụng với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.

Hai ký tự cuối cùng là chữ viết do người bán xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.

Lưu ý: Tại bản thể hiện, quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết).

>> Hướng dẫn tra cứu thông tin người nộp thuế chính xác và đơn giản

Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC

Ngoài ký hiệu hóa đơn, Thông tư 68/2019/TT-BTC cũng quy định chi tiết một số nội dung khác bắt buộc có trên hóa đơn điện tử để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn. Bao gồm:

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn

Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn theo quy định tại Điều 5 Nghị định 119/2019/NĐ-CP được thể hiện trên mỗi hóa đơn, cụ thể như: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, tem, vé, thẻ,…

Ký tự đứng trước ký hiệu hóa đơn được gọi là ký hiệu mẫu số hóa đơn. Quy định một chữ số tự nhiên từ 1 đến 4 để thể hiện ký hiệu mẫu số hóa đơn nhằm phản ánh loại hóa đơn điện tử. Theo đó: 

  • Số 1 phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng
  • Số 2 phản ánh loại Hóa đơn bán hàng
  • Số 3 phản ánh Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử
  • Số 4 phản ánh các loại hóa đơn khác là tem/vé/thẻ/phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định.

Dưới đây là những ví dụ tiêu biểu cho các ký tự của ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn (được giải thích trong phần trên bài viết này):

“1C19TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập vào năm 2019 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

“2C21TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập vào năm 2021 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

Số hóa đơn điện tử

Số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn điện tử khi người bán lập hóa đơn được quy định là số hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. 

Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc vừa nêu thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán

Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán trên hóa đơn điện tử bắt buộc đúng theo các thông tin tương ứng ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

>> Lưu ý khi xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định mới

Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế)

Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn điện tử phải đúng theo thông tin ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc các chứng từ khác (tương tự như yêu cầu với tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán).

Ngược lại, trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế của người mua. Tiêu biểu như các trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại Khoản 3, Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC. 

Với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.

Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thuế suất thuế GTGT và thành tiền

Tên hàng hóa, dịch vụ: Trên hóa đơn điện tử phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Nếu hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại. Những trường hợp đặc biệt khác như hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng hay bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù,… phải tuân thủ các quy định về tên hàng hóa, dịch vụ tại Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Đơn vị tính: Người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định đơn vị tính của hàng hóa theo đơn vị đo lường. Đối với dịch vụ thì đơn vị tính xác định theo từng lần cung cấp và nội dung dịch vụ cung cấp.

Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả rập căn cứ theo đơn vị tính và mục đích lập hóa đơn.

Đơn giá: Người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính.

Thuế suất thuế GTGT: tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của Pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Thành tiền: Các thông tin về thành tiền chưa có thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT phải được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả rập và bằng chữ tiếng Việt. 

Lưu ý: 

Trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì tổng tiền thanh toán thể hiện bằng nguyên tệ và bằng chữ tiếng nước ngoài. 

Trường hợp cơ sở kinh doanh áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại theo quy định của pháp luật thì phải thể hiện rõ khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại trên hóa đơn điện tử.

Việc xác định giá tính thuế giá trị gia tăng (thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng) trong trường hợp áp dụng chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại thực hiện theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng.

Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua

Với bên bán: Người bán là doanh nghiệp thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn điện tử là chữ ký số của doanh nghiệp. Trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Với bên mua: Người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm và phù hợp với hướng dẫn tại Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Trên đây là những thông tin về nội dung bắt buộc có trên hóa đơn điện tử cũng như quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC có hiệu lực thi hành từ ngày 14 tháng 11 năm 2019. Hy vọng những thông tin trong bài viết này giúp ích cho các doanh nghiệp trong quá trình khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử.

Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill

  • VPGD: Tầng 4, tòa nhà T608B, Tôn Quang Phiệt, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội
  • Hotline: 1900 2038
  • Websitehttps://cyberbill.vn/
  • Email: kinhdoanh@cyberlotus.com