Hotline: 1900.2038
Với sự phát triển nhanh chóng của thời đại công nghệ số, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng dần trở nên phổ biến trong cộng đồng doanh nghiệp. Giải pháp hóa đơn điện tử ra đời giúp cho doanh nghiệp cải thiện rất nhiều trong quá trình vận hành. Một trong những điều quan trọng doanh nghiệp cần nắm rõ khi chuẩn bị áp dụng hóa đơn điện tử đó là điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử cũng như một số nguyên tắc trong quá trình sử dụng.
Theo đó, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để không bị bỡ ngỡ bằng cách tìm hiểu thông tin về điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử qua bài viết sau đây.
Mục lục
1. Đối với các đơn vị khởi tạo hóa đơn điện tử, điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử là gì?
Dựa trên quy định tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì người bán hàng hóa, dịch vụ khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng những điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:
– Đơn vị bán hàng phải là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện các giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong các hoạt động của ngân hàng.
– Đơn vị có địa điểm và đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đảm bảo đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, sử dụng, xử lý, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định.
– Đội ngũ nhân viên có đủ trình độ thực thi, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
– Đơn vị cần có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
– Ngoài ra, đơn vị cần trang bị phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ có kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng, cung cấp dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm hóa đơn được lập.
– Các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng được yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ, cụ thể:
+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu đủ đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
+ Sở hữu quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử được sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu hoặc có thể sao lưu ra các vật mang tin khi cần thiết.
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu
2. Đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử cần dựa theo nguyên tắc nào?
Ngoài việc trang bị thông tin về điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, các đơn vị cần tham khảo thêm về nguyên tắc khi sử dụng hóa đơn điện tử để áp dụng đúng và đầy đủ.
– Đối với đơn vị lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử với khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đơn vị đó có trách nhiệm thông báo cho bên mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa hai bên (nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua; hoặc người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và gửi cho người mua).
– Bên bán hàng, bên mua hàng, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (trường hợp thông qua tổ chức trung gian) và các đơn vị có liên quan phải có sự thoả thuận, thống nhất về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hoá đơn điện tử đó.
>> Tìm hiểu về một số nội dung, quy định viết tắt trên hóa đơn
3. Tổ chức trung gian cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần đáp ứng điều kiện gì?
Để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp thực hiện tốt quy định về hóa đơn điện tử, Bộ Tài Chính đã có hướng dẫn chi tiết về điều kiện để tổ chức được cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử như sau:
a. Về điều kiện kinh nghiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Chủ thể có tối thiểu 5 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, đã triển khai hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin cho tối thiểu 10 tổ chức; đã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
b. Về điều kiện tài chính: Tổ chức đó phải có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị trên 5 tỷ đồng để có thể giải quyết một số rủi ro đồng thời bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.
c. Điều kiện về nhân sự: Đơn vị phải có tối thiểu 20 nhân viên kỹ thuật trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị cơ sở dữ liệu, quản trị mạng; có nhân viên kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24h trong ngày và 7 ngày trong tuần.
d. Điều kiện kỹ thuật cần đáp ứng: Tổ chức trang bị đầy đủ hệ thống thiết bị kỹ thuật dự phòng đặt tại trung tâm dự phòng cách trung tâm dữ liệu chính với khoảng cách tối thiểu 20km, sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố.
Phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill
- VPGD: Tầng 4, tòa nhà T608B, Tôn Quang Phiệt, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội
- Hotline: 1900 2038
- Website: https://cyberbill.vn/
- Email: kinhdoanh@cyberlotus.com